COO cần những gì để thành công và hơn thế nữa?

Những năm 2000, từ CEO (Chief Executive Officer) được đưa ra nhiều hơn, với vai trò giám đốc điều hành, còn vai trò COO (Chief Operations Officer) ít được nhắc đến. Tuy nhiên, trong năm 2022 và về sau, vai trò của giám đốc vận hành sẽ trở nên rõ nét hơn, nhất là qua các cơn khủng hoảng.

COO ngày càng quan trọng đối với các tập đoàn, nhưng họ sẽ cần những kỹ năng gì để đạt hiệu quả tốt nhất trong vận hành các doanh nghiệp? Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hãy cân nhắc.

Tính đến năm 2022, 40% công ty hàng đầu có COO, trong đó lĩnh vực tài chính và năng lượng dẫn đầu với 48%. Hơn nữa, vai trò bản thân đã thay đổi - nó lớn hơn, táo bạo hơn và biến đổi hơn bao giờ hết. Nhất là việc vận hành trực tiếp doanh nghiệp qua hai năm đại dịch.

Trong một môi trường hậu đại dịch không chắc chắn, vai trò COO đang phát triển từ gốc rễ của nó ở văn phòng hỗ trợ thành chất xúc tác cho tăng trưởng dựa trên công nghệ, mở rộng chiến lược và trao quyền cho nhân viên.

Khi các giám đốc điều hành ngày càng trở thành bộ mặt công khai của các tổ chức và giao dịch với các khu vực bầu cử bên ngoài và các bên liên quan, chứ không phải là các chủ tịch công ty như trước kia, COO thường phải đảm bảo khả năng lãnh đạo và chỉ đạo nội bộ. Một khi hoạt động đối mặt với những gián đoạn bất thường, các COO hiện là những người đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy khả năng phục hồi của tổ chức và tạo ra giá trị. 

Khi trao đổi với một số COO hiện tại và trước đây từ các lĩnh vực khác nhau, nhiều người đang gặp khó khăn trong việc phân bổ thời gian một cách hợp lý: chỉ 1/3 thời gian của họ dành cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, phần còn lại được phân chia giữa giám sát con người và giải quyết các ưu tiên hoạt động hiện tại.

Những thách thức khác bao gồm quản lý các nhu cầu riêng của lực lượng lao động, số lượng cổ đông ngày càng mở rộng, sự gia tăng nhanh chóng trong tự động hóa và các vấn đề bất động sản tại nơi làm việc sau đại dịch. Nhiều người trong số những người được phỏng vấn tin rằng, lứa COO tiếp theo sẽ có thể giải quyết những vấn đề này tốt hơn và lý tưởng nhất là sở hữu một số tài năng bổ sung. 

5 điểm yếu hàng đầu mà họ đã xác định được:

1. Nhận (cách) tốt hơn trong việc dự đoán thay đổi

Do biến động toàn cầu và trong nước đang còn tiếp diễn nên các công ty cần phải chuẩn bị cho bất kỳ sự kiện đảo lộn nào, cho dù có vẻ xa vời đến mức nào. Một COO trong ngành hóa chất đặc biệt cho biết: "Mỗi một hoặc hai tháng đều mang đến một số bất ngờ. Ví dụ, các COO cần phải dự đoán tốt hơn các quy định có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh".

Để làm được điều đó, các COO phải nắm bắt được nhịp đập của thị trường. Luôn cập nhật các xu hướng giúp COO dự đoán những đổi mới và sản phẩm có thể đi xuống xu hướng.

2. Phối hợp với các chức năng chính khác và giúp định hình chương trình làm việc

Gần như tất cả CEO đều đồng ý rằng việc tăng cường sự tham gia giữa các chức năng là rất quan trọng để các COO thành công - đặc biệt là khi nói đến bán hàng và tiếp thị. Các nhà lãnh đạo hoạt động phải hiểu biết thấu đáo về đề xuất giá trị khách hàng và những gì sẽ cần để các hoạt động thực hiện nó. Sự hợp tác chặt chẽ giữa các chức năng tiếp thị và hoạt động có thể giúp mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

3. Tương tác hiệu quả với hội đồng quản trị

Các COO nên nắm bắt cơ hội để nâng cao hồ sơ hoạt động lên hội đồng quản trị và truyền đạt bức tranh toàn cảnh về chức năng cho các bên liên quan. Vai trò COO không nên được xem là cấp độ thứ hai. Trên thực tế, đó là một trong những vai trò phức tạp nhất trong tổ chức về các chương trình nghị sự và lợi ích. Do đó, những người đứng đầu hoạt động phải đảm bảo rằng sự tiếp xúc và tham gia của họ với hội đồng quản trị bao gồm các cuộc họp tập trung và các phiên giải quyết vấn đề hơn là các bài thuyết trình theo kịch bản.

4. Thúc đẩy hoạt động xuất sắc về mặt văn hóa và công nghệ

Sự gián đoạn chuỗi cung ứng trên diện rộng, những biến động chính trị và môi trường toàn cầu, những thay đổi căn bản tại nơi làm việc cho thấy sự cần thiết của các nhà lãnh đạo hoạt động phải nhanh nhẹn và phản ứng nhanh trên nhiều mặt. Điều cần thiết là phải xác định sự xuất sắc theo kết quả, cho dù điều đó có nghĩa là đáp ứng hoặc vượt quá yêu cầu của các bên liên quan, cải thiện dịch vụ khách hàng hoặc thực hiện thành công các chiến dịch tiếp thị.

5. Quản lý tài năng một cách sáng tạo

Bối cảnh nhân tài sau đại dịch rất khác so với trước đây và các nhà lãnh đạo hoạt động cần phải nỗ lực để điều chỉnh. Cung cấp điều kiện làm việc dễ chịu, đáp ứng nhu cầu của nhân viên, đảm bảo sự đa dạng và công bằng tại nơi làm việc và tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp hấp dẫn chỉ là một vài trong số rất nhiều thách thức mà COO trong tương lai sẽ phải đối mặt.

Các CEO nói rằng, ưu tiên hàng đầu đối với các COO sẽ là thể hiện tầm quan trọng của các hoạt động trong tổ chức và tạo ra các con đường phát triển sự nghiệp ngăn cản những nhân tài hàng đầu rời đi. Một cựu COO của một nhà sản xuất sản phẩm dân dụng và thương mại cho biết: "Các hoạt động vẫn còn phần nào sự kỳ thị về thương hiệu. Nó không hấp dẫn như tiếp thị hay bán hàng, nhưng nó là nền tảng của công việc kinh doanh và khả năng kiếm tiền của bạn".

Việc củng cố điều này liên quan đến việc thuê các chuyên gia có trình độ ở tất cả các cấp, không chỉ quản lý cấp cao nhất và đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân viên cho bất kỳ năng lực hoặc khả năng đặc biệt nào có thể được yêu cầu. Một CEO chỉ ra rằng, sự đa dạng của các cấp học là một yếu tố quan trọng cần xem xét.

"Chúng tôi nhấn mạnh giáo dục đại học và hạn chế những người học khác biệt", lãnh đạo hoạt động năng lượng cho biết. "Vì vậy, chúng tôi tạo ra khoảng cách về kỹ năng ở giữa cho những người có thể có trình độ học vấn khác. Chúng ta cần tôn vinh kỹ năng của những người có thể làm những điều khác biệt".

Vai trò COO theo truyền thống đã được xếp sau lưng cho các chức năng C-suite khác trong tổ chức. Sự hồi sinh gần đây và khả năng hiển thị ngày càng tăng cho thấy tầm quan trọng của công việc trong việc xây dựng khả năng phục hồi và định vị các tổ chức để thành công trong một môi trường năng động và thay đổi nhanh chóng. Nhưng những kỹ năng của quá khứ là không đủ.

Các COO phải phát triển các năng lực và sức mạnh mới để đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp và không chắc chắn đang chờ đợi họ. 

(*) Tác giả là Chủ tịch Công ty SAY ME JSC (lược ghi theo McKinsey, có hiệu chỉnh)