Ministop và hệ thống phân phối sáng tạo

Hệ thống cửa hàng tiện lợi Ministop là niềm tự hào của tập đoàn bàn lẻ đa ngành lớn nhất Nhật Bản: Aeon. Aeon luôn tự hào là hệ thống cửa hàng tiện lợi của họ sẽ mang đến cho người tiêu dùng những trải nghiệm tốt nhất.

Mặc dù ra đời sau những ông khổng lồ khác như 7Eleven, nhưng hiện nay Ministop đang vươn lên như một thế lực mạnh mẽ. Cửa hàng thứ 6 của Ministop cũng đã xuất hiện tại TP.HCM và được rất nhiều người tiêu dùng yêu thích, đây là một dự án hợp tác giữa Ministop và G7Mart thuộc Tập đoàn Trung Nguyên. Công ty này cho hay sẽ liên tục mở 30 cửa hàng trong năm 2012 như một sự trở lại đầy ngoạn mục của G7Mart.

Tạp chí kinh doanh Yomiuri Shibun đã tóm lược các yếu tố chiến lược giúp Ministop xây dựng thành công một hệ thống phân phối sáng tạo có tính cạnh tranh cao tại Nhật Bản.

1. “Xác lập khu vực chiếm lĩnh”

Ministop không điều hành chuỗi cửa hàng trong các quận phía nam Tokyo mà chỉ ở phía bắc thành phố này. Đặc biệt, Ministop đã mở cửa hàng tại  20 trong số 47 phân khu hành chính ở Nhật. Tại sao Ministop không mở cửa hàng ở nhiều khu vực khác trong khi nó là mô hình được nhiều người yêu thích?

Vì chuỗi cửa hàng tiện lợi mua sản phẩm từ những nhà sản xuất và bán chúng tại cửa hàng. Vì thế , không có sự khác biệt lớn trong giá mua - giá bán. Chi phí phân phối chiếm gần 10% giá mua, và điều này là yếu tố then chốt quyết định tính hiệu quả trong kinh doanh.

Nhiệm vụ quan trọng của hệ thống cửa hàng tiện ích là cố gắng giảm chi phí phân phối. Từ khi thành lập, Ministop đã vận dụng chiến lược của mình theo một phương pháp gọi là “xác lập khu vực chiếm lĩnh”, có nghĩa là tập trung sự hoạt động vào những khu vực nhất định và mở nhiều cửa hàng.

Ministop không mở cửa hàng ở nhiều quận mà chỉ tập trung vào những khu vực nhất định nên chi phí phân phối có thể giảm bởi các nhà cung cấp không phải giao hàng ở cự ly xa. Thời gian giao hàng cũng được rút ngắn.

Có một sự thuận lợi nữa trong chiến lược “xác lập khu vực chiếm lĩnh” là tạo hiệu ứng quảng cáo. Họ có thể tăng doanh số của tất cả các cửa hàng mà không cần quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng, theo đó tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Ngoài ra, các nhân viên hỗ trợ và tư vấn có thể di chuyển dễ dàng giúp đỡ chủ cửa hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Từ khi thành lập, Ministop chưa bao giờ thay đổi chiến lược mở cửa hàng theo phương thức “xác lập khu vực chiếm lĩnh” này, họ đã hiểu được tầm quan trọng của hệ thống phân phối.

2. Sử dụng các đại lý bán sỉ

Cho đến nửa đầu thập niên 1980, trước khi Nhật có nền kinh tế phát triển cao thì các nhà sản xuất thường kiêm luôn vai trò là những người bán lẻ.

Vì thị trường thiếu hàng nên các nhà sản xuất giữ một vị trí quan trọng. Họ phát triển sản phẩm và nhận đại lý để phân phối sản phẩm của họ.

Các nhà bán lẻ thường không có được những gì họ muốn bán và Ministop cũng tương tự. Họ muốn được biết đến như một công ty cung ứng mọi sản phẩm chỉ tại một địa điểm duy nhất. Để thực hiện mục tiêu này, Ministop đã tạo ra một hệ thống giao hàng số lượng nhỏ và thường xuyên.

Ministop bắt đầu khắc phục thách thức này bằng một biến đổi mang tính cách tân trong hệ thống hậu cần. Họ tổ chức lại hệ thống hậu cần thành một hệ thống đại lý chỉ định chỉ có nhiệm vụ duy nhất là mua hàng từ nhà sản xuất và giao hàng mà thôi.

Hệ thống hậu cần chỉ đảm đương việc giao hàng hóa và có những thuận lợi sau: Rút ngắn cự ly và thời gian giao hàng, giảm số lượng xe giao hàng. 

Ministop đã chú trọng những tiện lợi do hệ thống giao hàng chuyên biệt này mang lại và yêu cầu sự hợp tác từ các đại lý. Tuy nhiên, bước đầu Ministop gặp phải sự phản đối ở nhiều vùng vì hệ thống giao hàng mới này sẽ vô hiệu hóa hệ thống phân phối hiện có. Tuy nhiên, cuối cùng các đại lý cũng chấp nhận phương thức này.

3. Bảo quản mùi vị và độ tươi của thực phẩm

Để bảo quản mùi vị và sự tươi mới của thực phẩm ở mức cao, nhiệt độ thích hợp phải được duy trì trong suốt lúc giao hàng. Ministop đã chia hàng hóa ra làm bốn loại khác nhau: hàng đông lạnh, hàng ướp lạnh, hàng nhiệt độ bình thường và hàng được đóng gói bảo quản.

Vì cơm hộp là sản phẩm chiến lược chủ chốt cho nên Ministop đã xem xét phương pháp giao hàng tốt nhất. Để duy trì độ tươi, những hộp cơm trưa nhiều loại được giao bởi những chuyến xe đặc biệt có nhiệt độ bên trong là 20 độ C. Vì cơm hộp sẽ khác nhau phụ thuộc vào từng thời gian trong ngày cho nên lịch giao hàng của Ministop sẽ chia làm 3 lần/ngày: sáng, trưa và tối để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Ministop đã giao cơm hộp thậm chí bằng cả máy bay trực thăng và xe máy vào những lúc đường sá bị tắc do thiên tai hay kẹt xe, không tính đến lợi nhuận cho những lần giao này.

Điều này cho thấy thái độ chăm sóc tốt khách hàng rất được Ministop chú trọng. Ministop xem việc bảo quản độ tươi và mùi vị như là một công cụ để khác biệt với hàng hóa của những đối thủ cạnh tranh khác. Vai trò của hệ thống phân phối ngày càng quan trọng hơn khi sự cạnh tranh với các đối thủ ngày càng trở nên gay gắt hơn.

4. Hệ thống thông tin hỗ trợ chiến lược hậu cần

Hệ thống hậu cần của Ministop sẽ không thiết thực nếu không có hệ thống thông tin tổng hợp. Phiếu đặt hàng từ các cửa hàng đến lúc 10:00 sáng trước khi giao hàng một ngày. Thế nhưng, phiếu đặt cơm hộp hay bữa trưa có thể được nhận vào 10:00 sáng và được giao chiều hôm đó.

Thông tin đặt cơm hộp được gửi qua mạng ISDN đến máy chủ tại các văn phòng điều hành và thông tin này được chuyển tự động đến nhà sản xuất và đại lý giữa 10:45 sáng đến trưa. Theo hướng dẫn giao hàng, nhà sản xuất sẽ hướng dẫn cho trung tâm giao hàng tập trung.

Từ trưa đến 13:00 chiều, bản kê giao hàng cho mỗi nhà sản xuất, bản kê lô hàng cho mỗi cửa hàng và bản kê giao hàng của mỗi lần giao được gửi từ máy chủ đến trung tâm giao hàng tập trung. Hàng được giao sẽ được phân loại cho mỗi cửa hàng phù hợp với bản kê lô hàng. Theo cách này, thời gian yêu cầu cho việc giao hàng được rút ngắn đáng kể.

“Hệ thống thông tin”, “Hệ thống giao hàng tập trung”, và chiến lược ”xác lập khu vực chiếm lĩnh” hỗ trợ cho hệ thống hậu cần có một không hai của Ministop.