Xì xào, chuyện nhỏ hóa to

Nạn thông tin không chính thức hay kiểu xì xào lời ra, tán vào “bà tám” trong doanh nghiệp như một căn bệnh ung thư ngấm ngầm tàn phá hiệu quả và tinh thần làm việc. Loại bỏ nó là việc hoàn toàn khả dĩ dù không hề đơn giản.

Hậu quả

Công ty Tư vấn Handel Group, một chuyên gia về xử lý nạn “bà tám” trong công sở, khuyến cáo: “Nhiều người cho rằng việc xì xào là một sản phẩm phụ khó tránh khỏi và vô hại của đời sống công sở, nó vốn chuyện thường tình và là xu hướng tự nhiên của con người.

Thế nhưng, đây là một quan niệm hoàn toàn sai lầm. Nếu không được quản lý, nó có thể tàn phá tinh thần và hiệu quả làm việc trong công ty”.

Ngay chính sự tồn tại của việc thông tin “đầu xuôi, đuôi ngược” đã là minh chứng của một môi trường giao tiếp và cộng tác không hiệu quả bởi khi đó, người nhân viên, quản lý, hay thậm chí giám đốc trò chuyện về những vấn đề rất liên quan đến công việc với một người mà hoàn toàn không liên hệ đến vấn đề cũng như không thể làm gì để can thiệp.

Đây là hình thức phàn nàn “yếu đuối” bởi người khởi xướng không dám đối đầu trực diện với vấn đề. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhân viên lảng tránh những nội dung trao đổi nhạy cảm.

Cách loại bỏ

Loại bỏ vấn để này không khó nhưng đòi hỏi sự đồng thuận và thực thi nghiêm túc từ chính ban lãnh đạo của công ty. Đầu tiên, chính ban lãnh đạo công ty cần nhận ra và giúp mọi người trong công ty nhận ra những hậu quả tai hại mà nạn “bà tám” có thể gây ra cho chính họ và cho tổ chức.

Chính người CEO phải tuyên bố: “Mọi hành vi bàn tán không chính thức trong công sở đều không được chấp nhận”. Sau đó, cần khuyến khích mọi người xem cuộc chiến chống nạn “bà tám” như một trò chơi có phần thưởng là sự giao tiếp cởi mở giữa mọi cấp độ nhân viên và một môi trường làm việc tính cực.

Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần sẵn sàng trao đổi những nội dung quan trọng, và thường rất “đáng sợ” với nhân viên, chẳng hạn như năm nay tỷ lệ cắt giảm lương thưởng là bao nhiêu, biên chế công ty sẽ bị cắt giảm bao nhiêu người...

Một hành vi “bà tám” sẽ không được cấu thành nếu như có người nói mà không có người nghe.

Thế nên, bạn cần xây dựng một sự đồng thuận với mỗi nhân viên rằng mỗi người đều có trách nhiệm nhắc nhở người khác khi họ có hành vi buôn chuyện để trước nhất khẳng định hành vi này không được chấp nhận trong công sở, và sau đó, khuyến khích người đó đến bày tỏ trực tiếp với người có thẩm quyền.

Lý do khiến thông tin xì xào tồn tại là những nỗi sợ như: “tôi sẽ bị sa thải nếu nói ra điều này”, “người gần nhất dám nói ra điều này hiện đang gặp rắc rối”, “văn hóa công ty này không khuyến khích tôi nói ra sự thật”...

Vì thế, nếu muốn xóa bỏ vấn nạn này, ban lãnh đạo cần tạo ra môi trường làm việc an toàn để nhân viên bày tỏ ý kiến, đồng thời, cần nhanh chóng phản hồi những lo lắng của nhân viên ngay khi vừa phát hiện ra các dấu hiệu bất ổn.

Công cụ hỗ trợ quản lý

Có một thực tế không thể phủ nhận rằng những nhân viên hay “tám chuyện” với nhau thường gắn bó và có tinh thần đội nhóm tốt hơn. Họ cũng thường nắm bắt được những thông tin quan trọng về tâm tư, nguyện vọng của các đồng nghiệp khác.

Do đó, nếu được quản lý tốt, hành vi từng được xem là rủi ro này có thể hỗ trợ quá trình quản lý được hiệu quả hơn. Trước khi học cách sử dụng công cụ mới này, ta cần hiểu rõ bản chất và cách thức vận hành của nó trong doanh nghiệp:

- Đầu tiên, mức độ thích bàn tán của nhân viên nam và nữ là như nhau. Nam giới thường không thú nhận rằng họ đang “bà tám” mà sử dụng những từ văn vẻ như “thảo luận” hay “thu thập tin tức”.

- Thứ hai, nơi bàn tán không phải quanh máy pha cà phê hay máy photocopy, những nơi quá công khai và nhiều rủi ro, mà là đằng sau những cách cửa đóng như phòng họp, nhà vệ sinh, quầy bảo vệ.

-Thứ ba, vì sợ bị lộ nên đối tượng hay nội dung “nhỏ to rỉ tai” thường được mã hóa. Chẳng hạn như một nhân viên từng mã hóa sếp mình thành “một ca hết thuốc chữa” trong thông điệp “tám chuyện” gửi bằng email đến các đồng nghiệp khác.

- Sau cùng và cũng quan trọng nhất, luôn có một nhóm đóng vai trò truyền tin cho các nhóm lê la to nhỏ. Họ có thể là những người lao công hay thư ký bởi hai đối tượng này thường biết được nhiều thông tin và tiếp xúc với mọi tầng lớp nhân viên trong tổ chức. Do đó, xác định được đối tượng truyền tin và quản lý được họ chính là bí quyết để quản lý nạn “bà tám” trong công ty.

Cần nghiêm cấm để tạo ra môi trường giao tiếp cởi mở, thong suốt và đáng tin cậy, thế nhưng, nếu được kiểm soát tốt, nó cũng có thể cho bạn những thông tin không chính thống nhưng có giá trị và hữu ích.

Bên cạnh đó, nó còn có thể hoạt động như một hệ thống cảnh báo và kiểm tra phản hồi về những thay đổi dự kiến trong công ty. Điều quan trọng là bạn cần nắm rõ tình hình “bà tám” trong doanh nghiệp của mình và những hệ lụy kèm theo để có cách xử lý phù hợp. Tiêu diệt nó, hoặc biến địch thành bạn, hoặc cả hai.