Tương tác và cộng tác trong doanh nghiệp

Bạn đã bao giờ hỏi tại sao ngày nay rất khó để hoàn thành công việc trong đơn vị như ý muốn - mặc dù những cuộc họp và email dường như vô tận? Tại sao mất quá nhiều thời gian để đưa ra quyết định và thậm chí không phải là những quyết định đúng đắn? 

Nguyên nhân là tình trạng dễ mắc phải trong doanh nghiệp hiện nay: tương tác và cộng tác kém. 

Trong nỗ lực kết nối, tương tác trong doanh nghiệp (DN) đã có nhiều công nghệ được áp dụng, từ Zoom, Slack đến Teams, WeChat, WhatsApp... Nhưng dù tương tác dễ dàng hơn bao giờ hết, cộng tác thực sự, hiệu quả thì nhiều DN chưa đạt, thậm chí chất lượng giảm sút. 

Không có gì ngạc nhiên khi một cuộc khảo sát gần đây của McKinsey & Company - công ty chuyên về tư vấn quản lý, hoạt động trên toàn cầu của Mỹ - cho  thấy 80% giám đốc điều hành đang xem xét hoặc đã thay đổi cấu trúc, nội dung cuộc họp để đáp ứng với cách mọi người làm việc khi đại dịch Covid-19 được khống chế. Thật vậy, hầu hết lãnh đạo cho biết họ thấy mình dành quá nhiều thời gian cho những tương tác vô nghĩa, làm tiêu hao năng lượng và gây ra quá tải thông tin.

Những tương tác, cộng tác quan trọng. Để nhanh chóng cải thiện tương tác, cộng tác thì phải thực hiện một số thay đổi cho phù hợp. Thứ nhất là ra quyết định, bao gồm quyết định phức tạp hoặc không chắc chắn và quyết định thường xuyên, xuyên suốt. Thứ hai là các giải pháp và đề xuất bao gồm yêu cầu đổi mới và ngày làm việc thường lệ. Thứ ba là chia sẻ thông tin, bao gồm giao tiếp một chiều và giao tiếp hai chiều (meeting). Thứ tư là ra quyết định xác định quyền quyết định.

Điều kiện tiên quyết để đưa ra quyết định nhanh chóng, chất lượng cao phải là những người có đủ trách nhiệm để đưa ra nó. Hãy đảm bảo rằng đã rõ ràng trong nội bộ tổ chức về cá nhân có quyền quyết định và cá nhân đưa ra ý kiến.

Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, mặc dù việc thu hút nhiều người hơn vào việc ra quyết định thường rất hữu ích, với điều kiện không phải tất cả đều phải là người quyết định. 

Các giải pháp và đề xuất sáng tạo. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy các yếu tố thành công chính trong các tổ chức là lãnh đạo trao quyền cho nhân viên và dành nhiều thời gian hơn cho việc hướng dẫn cộng tác linh hoạt và giao tiếp hiệu quả.

Trao quyền cho cá nhân không có nghĩa là để họ tự do. Trao quyền thành công đòi hỏi nhà lãnh đạo phải cung cấp cho nhân viên công cụ, hướng dẫn phù hợp. Không phải tất cả công ty đều có thể làm được điều này và rất nhiều DN, đặc biệt DN truyền thống khó có thể sẵn sàng cho sự nhanh nhạy về công nghệ. Nhưng chắc chắn DN có thể cải thiện tốc độ và chất lượng của quyết định nếu trao quyền.

Tương tác phù hợp với mục đích. Một nhược điểm của không ít DN hiện nay là dành một lượng thời gian đáng kể cho các cuộc họp mỗi ngày nhưng cảm thấy như không hoàn thành được việc gì. Điểm đáng mừng là ngày càng có nhiều DN bắt đầu nhận ra sự cấp thiết của việc thúc đẩy hiệu quả cuộc họp và chia sẻ thông tin hằng ngày. 

Chúng tôi đã quan sát thấy rằng, nhiều công ty đang chuyển sang các cuộc họp ngắn hơn (15-30 phút) thay vì mặc định các cuộc họp kéo dài một giờ hoặc hơn, nhằm nỗ lực thúc đẩy sự tập trung và năng suất của người lao động. Biến thời gian họp thành "tài nguyên khan hiếm" là cách làm hay để cải thiện chất lượng chia sẻ thông tin, thậm chí một số công ty đã không tổ chức cuộc họp hằng ngày.

Rõ ràng, trong thời đại công nghệ "lên ngôi" cùng những xu hướng thay đổi không ngừng, việc tương tác tập trung, chất lượng cao có thể cải thiện năng suất, tốc độ và sự đổi mới trong bất kỳ tổ chức nào, từ đó thúc đẩy hiệu suất kinh doanh.