Bài học từ Canva: Mở rộng nhưng không làm loãng văn hóa doanh nghiệp

Có trụ sở tại Sydney, Canva hiện hoạt động tại 8 quốc gia với đội ngũ nhân viên trên dưới 3.500 người. Được thành lập cách đây 10 năm bởi Melanie Perkins - công ty cung cấp công cụ thiết kế đồ họa thông qua website và lần đầu tiên trở thành startup kỳ lân vào năm 2018. Đến năm 2021, startup này được định giá 40 tỷ USD.

Trong 5 năm qua, Canva đã 7 lần thâu tóm các công ty khác. Vậy làm thế nào startup này có thể duy trì bản sắc mà không làm loãng văn hóa doanh nghiệp của mình? Theo chia sẻ của cô Jennie Rogerson - Giám đốc nhân sự toàn cầu (CHRO) của Canva, có 3 yếu tố quan trọng đằng sau chiến lược con người của startup này.

1. Đặt văn hóa vào vị trí cốt lõi trong chiến lược thâu tóm

Theo cô Rogerson, chìa khóa để triển khai hiệu quả chiến lược nhân sự là đặt văn hóa doanh nghiệp vào vị trí cốt lõi trong chiến lược thâu tóm. Việc tìm kiếm sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhưng phù hợp để mở rộng hoạt động của doanh nghiệp, thường là lý do chính cho hoạt động thâu tóm. Tuy nhiên, cả con người lẫn giá trị của doanh nghiệp được thâu tóm đều hết sức quan trọng, vì nó sẽ "giúp chặng đường sau này của cả hai trở nên rõ ràng hơn rất nhiều".

Vị nữ giám đốc nhân sự lấy ví dụ khi đề cập đến thương vụ thâu tóm nền tảng trực quan hóa dữ liệu Flourish gần đây của Canva. Có trụ sở ở London, Flourish nhận được khá nhiều sự quan tâm từ các công ty khác, song đã từ chối vì văn hóa doanh nghiệp không phù hợp. Nhưng với Canva, Flourish tự tin sẽ có một người chủ hiểu rõ hoạt động kinh doanh lẫn sứ mệnh của tổ chức.

Khi "tư tưởng không thông thì vác bình tông cũng nặng", nên việc thực hiện đúng nguyên tắc này từ ban đầu là cách tốt nhất để đảm bảo tiến trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, các đội nhóm liên kết thành công. Cô Rogerson chia sẻ rằng, chiến lược tại Canva là trao cho ban lãnh đạo doanh nghiệp được thâu tóm nhiều quyền tự chủ nhất có thể.

“

Chúng tôi cố gắng không cản đường họ. Đây là những doanh nghiệp đã thành công, nên bất cứ thứ gì đang hoạt động ở đó đều có giá trị; bạn sẽ không muốn gây rắc rối với điều trên.

Jennie Rogerson - CHRO của Canva

Dù vậy, một rủi ro tiềm ẩn với chiến lược này là nhân viên thuộc doanh nghiệp được thâu tóm có thể cố chấp gắn bó với tổ chức cũ, không muốn hòa nhập với văn hóa nơi mới.

Trường hợp của Flourish và Canva, đây không phải là vấn đề. Cô Rogerson nói tiếp: "Lúc đầu, họ (nhân sự) đã xem bản thân là Flourish được Canva mua lại, nhưng khi chúng tôi làm việc cùng nhau, sự khác biệt đó đã mờ dần".

Theo vị nữ CHRO, điều quan trọng là nhà quản trị không được xóa sạch dấu ấn của tổ chức cũ để quyết theo đuổi sự thống nhất. Ví dụ, Flourish vẫn giữ logo trên cốc nước của công ty. Dù văn phòng phần lớn đã được "thay máu" bằng cây xanh cùng các bốt điện thoại "đậm chất Canva", Flourish vẫn giữ những bức tranh tường nhắc về công ty cũ trong các mẩu chuyện cười.

Cô Rogerson bộc bạch: "Tôi nghĩ điều đó thật tuyệt, vì sự hòa hợp giữa Canva và Flourish sẽ không thể thực hiện được nếu văn hóa cốt lõi của Flourish bị xóa sạch ngay từ đầu".

2. Chọn địa điểm mở chi nhánh mới một cách cẩn thận

Theo các chuyên gia, yếu tố văn hóa rất quan trọng khi doanh nghiệp mở rộng, bằng cách thiết lập chi nhánh hay văn phòng ở những địa điểm mới. Lúc cô Rogerson gia nhập công ty, Canva đã có mặt ở Úc, Philippines, Trung Quốc và đang tìm chi nhánh tại Mỹ. Dù New York dường như là sự lựa chọn hiển nhiên với nhiều doanh nghiệp, nó lại không mang đến cảm giác phù hợp với Canva. Thay vào đó, chi nhánh ban đầu được đặt ở Austin, bang Texas và sau đó mở văn phòng tại California.

Cô Rogerson nói tiếp: "Dù chiến lược toàn cầu của Canva đã thay đổi, chúng tôi vẫn luôn muốn mở văn phòng tại những địa điểm rất cụ thể. Chúng tôi muốn một thành phố thư thái, giống như Sydney, với nhân sự tuyệt vời, đông quán ăn và nhìn chung không tập trung số lượng lớn doanh nghiệp".

Bên cạnh đó, để giúp các đội nhóm làm việc hiệu quả, Canva cũng bố trí nhân sự theo cùng một chức năng. Mọi văn phòng trên thế giới đều có nhân sự tập trung vào hoạt động vận hành, pháp lý, marketing và tài chính, nhưng nhóm kỹ thuật thiết kế sản phẩm cốt lõi sẽ được bố trí tại Úc, trong khi nhóm trực quan hóa dữ liệu ở London.

Đồng thời, múi giờ tại các chi nhánh cũng là yếu tố cần cân nhắc. Vì có trụ sở ở Úc, Canva đã lựa chọn địa điểm cho các chi nhánh ở nước ngoài, với mục tiêu tối đa hóa sự trùng lắp thời gian làm việc. Đây cũng là lý do nữa để thành phố Austin trở thành lựa chọn tốt cho startup này (chậm hơn trụ sở ở Sydney 15 tiếng).

Điều quan trọng là phải lựa chọn địa điểm một cách cẩn thận. Vấn đề không chỉ nằm ở chỗ bạn có thể tuyển dụng nhân sự tại đâu, mà còn nằm ở chỗ nó phải là nơi các đội nhóm có thể làm việc tốt cùng nhau, theo Jennie Rogerson.

3. Đảm bảo nguyên tắc linh hoạt và kết nối

Để xây dựng sự kết nối giữa thành viên thuộc các múi giờ và địa điểm khác nhau, Canva có nhiều phương pháp làm việc đa dạng. Khi nhân sự thuộc một khu vực đạt từ 20-30 người, startup này sẽ mở "ký túc xá", thường là một văn phòng lớn, được bố trí hoàn chỉnh với nhà bếp và không gian chung. Đối với các nhóm có số lượng thành viên ít hơn, Canva cung cấp không gian tương tự như không gian làm việc chung. Không gian này sẽ hoàn toàn do các thành viên tại khu vực đó quản lý.

Cô Rogerson chia sẻ tiếp về vấn đề trên: "Ví dụ, ở Adelaide (Úc), nhóm thực sự gắn kết và rất thường xuyên sử dụng không gian chung đó, nên chúng tôi đang tìm cách mở rộng nó. Ở những khu vực khác, mọi người không tụ tập nhiều, nên chúng tôi giữ cho không gian làm việc chung nhỏ hơn".

Vào thời kỳ Covid-19 hoành hành, chiến lược sử dụng không gian như trên của Canva nhận được nhiều sự tranh luận, trong bối cảnh cả thế giới khi ấy chuyển sang làm việc tại nhà - lựa chọn không tồn tại với nhân viên của Canva trước đó.

"Hai nguyên tắc duy trì chiến lược làm việc từ xa của chúng tôi là sự linh hoạt và kết nối. Điều này không chỉ đồng nghĩa với việc đảm bảo mọi thành viên có đủ thứ họ cần để làm việc ở bất cứ nơi nào, mà còn nhằm bảo vệ văn hóa doanh nghiệp", cô Rogerson nói.

Nhằm đảm bảo nguyên tắc này, Canva đã cung cấp phòng Zoom để mọi người đều có thể tham gia và trò chuyện với các đồng nghiệp, tại tất cả 8 quốc gia vào giờ ăn trưa. Canva cũng có hơn 400 câu lạc bộ rất đa dạng, từ cờ vua, game online cho đến "hội nếm thử rượu vang". Tất cả đều chuyển sang trực tuyến trong thời đại dịch. Ngay cả khi đã kết thúc phong tỏa, các câu lạc bộ trực tuyến này vẫn hoạt động, vì chúng mang lại cơ hội cho nhân sự từ khắp nơi trên thế giới vui chơi và giao lưu.

"Tôi thực sự không tin rằng, sự kết nối chỉ có thể được tạo ra khi bạn gặp mặt trực tiếp người khác tại văn phòng. Nó vẫn có thể được xây dựng khi mọi người nghĩ về nó và muốn cùng nhau xây dựng một nền văn hóa tuyệt vời", Rogerson nói.

Cũng theo vị nữ giám đốc, việc tạo dựng một nền văn hóa mang đến cảm giác thân thuộc cho tất cả mọi người, nhưng vẫn duy trì bản sắc địa phương là khá khó, nhưng không phải là không thể.

"Bạn thuê những người tuyệt vời sống theo cùng hệ giá trị, cùng tầm nhìn, rồi văn hóa sẽ tự phát triển. Mọi người trong tổ chức cần được cảm thấy họ có thể định hình điều này. Văn hóa không phải thứ được dán lên tường. Nó phải là điều bạn cảm nhận được khi tham gia vào một tổ chức và biết nơi đó có dành cho mình hay không", Rogerson đúc kết.