Mô hình 7S của McKinsey: Nền tảng quản trị tổ chức

Dù ra đời vào những năm 1980, đây vẫn là công cụ quản trị được rất nhiều DN áp dụng đến ngày nay vì sự hữu ích của nó. Do hai chuyên gia của McKinsey & Co. là Tom Peters và Robert Waterman xây dựng, mô hình tập trung vào 7 yếu tố cốt lõi, dựa trên nền tảng rằng để một tổ chức hoạt động tốt, các yếu tố này phải có mối liên hệ chặt chẽ và củng cố lẫn nhau. Theo đó, có thể xếp 7S vào trường phái quản trị hệ thống hay cụ thể hơn là quản trị toàn diện, khi xem DN như một hệ thống phức tạp gồm các thành phần tương tác với nhau, thay vì một tập hợp các phần riêng lẻ.

Thế nên, mô hình có thể được sử dụng để xác định những điều cần thay đổi bên trong tổ chức hoặc duy trì sự liên kết và cả hiệu quả của thay đổi. Ví dụ, nhà lãnh đạo có thể áp dụng 7S để phân tích sự phối hợp giữa các bộ phận chủ chốt trong DN; sắp xếp quy trình khi M&A; tạo môi trường thuận lợi cho các thay đổi nội bộ; điều chỉnh cấu trúc, chiến lược và văn hóa tổ chức; hỗ trợ phát triển tư duy quản lý khi thực hiện chiến lược lẫn kế hoạch mới...

Để hiểu rõ hơn, dưới đây là 7 yếu tố được chia thành 2 nhóm cứng - mềm cùng 5 bước ứng dụng mô hình này cho DN. Cần biết rằng 3 yếu tố cứng, gồm chiến lược, cấu trúc và hệ thống, dễ xác định cũng như dễ bị ảnh hưởng bởi hoạt động quản lý trong khi 4 yếu tố mềm thường phụ thuộc hơn vào văn hóa DN.

7 yếu tố và nội dung chi tiết

Để áp dụng thành công 7S, ở bước xác định thực trạng, nhà lãnh đạo sẽ phải kiểm tra tình hình hiện tại của tổ chức thông qua mô hình và tìm kiếm câu trả lời cho từng yếu tố. Diễn giải chi tiết về 7 yếu tố như sau:

1. Chiến lược (Strategy): Đóng vai trò cốt lõi của DN, chiến lược là bản kế hoạch có mục tiêu, hướng dẫn, phạm vi hoạt động để thực hiện thay đổi và định hình con đường phát triển của tổ chức.

2. Cấu trúc (Structure): Sơ đồ tổ chức và quản lý dựa trên thứ bậc trong DN, đồng thời thể hiện cách các phòng, ban, bộ phận liên kết và hoạt động với nhau cũng như nhiệm vụ lẫn trách nhiệm của từng người.

3. Hệ thống (Systems): Đây là tập hợp quy trình, quy tắc và sự phân quyền trong tổ chức. Nói cách khác, hệ thống là cách nhân sự ở DN giải quyết, thực hiện và kiểm soát công việc được giao.

4. Giá trị được chia sẻ (Shared values): Giữ vai trò cốt lõi của 7S, đây được xem là "linh hồn" của tổ chức để tạo tiền đề cho 6 yếu tố còn lại. Yếu tố này đề cập đến hệ thống giá trị, chuẩn mực đạo đức, niềm tin của DN và sẽ tiết chế hành vi của toàn bộ nhân viên lẫn quản lý.

5. Kỹ năng (Skills): Kỹ năng là tập hợp các năng lực cốt lõi và khả năng của mọi nhân sự trong tổ chức, gồm cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng cá nhân. Đây là yếu tố đóng vai trò chính trong việc đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.

6. Phong cách (Style): Được thể hiện thông qua tấm gương và cách dẫn dắt, quản lý, tương tác, ứng xử của cấp trên với cấp dưới. Phong cách ảnh hưởng tới năng suất cùng sự hài lòng của nhân viên, cách mọi người tương tác với nhau và cả văn hóa DN.

7. Nhân viên (Staff): Nói đến nguồn nhân lực chung của tổ chức, gồm cả lãnh đạo. Trong 7S, yếu tố này thường đề cập đến số lượng nhân viên, năng lực và nhiệm vụ họ phải hoàn thành, giải pháp tuyển dụng, đào tạo, động viên và khen thưởng để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố khác đều đi theo cùng một hướng.

Cần biết rằng, các yếu tố trong mô hình có thể thay đổi liên tục, nên việc xem xét và điều chỉnh một cách định kỳ là cần thiết. Hơn nữa, 7S sẽ cần được điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể và các yếu tố lẫn mối liên hệ giữa chúng có thể thay đổi theo thời gian cùng ngữ cảnh. Đồng thời, do mỗi thay đổi trong 1 yếu tố sẽ gây ảnh hưởng đến 6 điều còn lại, nên người sử dụng có thể sẽ cần thực hiện một thiết kế tổ chức mới.

Ví dụ minh họa

Trong số nhiều DN cả ở Việt Nam lẫn quốc tế áp dụng 7S, hãy xem qua trường hợp thực tế của Vinamilk.

1. Strategy: Vinamilk tập trung đẩy mạnh đổi mới sản phẩm, mở rộng ra quốc tế và củng cố vị thế thương hiệu ở thị trường trong nước. Công ty cũng mở rộng mạng lưới xuất khẩu qua các thương vụ mua lại các công ty sữa khác hoặc đặt nhà máy ở nước ngoài. Tại thị trường Việt Nam, công ty triển khai nhiều hoạt động marketing để quảng bá hình ảnh và thương hiệu bên cạnh việc nghiên cứu các xu hướng tiêu dùng mới v.v...

2. Structure: Công ty có cấu trúc gồm các chi nhánh và công ty con ở nhiều nước. Dù được phân cấp hệ thống quản lý, Vinamilk vẫn tham gia kiểm soát toàn bộ để đảm bảo tất cả hoạt động đúng với hệ giá trị chia sẻ.

3. Systems: Thương hiệu sữa chia tổ chức theo tính chất phòng ban và công nghệ sản xuất, và tập trung xây dựng các bộ phận chính gồm quản lý chất lượng, tài chính, nhân sự, marketing và bán hàng.

4. Shared values: Thể hiện thông qua bộ quy tắc ứng xử của thương hiệu, hệ giá trị cốt lõi làm kim chỉ nam của Vinamilk gồm chính trực, tôn trọng, công bằng, tuân thủ và đạo đức.

5. Skills: Để nâng cao năng lực nhân sự, công ty tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn hoặc cử nhân viên du học để tiếp thu công nghệ nước ngoài.

6. Style: Có thể khái quát phong cách quản lý tại Vinamilk là tập trung vào kết quả, chú trọng phát triển bền vững và trách nhiệm xã hội. Tại công ty, có 5-6 giám đốc chịu trách nhiệm cho từng mảng, tạo thành khối thống nhất để thực hiện các mục tiêu chung, trong khi nhân viên cũng được tham gia đề xuất ý tưởng, đóng góp vào chiến lược và kế hoạch chung.

7. Staff: Để bồi dưỡng số nhân vien đông đảo, công ty có chính sách thu hút, giữ chân nhân tài và văn hóa DN sáng tạo với 6 nguyên tắc được tôn trọng và sử dụng bởi tất cả thành viên.