Tối ưu với “cây vấn đề”

Về cơ bản, “cây vấn đề” là công cụ tiếp cận và giải quyết vấn đề, được dùng để sắp xếp suy nghĩ thành cấu trúc một cách nhanh chóng, dễ dàng, nhằm tối đa hiệu quả việc truyền đạt ý tưởng cho người khác. Công cụ này còn được gọi bằng những cái tên khác như Logic Tree hay Hypothesis Tree. Cấu trúc “cây vấn đề” đơn giản như sau:

Lợi ích của “cây vấn đề”

Nhìn chung, “cây vấn đề” được sử dụng phổ biến không chỉ trong những cuộc phỏng vấn tình huống hoặc tham vấn, mà còn trong mọi tình huống cần truyền đạt dễ hiểu một ý tưởng phức tạp. Trong ngành tư vấn chiến lược nói riêng, đây là công cụ chính được các chuyên gia sử dụng để thực hiện hay giải các case study (phương pháp nghiên cứu chuyên sâu tình huống hay một sự việc thực tế).
Vậy tại sao “cây vấn đề” lại phổ biến và tại sao nên sử dụng nó?

Thứ nhất, công cụ này mang đến lời giải cho tình trạng “đã động não, họp bàn mà không nhận thấy bản chất vấn đề” hay “không tìm ra nguyên nhân vấn đề”. Nhờ cấu trúc riêng, công cụ này giúp biến vấn đề phức tạp thành những vấn đề nhỏ, đơn giản hơn, qua đó giúp người dùng có cái nhìn toàn cảnh và không bỏ lỡ các vấn đề có thể giải quyết ngay.

Thứ hai, “cây vấn đề” giúp phát hiện và tập trung nguồn lực giải quyết vấn đề cốt lõi, cấp thiết. Chẳng hạn, thay vì đưa ra 10 giải pháp cho 10 vấn đề, người dùng công cụ có thể tập trung vào duy chỉ một giải pháp, nhưng hiệu quả có thể giải quyết được cho cả 10 vấn đề trước đó.

Thứ ba, “cây vấn đề” giúp việc trình bày ý tưởng mạch lạc và nhanh chóng. Giả sử khách hàng là chủ tịch, doanh nhân của doanh nghiệp lớn, không thể sắp xếp được dù chỉ một tiếng đồng hồ để lắng nghe thuyết trình, chí ít là cho đến khi đã tin vào ý tưởng của bạn.

Đối với họ, cách trình bày diễn dịch, dẫn dắt từ thông tin cơ bản cho đến điểm chính ở phần cuối, sẽ không phù hợp. Thay vào đó, họ cần sự thật quan trọng nhất ngay từ đầu để đưa ra quyết định có nên tiếp tục với bạn hay không. Chính “cây vấn đề” là công cụ hoàn hảo cho việc này.

Nguyên tắc để áp dụng “cây vấn đề”

Nếu so sánh, “cây vấn đề” giống như bản đồ dẫn dắt người dùng từ vấn đề đến giải pháp. Do đó, một nguyên tắc cần tuân thủ khi sử dụng công cụ này là MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive), nghĩa là không trùng lặp, không bỏ sót. Nếu nói từ ví dụ tấm bản đồ, thì tấm bản đồ thích hợp nhất trong trường hợp bạn dọn đến một thành phố mới sẽ phải có đường dẫn đến nơi bạn sống một cách rõ ràng và cả khu vực lân cận.

Để đảm bảo ME, mỗi vấn đề chỉ thuộc một nhánh và không lặp lại ở nhánh khác. Còn với CE, tổng của các nhánh phải bằng với (được bao gồm) trong vấn đề. Nói cách khác, MECE có thể được sử dụng để kiểm tra sơ đồ “cây vấn đề” đã được lập ra, đặc biệt ở nhánh 1 và 2, vì chúng đóng vai trò nền tảng cho các cấp sau.

Với các vấn đề lớn, đòi hỏi phân cấp nhánh từ 5, 10, thậm chí là lớn hơn, việc đảm bảo MECE là hết sức gian nan. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo nguyên tắc này ở các cấp nhánh đầu, bằng cách chia ít nhánh và thật đơn giản. Đồng thời, một nguyên tắc đi kèm MECE là 80/20 hay nguyên tắc Pareto. Nguyên tắc này được gọi theo tên nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, trong đó chỉ ra rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân và mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là không bình đẳng.

Về cốt lõi, nguyên tắc 80/20 nhấn mạnh việc xác định những điều tốt nhất của một sự việc và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa. Sở dĩ cần tuân thủ nguyên tắc này vì “cây vấn đề” hướng đến việc chia nhỏ vấn đề ra và định hướng giải quyết bằng cách tập trung vào giải pháp cốt lõi, cấp thiết.

Khi lập “cây vấn đề”, người sử dụng cần thiết dữ liệu chứng thực bằng con số và tuyệt đối không “đoán mò”. Kết hợp với MECE và 80/20, “cây vấn đề” với dữ liệu chứng minh sẽ giúp người sử dụng phân tích chính xác vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ, từ đó đề xuất giải pháp tối ưu. Có thể lấy ví dụ đơn giản về một “cây vấn đề” thực tế như sau:

Hơn nữa, với cùng nguyên tắc của “cây vấn đề”, người dùng cũng có thể lập nên một “cây giải pháp”. Nếu “cây vấn đề” được tạo ra bằng cách trả lời câu hỏi “Tại sao?”, thì “cây giải pháp” sẽ được tạo ra bằng cách trả lời câu hỏi “Như thế nào?”. Do đó, sau khi đã tìm ra nguyên nhân, người dùng có thể nhìn vào một phần cụ thể của vấn đề và đặt câu hỏi “Làm thế nào có thể cải thiện hoặc sửa đổi việc này?”, rồi vẽ ra các nhánh của cách giải quyết và tiếp tục với các ý tưởng giải pháp ở các nhánh nhỏ hơn.