Phân công và quản lý trách nhiệm hiệu quả với ma trận RACI

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, hoạt động quản lý và phân bổ trách nhiệm là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một kế hoạch hay quy trình. Được sử dụng phổ biến bởi các nhà quản lý trên thế giới, RACI từ lâu là một trong những ma trận gán trách nhiệm (RAM) hữu ích để làm rõ vai trò lẫn trách nhiệm của mỗi cá nhân hay bộ phận trong suốt lộ trình thực thi kế hoạch.

Vì là một dạng RAM (viết tắt của Responsibility Assignment Matrix), nên RACI hiển thị các nguồn lực được gán cho từng nhóm công việc hay hoạt động và minh họa kết nối về vai trò lẫn trách nhiệm giữa các thành viên thực thi kế hoạch trong suốt thời gian triển khai.

RACI và chi tiết 4 thành tố

Tên ma trận là viết tắt từ chữ cái đầu của 4 thành tố là Responsible (người thực thi), Accountable (người phê duyệt), Consulted (người tham mưu), Informed (người được thông báo). Khi sử dụng RACI, mỗi thành viên hay bộ phận sẽ được gán 1 trong 4 vai trò trên. Theo đó, R là nhân sự hay bộ phận thực hiện nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ nên có ít nhất một người chịu trách nhiệm tiến hành, và đó có thể là nhân viên chuyên trách hay thành viên kế hoạch. A là người giữ vai trò phê duyệt kế hoạch, đánh giá kết quả công việc. Vị trí này chịu trách nhiệm chia, giao việc, đảm bảo tiến độ thực hiện. Vị trí này thường được gán cho các lãnh đạo hoặc người quản lý.

C là người tham mưu, cố vấn cho nhà quản lý và nhân sự thực thi. Họ cũng có thể đưa ra đánh giá, phân tích hiệu quả hoạt động. Thông thường, trước khi trình ký kế hoạch cho A, C sẽ tham mưu cho R và nhân sự giữ vai trò C đến từ phòng ban nghiệp vụ như tài chính, kinh doanh, nhân sự v.v... C có thể hoạt động trong hay ngoài nhóm, nhưng công việc của họ sẽ ảnh hưởng đến kết quả sau cùng. Cuối cùng, I là nhân sự hoặc bộ phận không trực tiếp tham gia kế hoạch, nhưng cần nắm thông tin để xử lý nếu cần thiết. Ví dụ, khi phòng marketing triển khai một chiến dịch quảng cáo, phòng kinh doanh cũng nên biết để tư vấn, hỗ trợ khi khách hàng hỏi.

Lợi ích của RACI và cách thực hiện

Liên quan đến hoạt động phân công công việc, có thể liệt kê một số vấn đề thường gặp ở doanh nghiệp như thiếu đồng bộ, kết nối giữa các bộ phận; ai cũng “nghĩ” và “tưởng” rồi cuối cùng không ai làm; phân nhiệm không rõ ràng; đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm... ​Trên thực tế, lý do ẩn khuất sau các lỗi kể trên là sự thiếu vắng một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh; thiếu chức năng nhiệm vụ của từng phòng / bộ phận, cá nhân hoặc có nhưng chồng chéo; việc phân quyền, phân cấp và quy trình cũng không có.

Trong tình huống này, RACI sẽ là giải pháp cần thiết và có 4 lợi ích chính mà nó có thể mang lại cho nhà quản lý. Thứ nhất, ma trận giúp khai thác hiệu quả tài nguyên của tổ chức. Nhờ xác định rõ vai trò của mỗi cá nhân, tổ chức có thể tránh lãng phí nhân lực, nguồn lực và tránh bỏ sót, chồng chéo công việc, qua đó cải thiện hiệu quả kế hoạch một cách toàn diện. Thứ hai, biểu đồ ma trận tạo ra sự rõ ràng và minh bạch về việc ai sẽ thực thi nhiệm vụ, ai có quyền quyết định và ai cần được thông báo về tiến độ kế hoạch. Khi việc phân quyền trong tổ chức diễn ra tốt hơn, việc giám sát và đánh giá hiệu suất công việc cũng dễ dàng hơn.

Thứ ba, khi vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên hay bộ phận được rõ ràng từ ban đầu, xung đột và nhầm lẫn sẽ giảm xuống trong thời gian thực hiện kế hoạch. Đồng thời, hoạt động chia sẻ, giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan cũng được duy trì hiệu quả, gắn bó hơn. Cuối cùng, RACI thúc đẩy tinh thần tự giác và trách nhiệm cá nhân. Khi mọi thành viên biết chính xác trách nhiệm của bản thân, họ sẽ tránh được thông tin sai lệch cũng như các cuộc họp dài dòng, lãng phí thời gian.

Để sử dụng hiệu quả RACI, cần thực hiện các bước:

1. Liệt kê, xác định đầy đủ công việc cần làm rồi chia thành từng nhóm và đặt chúng vào cột đầu tiên bên trái.

2. Xác định nguồn lực thực hiện, gồm cả các bên có liên quan và liệt kê vào hàng trên cùng của biểu đồ.

3. Gán vai trò R, A, C, I cho mỗi các cá nhân, bộ phận thực thi tương ứng, tức điền vào ô trống giữa hàng trên cùng và cột công việc bên trái.

4. Rà soát biểu đồ để đảm bảo hợp lý và đầy đủ theo yêu cầu của kế hoạch. Khi rà soát, cần tuân thủ nguyên tắc có ít nhất 1 người giữ vai trò R (thực thi) và 1 người giữ vai trò A (phê duyệt); không có nhiệm vụ có nhiều hơn một bên liên quan giữ vai trò A. Cần tiến hành giải quyết xung đột và nhầm lẫn khi có nhiều hơn một A.

5. Thảo luận, thống nhất với các bên liên quan và sử dụng ma trận. Trong khi thực hiện, hãy cập nhật khi có sự thay đổi trong kế hoạch hoặc tổ chức.

Có thể lấy ví dụ như sau:

Nhìn chung, RACI sẽ phù hợp với các kế hoạch với các đặc điểm: quy mô lớn; tổ chức có vai trò và trách nhiệm tĩnh; có sự tham gia của nhiều bên liên quan, nhiều phòng ban; các ngành được quản lý chặt. Ngược lại, không nên sử dụng ma trận này cho các kế hoạch nhỏ, đơn bộ phận và các nhóm làm việc theo phương pháp Agile như Scrum.

Bên cạnh đó, để tối ưu hiệu quả sử dụng ma trận RACI, doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh cốt lõi trước rồi mới tiến hành xây cơ cấu tổ chức phòng ban, bộ phận và định biên nhân sự. Sau khi đã hoàn tất cơ cấu tổ chức, nhà quản lý mới nên áp dụng ma trận cấp công ty, phòng ban. Song song đó, hãy luôn cụ thể hoá trong khi vẽ ma trận và tập trung vào các nhiệm vụ chính của công việc hay kế hoạch, tránh chung chung. Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng các thành viên được chỉ định đều phù hợp cho các nhiệm vụ trong ma trận.