 |
WFA là giải pháp tối ưu
Dịch Covid-19 bùng phát buộc DN phải thay đổi hình thức hoạt động cũng như chiến lược phát triển. Tại Việt Nam, có đến hơn 50% số DN đang nằm trong khu vực cách ly xã hội, hầu hết đang vận hành dưới áp lực chuyển đổi bộ máy để phù hợp hơn với những diễn biến khó lường của đại dịch.
Chia sẻ tại một hội thảo trực tuyến do FPT, Base.vn phối hợp với trường Đại học Hawaii tổ chức mới đây, GS. TS. Bùi Tùng - Giám đốc Điều hành chương trình MBA của trường Kinh doanh Shidler, trường Đại học Hawaii tại Việt Nam, cho biết dịch Covid-19 bùng phát khiến 83% các công ty của Mỹ bắt buộc phải làm việc từ xa. Còn tại Việt Nam, khảo sát mới đây với hơn 358 DN cho thấy, 38% DN bắt đầu sử dụng mô hình nửa văn phòng, nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng; 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả.
Trước đây, các DN đều tập trung vào hiệu quả nhưng nay phải làm sao để việc kinh doanh không gián đoạn. “Làm việc ở bất cứ nơi đâu (WFA)" sẽ là mô hình vận hành phù hợp và hiệu quả nhất trong điều kiện dịch bệnh hiện nay. Ở bất cứ lĩnh vực nào, từ sản xuất cho đến kinh doanh vận chuyển, địa ốc… đều có thể vận hành hiệu quả trên nền tảng công nghệ, mục tiêu là tìm được mô hình phù hợp để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Khảo sát nhanh của Tập đoàn FPT cho biết: Có đến 91% DN cho biết WFA là tương lai văn phòng ở Việt Nam. Hoạt động với mô hình này, DN có thể quản lý được 60% hiệu suất công việc, 10% truyền thông thông tin nội bộ và 35% các tiến độ dự án, công trình.
 |
Làm việc ở bất cứ nơi đâu sẽ là mô hình vận hành doanh nghiệp trong tương lai |
Phải có mô hình quản trị nhân sự phù hợp
Theo GS. TS. Bùi Tùng, trước khi áp dụng WFA, DN cần xây dựng một mô hình quản trị nhân sự phù hợp. Quản trị nhân sự phải tập trung vào việc đào tạo các kỹ năng để người lao động thích nghi với hoàn cảnh mới như sử dụng các phần mềm trên máy tính, khả năng làm việc độc lập. Hiện không có mô hình quản trị chung cho tất cả các DN. Mỗi công ty có văn hóa, nguồn tài chính, kinh tế khác nhau nên mô hình quản trị cũng khác nhau.
Trước khi cho người lao động làm việc từ xa, phải tạo môi trường, văn hóa DN… phù hợp để mọi người sẵn lòng làm việc theo phương thức này. Công ty cần cung cấp các giải pháp làm việc, thiết lập những hệ thống trao đổi công việc, giải pháp tiếp cận nguồn dữ liệu của DN, cách thức quản lý và kiểm soát tiến độ. Điều quan trọng là làm sao để nhân viên dù làm việc ở bất cứ đâu vẫn bảo đảm tối ưu hiệu suất công việc. Khi làm việc ở bất cứ đâu, vai trò truyền cảm hứng, động viên của người lãnh đạo là rất quan trọng.
Ông Phạm Duy Phúc - Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT (FTI), cho biết từ khi dịch Covid-19 bùng phát, công ty cho nhân viên làm việc từ xa và FTI đang thực hiện 5K của riêng mình. Trong đó, việc kiểm soát tài chính - mạch máu của DN là vô cùng quan trọng. Kế đến là vấn đề số hóa - chuyển đổi số. Đến thời điểm này, mọi hoạt động của công ty diễn ra bình thường và nhờ số hóa các quy trình, sử dụng hóa đơn điện tử, hợp đồng dòng điện tử, chữ ký số, gần như các hoạt động không bị gián đoạn. Và cũng nhờ số hoá - chuyển đổi số mà nhân viên dù làm việc từ xa nhưng hiệu quả rất cao.
 |
Các doanh nghiệp cần xây dựng mô hình quản trị phù hợp cho WFA |
“Đó là nhờ chúng tôi đặt kỳ vọng cho nhân viên. Khi làm việc từ xa, lãnh đạo công ty giao việc rất cụ thể và yêu cầu về kết quả công việc từ nhân viên. Cùng với đó, chúng tôi cũng phản hồi nhanh chóng khi họ có những yêu cầu, thắc mắc cần giải đáp và có những phương án hỗ trợ cụ thể cho họ. Quan trọng hơn, chúng tôi hoàn toàn tin tưởng vào nhân viên của mình” - ông Phúc cho biết.
Công nghệ thích ứng đi kèm
Các chuyên gia cho rằng, sự đầu tư về công nghệ, khả năng quản lý và một văn hoá DN vững mạnh là những vấn đề quan trọng, giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc của họ từ xa. Một DN áp dụng hình thức làm việc linh hoạt có thể không cần nhiều nhân viên ngồi tại văn phòng mà đóng vai trò như một trung tâm điều phối.
Thách thức lớn nhất về công nghệ mà người làm việc từ xa thường gặp phải là hệ thống mạng không ổn định, hạn chế băng thông, khó khăn trong việc truy xuất nguồn dữ liệu nội bộ của công ty và phải sử dụng trang thiết bị cá nhân để phục vụ công việc. Bên cạnh đó, việc thiếu các kết nối, giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp ở văn phòng hay sự cân bằng giữa công việc và sinh hoạt cũng là những vấn đề mà người lao động quan tâm.
Trong khi đó, những người chủ DN cũng có những băn khoăn nhất định khi triển khai mô hình làm việc này. Ông Nguyễn Bằng - Giám đốc Nhân sự 365 Group, chia sẻ khi cho nhân viên làm việc từ xa, ban lãnh đạo đều lo lắng không biết làm thế nào để bảo đảm hoạt động công việc thường ngày, trong đó có vấn đề quản lý nhân sự, truyền thông và quản trị thông tin nội bộ…Tuy nhiên, khi ứng dụng công nghệ vào quản lý, những lo lắng này đã được giải quyết.
 |
Ứng dụng công nghệ hiện đại giúp nhân viên làm việc từ xa hiệu quả |
Cụ thể, trước đây mặc dù chia thời gian trình ký các nhóm theo ngày nhưng vẫn mất 5-7 ngày để 365 Group ký xong hợp đồng, nhưng khi áp dụng phần mềm quản trị vào quản lý, công ty chỉ mất từ 4 tiếng -15 tiếng để giải quyết xong hợp đồng. Hay như trước kia, để có được danh sách nhân viên theo yêu cầu của lãnh đạo, ông Bằng phải mất 2 tiếng mới xuất được danh sách, nhưng với công nghệ được ứng dụng tại công ty, giờ đây, ông chỉ mất khoảng 15phút -30 phút đã giải quyết xong. “Quy trình làm việc là điều công ty quan tâm nhất. Các DN phải có sẵn hệ thống quy trình rồi, khi triển khai sẽ dễ dàng hơn”, ông Nguyễn Bằng nói.
