Thúc đẩy văn hóa hợp tác bằng quyết định đồng thuận

Dù ra quyết định sáng suốt là tiền đề quan trọng đối với thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, chỉ 20% CEO tin rằng tổ chức của họ "giỏi ra quyết định", theo một khảo sát của McKinsey trên 1.259 người đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

Để giải quyết thách thức này, các mô hình hoặc quy trình ra quyết định đồng thuận, thay vì biểu quyết theo số đông, là một phương pháp hiệu quả.

Khi biểu quyết theo số đông, nhóm thiểu số bất đồng ý kiến bị gạt sang một bên và nhóm đa số buộc phải đặt họ vào tâm thế "thua cuộc" dù muốn hay không. Khi bị đặt vào vị trí thắng hoặc thua, con người dễ có khuynh hướng suy nghĩ thiên lệch, chú tâm vào chỉ một hoặc hai luồng ý kiến - trong khi đó chưa chắc là giải pháp tốt nhất.

Ngược lại, việc ra quyết định đồng thuận buộc cả nhóm tập trung dàn xếp giải pháp tốt nhất có thể và trách nhiệm của toàn bộ thành viên là luôn chú tâm tới các lo ngại của nhóm bất đồng.

Thay vì theo quan điểm của số đông, mục tiêu của việc này là tìm ra các giải pháp mà mọi người đều ủng hộ hoặc có thể chấp nhận. Vì không có quyết định nào được đưa ra trái với ý muốn của bất cứ ai, nên những mối lo chưa được giải tỏa cũng ít có nguy cơ gây cản trở đề xuất hơn.

Ưu điểm của quyết định đồng thuận

Xây dựng đội ngũ thống nhất và mạnh mẽ: Quyết định đồng thuận khuyến khích sự hợp tác và trách nhiệm toàn diện, khi cho phép mọi thành viên trong nhóm đóng góp quan điểm và hiểu biết của họ. Phương pháp này thúc đẩy cảm giác thống nhất và liên kết trong nhóm, vì mọi người đều cảm thấy được coi trọng và lắng nghe.

Một khảo sát của Deloitte cho thấy điểm chung của các tổ chức xuất sắc là có sự quan tâm bằng nhau cho cả chiến lược lẫn văn hóa. Theo số liệu thống kê, 94% CEO và 88% nhân viên tin rằng văn hóa làm việc khác biệt, bao gồm cả sự hợp tác, là yếu tố hết sức quan trọng với thành công của doanh nghiệp.

Hiểu biết sâu sắc hơn: Khi mọi thành viên trong đội nhóm tích cực thảo luận để đạt sự đồng thuận, họ sẽ hiểu sâu hơn về quá trình suy nghĩ đằng sau mỗi quyết định cũng như cách lập luận. Trải nghiệm chung này sẽ giúp nâng cao năng lực quản lý của họ, trang bị cho nhiều cá nhân tiềm năng và kỹ năng để lãnh đạo hiệu quả.

Thúc đẩy tính tự chủ: Một trong số những cách để các tổ chức vun đắp văn hóa tự chủ là cho phép thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định. Kết quả, các phòng ban vừa có thể đưa ra quyết định sáng suốt một cách độc lập, vừa có thể duy trì sự liên kết với chiến lược chung của tổ chức. Rốt cục, điều này dẫn đến việc giảm thiểu các nút thắt cổ chai và tăng năng suất.

Nuôi dưỡng sự chấp nhận: Với quyết định đồng thuận, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu rõ hơn lý do đằng sau các quyết định chiến lược, nhờ đó khiến họ dễ chấp nhận những lựa chọn này hơn. Theo thời gian, văn hóa này sẽ lan tỏa khắp các phòng ban và các cấp, giúp tạo ra lực lượng lao động có động lực và gắn kết.

Một nghiên cứu của Gallup (công ty tư vấn và phân tích hàng đầu thế giới có trụ sở ở Mỹ) cho thấy, nhân viên gắn kết cho ra năng suất cao hơn 21% so với người không gắn kết - điều này giúp cải thiện hiệu suất và thúc đẩy lợi nhuận của doanh nghiệp.

Khuyến khích sự minh bạch và quan điểm đa dạng: Cách tiếp cận đồng thuận đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định khi các quan điểm khác nhau được trao đổi và xem xét. Sự phân cấp trong quá trình ra quyết định này tôn trọng ý kiến ​​của nhiều cá nhân, dẫn đến kết quả toàn diện và có đầy đủ thông tin hơn.

Phát triển kỹ năng mềm: Quyết định đồng thuận giúp các thành viên trong nhóm phát triển các kỹ năng mềm thiết yếu, như giao tiếp, lắng nghe, đàm phán và đồng cảm. Những kỹ năng này vô cùng có giá trị trong việc thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và hài hòa.

Nhược điểm của quyết định đồng thuận

Tiêu tốn thời gian: Một trong những nhược điểm chính của phương pháp này là có thể tiêu tốn nhiều thời gian, nhất là với các quyết định có tầm ảnh hưởng nhỏ.

Trên thực tế, dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp sẽ khiến nhân viên không thể làm tốt công việc của mình. Một khảo sát từ tạp chí Harvard Business Review thậm chí lưu ý rằng các CEO dành gần 23 tiếng một tuần cho các cuộc họp.

Quyết định bị trì trệ: Vì quá trình đạt được sự đồng thuận sẽ làm chậm việc ra quyết định, nên nó có thể cản trở khả năng phản ứng nhanh chóng của tổ chức với những thay đổi của thị trường hoặc các cơ hội mới nổi. Điều này có thể ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của tổ chức.

Quy trình tốn kém: Việc ra quyết định đồng thuận có thể tốn nhiều nguồn lực, đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải dành nhiều thời gian và công sức, đẩy chi phí hoạt động của tổ chức lên cao.

Rủi ro xung đột không cần thiết: Việc thu hút nhiều bên liên quan vào quá trình ra quyết định đôi khi dẫn đến xung đột, đặc biệt khi có quá nhiều ý kiến ​​khác nhau. Việc quản lý các xung đột này là thách thức và có thể làm giảm sự tập trung vào những vấn đề cấp bách hơn.

Cách tiếp cận cân bằng

Để khai thác tối đa thế mạnh của quyết định đồng thuận và tránh những nhược điểm của nó, cách tiếp cận cân bằng là chìa khóa. Sau đây là một số cách để tham khảo:

Xác định các tình huống phù hợp: Để đạt hiệu quả cao nhất, người lãnh đạo phải xác định được khi nào nên và khi nào không nên áp dụng phương pháp này.

Nếu sử dụng quyết định đồng thuận có thể tạo ra giá trị và không gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhóm thì hãy áp dụng. Do đó, 2 câu hỏi thường xuyên cần lời đáp là mức độ quan trọng của quyết định này là gì và liệu nó có cần sự đồng thuận của mọi người hay không.

Ngoài ra, hãy chú ý đến thời lượng và năng suất của các cuộc họp. Nếu các cuộc họp kéo dài hoặc gây ra sự nhầm lẫn và không chắc chắn, thì đó có thể là dấu hiệu cho thấy việc ra quyết định theo sự đồng thuận đang cản trở hiệu quả. Để duy trì sự tập trung, hãy cân nhắc việc thiết lập chương trình họp và giới hạn thời gian rõ ràng.

Tối ưu số người tham gia họp: Hạn chế số lượng người tham gia tích cực trong các cuộc họp ra quyết định. Thông thường, các cuộc họp có hơn 4-12 người tham gia tích cực có xu hướng kém hiệu quả. Do đó, hãy đảm bảo chỉ những người phù hợp tham gia mà không làm quá tải quá trình.

Phát triển kỹ năng ra quyết định: Hãy trang bị cho các thành viên trong tổ chức những kỹ năng cần thiết để ra quyết định đồng thuận hiệu quả. Việc đào tạo họ về giao tiếp, đàm phán và giải quyết xung đột có thể nâng cao khả năng hợp tác trong tổ chức và giúp đạt thỏa thuận hiệu quả.

Cân bằng sự đồng thuận với sự lãnh đạo: Dù sự đồng thuận có giá trị, nhưng điều cần thiết là phải cân bằng nó với sự lãnh đạo mạnh mẽ và hành động quyết đoán. Các nhà lãnh đạo nên chuẩn bị đưa ra quyết định điều hành khi cần thiết, nhất là trong những tình huống đòi hỏi phải hành động nhanh chóng.