3 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả nơi công sở

Trong cuốn sách “Im lặng và nói gì đó: Các chiến lược giao tiếp công sở để vượt qua thách thức và gây ảnh hưởng với người khác”, tác giả Karen Friedman, cựu phóng viên truyền hình với 19 năm kinh nghiệm từng làm việc tại các thành phố Milwaukee, Huntsville và Ala của Mỹ, và nay là Giám đốc Công ty tư vấn giao tiếp Karen Friedman Enterprises đã chia sẻ những nguyên tắc giao tiếp công sở rất đáng lưu ý.

Trọng tâm và ngắn gọn

Nguyên tắc thứ nhất, theo Karen, hãy triệt để tuân thủ tính trực diện, đi vào vấn đề và càng chính xác càng tốt. Tình trạng giao tiếp mập mờ quá phổ biến tại các môi trường công sở.

Để thực hiện tốt nguyên tắc này, tốt nhất bạn hãy đi theo những nguyên tắc viết tin của các phóng viên, cung cấp đủ thông tin cho 5 chữ “Wh”: Ai (Who), cái gì (What), ở đâu (Where), khi nào (When) và tại sao (Why).

Đôi khi chính các lãnh đạo cũng mập mờ chẳng khác gì nhân viên cấp dưới. Chẳng hạn, nhiều sếp thường nói: “Anh có thể làm cho tôi báo cáo đó không? Nó rất quan trọng và tôi muốn có nó”. Tuy nhiên, có một cách truyền đạt thông tin này hiệu quả hơn: “Anh có thể làm báo cáo đó cho tôi không? Tôi cần anh nộp nó cho tôi trước 5 giờ chiều ngày thứ 6 tuần này”.

Nguyên tắc thứ hai mà tác giả Friedman cũng rút ra từ kỹ năng tác nghiệp báo chí: Đi thẳng vào tít bài chính. Quá nhiều người trong chúng ta đang mắc bệnh dài dòng.

Bà giải thích: “Người ta không cần biết mọi điều chúng ta biết. Hãy nghĩ về điều quan trọng nhất anh cần làm, ý tưởng trung tâm. Giả sử nếu máy tính của anh bỗng dưng bị “đơ” hay chuông báo cháy réo ầm lên, người ta sẽ muốn nghe anh nói gì nhất?”.

Không chỉ là lời nói

Thái độ của bạn trong khi nói cũng rất quan trọng. “Thông điệp của bạn không chỉ nằm trong lời nói”, Friedman giải thích, “nó còn nằm ở chính bạn”.

Nếu bạn bỏ tay vào túi, ngọ nguậy bàn chân hay lảng tránh cái nhìn, mọi người sẽ cảm giác bạn không muốn nói chuyện với họ.

Bà khuyên: “Hãy vờ như đồng nghiệp của bạn cũng giống đứa con 5 tuổi đáng yêu của bạn, chắc chắn bạn sẽ dồn mọi quan tâm vào ánh mắt bạn dành cho họ”.

Nên nhớ rằng thế giới này không quay quanh bạn, vậy nên loại bỏ “cái tôi” trong quan điểm có lẽ là bài học khó khăn nhất theo quan điểm của bà Friedman. Nếu bạn cởi mở với những quan điểm và góc nhìn khác, bạn sẽ thấy dễ dàng làm rõ thông điệp của mình hơn.

Hãy hỏi những câu hỏi mở. Việc này có thể cần thêm thời gian, hãy làm rõ những góc độ xuất phát quan điểm của người khác và phòng ngừa hiểu lầm. Chẳng hạn bạn có thể nói: “Tôi không chắc là đã hiểu anh đang nói gì, vậy anh có thể cho tôi một ví dụ không?”.

Không nói xấu người khác

Một nguyên tắc giao tiếp nữa mà Friedman tỏ ra tâm đắc, đó là nếu không có gì hay ho để nói, bạn không nên nói gì cả.

“Đừng nói những chuyện không hay về các đồng nghiệp khi họ không có mặt ở đó. Điều đó chỉ cho thấy bạn là kẻ buôn chuyện và là người không đáng tin”, theo Friedman.

Có thể bạn cảm giác làm như vậy mình sẽ trở nên thân thiết với người khác, nhưng rốt cuộc chỉ là “ngưu tầm ngưu mã tầm mã” thôi.

Khi biết một tin tức không hay nào đó, hãy nói ra một cách thẳng thắn. Đúng là rất khó để nói về chuyện ai đó bị sa thải hay giảm biên chế. Nếu bạn đã biết thông tin đó thì các nhân viên cũng như đồng nghiệp khác của bạn cũng sẽ biết. Tốt hơn hết là hãy thẳng thắn với họ thay vì không nói gì, ngay cả khi bạn không thể giúp họ có câu trả lời mong muốn.

Hãy luôn trao đổi những tin xấu một cách riêng tư. Báo tin xấu qua email có vẻ dễ làm hơn, nhưng hãy tưởng tượng xem bạn cảm giác như thế nào nếu bạn biết tin người bạn thân nhất của mình vừa bị sa thải thông qua email chứ không phải qua một ai khác.

Nguyên tắc cuối cùng, đừng là người bi quan trong giao tiếp. Ngay cả khi bạn nghĩ đồng nghiệp hay sếp của mình hoàn toàn sai trong việc gì đó, bạn vẫn có thể gặp họ trực tiếp và đặt những câu hỏi mở thể hiện thái độ tôn trọng và tinh thần xây dựng.