Một tờ giấy cho “văn phòng không giấy”

“Văn phòng điện tử” được xem là khuynh hướng sẽ phát triển mạnh trong tương lai gần. Ngay tại VN, khái niệm này gần đây cũng đã được quảng bá rộng rãi và bắt đầu được một số doanh nghiệp chú ý áp dụng.

Trên thế giới, khái niệm được dùng phổ biến hơn là “văn phòng không giấy” (paperless office). Hiểu đơn giản thì trong mô hình văn phòng này, các văn bản được in thành giấy đã được thay thế bằng máy tính, phần mềm giao dịch và các công cụ giao tiếp qua internet. Tiện ích, tiết kiệm từ phương thức này nhiều khi không thể tính được bằng tiền. Chính vì vậy, “văn phòng không giấy” đang được khích lệ ứng dụng tại các nước đang phát triển nhằm hạ thấp chi phí và góp phần bảo vệ môi trường.

Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả phương thức làm việc trên, không phải đơn giản chuyển từ giấy sang máy tính, in thành không in, từ “thật” thành “ảo”, đơn thuần về kỹ thuật. Đó thực sự là quá trình chuyển đổi thói quen, khái niệm và lối sống công sở. Ngay cả ở những công ty hiện đại, muốn thành “paperless office”, cũng là một quá trình học hỏi và đổi mới toàn diện. Dưới đây là những kinh nghiệm chung cho quá trình chuyển đổi này:

* Xuất phát chầm chậm thôi! Một số doanh nghiệp rơi vào tình trạng như sau: Sau quyết định áp dụng “paperless office”, nhân viên được phổ biến những quy định mới và hướng dẫn qua loa, sau đó được yêu cầu thực thi. Từ thói quen giao tiếp và làm việc cũ, sang hình thái mới quá đột ngột, các bộ phận rất dễ rơi vào tình trạng “rễ hành canh hẹ”. Thư từ, trao đổi, văn bản “ảo” khiến “người thật” đổ lỗi lẫn nhau bởi chưa có những quy tắc ứng xử, quản lý mới tương thích.

* Kỹ năng ứng xử với dữ liệu. Đối với mô hình này, nếu không chuyên nghiệp, rất lễ bị rối, mất dữ liệu... Hơn nữa, nếu không có quy định về những mô thức chung, thống nhất, mỗi người lưu trữ, gởi, nhận theo những cách thức riêng khác nhau. Do đó, để bắt đầu “paperless office”, cần có sự hiểu biết toàn diện để không rơi vào tình trạng “dùng luật cũ quản lý xã hội mới”.

* Kỹ thuật - xương sống phải vững. Không phải hệ thống máy tính, phần mềm và mạng internet trong bất kỳ cơ quan nào cũng cho phép dễ dàng chuyển sang “paperless office”. Để ứng dụng, cần có một cuộc “cách mạng” trong đầu tư cho thiết bị và nhân sự IT. Vì vậy, chi phí đầu tư đôi khi rất cao, dễ khiến doanh nghiệp ngần ngại. Song, cần phải nhìn nhận đây là sự đầu tư lâu dài.

* Tùy nghi. Nếu như bên trong, có thể chủ động hơn trong đầu tư và đào tạo để tạo sự thay đổi, thì với bên ngoài, doanh nghiệp rất khó làm được điều này. Do đó, dù đã chuyển sang giao dịch không giấy tờ bên trong nội bộ, nhưng vẫn phải tùy biến để vẫn giữ phương tiện giao tiếp tương thích.

* Ý thức. Khuynh hướng “văn phòng không giấy” không chỉ đáp ứng nhu cầu hạ ngân sách hay thuận tiện trong giao dịch, mà còn mang tính nhân văn đối với môi trường. Do đó, đừng chỉ xem là mốt hay xu hướng, mà hãy làm cho từng nhân viên hiểu cốt lõi của việc chuyển đổi này.