Gửi, nhận văn bản điện tử: Tiết kiệm trên 1.200 tỷ đồng mỗi năm

Chỉ tính riêng việc gửi, nhận văn bản điện tử theo hai cấp hành chính giữa các bộ, ngành, địa phương đã giúp cắt giảm trên 1.200 tỷ đồng mỗi năm từ việc giảm chi phí sao chụp văn bản và gửi văn bản qua bưu chính.

Văn phòng Chính phủ (VPCP) vừa tổ chức Hội nghị trực tuyến sơ kết một năm triển khai Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

Báo cáo tại hội nghị, ông Ngô Hải Phan - Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, VPCP cho biết, triển khai Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, từ tháng 9/2018 đến tháng 9/2019, VPCP đã phối hợp với 31 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng đã kết nối, liên thông, thí điểm và chính thức gửi, nhận văn bản điện tử thông qua trục liên thông văn bản quốc gia.

Việc thực hiện Quyết định 28 thời gian qua đã góp phần giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản bằng giấy và thời gian gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước. Quan trọng hơn, việc này đã giúp thay đổi cách giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử.

Đồng thời, việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước còn giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và DN ngày càng tốt hơn; giúp lãnh đạo Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương biết được tình trạng xử lý văn bản và chỉ đạo thực hiện kịp thời.

Phát biểu tại hội nghị, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng khẳng định, vấn đề số hóa dữ liệu thay vì lưu trữ hồ sơ bằng giấy là tất yếu trong kỷ nguyên số cũng như việc ứng dụng công nghệ số để hướng tới chính phủ phi giấy tờ, văn phòng, địa phương phi giấy tờ, đảm bảo các dịch vụ công cho DN và người dân một cách nhanh chóng, chính xác.

Theo ước tính của VPCP, chỉ tính riêng việc gửi, nhận văn bản điện tử theo hai cấp hành chính giữa các bộ, ngành, địa phương đã giúp cắt giảm trên 1.200 tỷ đồng mỗi năm từ việc giảm chi phí sao chụp văn bản và gửi văn bản qua bưu chính. Đây là tiền đề để tiếp tục thực hiện chính phủ điện tử một cách triệt để.

Tuy nhiên, còn nhiều vấn đề cần bổ sung, hoàn thiện, như đảm bảo về giá trị pháp lý cho các văn bản điện tử, cải thiện việc lưu trữ văn bản điện tử, đặc biệt là phải thay đổi thói quen, phương thức xử lý văn bản trên mạng của cán bộ, công chức. Sau hội nghị này, VPCP sẽ trình Thủ tướng để ban hành văn bản về việc gửi, nhận văn bản bốn cấp ký số không có giấy tờ kèm theo.

Phát biểu tại điểm cầu TP.HCM, Phó chủ tịch UBND TP.HCM Trần Vĩnh Tuyến cho biết, ngày 24/8/2017, UBND TP.HCM đã ban hành Quyết định số 4556/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng, nên tính đến nay, TP.HCM đã liên thông kết nối khoảng 800 đơn vị, gồm các sở, ban, ngành, quận, huyện, phường, xã, thị trấn, các tổng công ty, các đơn vị trực thuộc, với khoảng 5 triệu văn bản điện tử được gửi và nhận qua trục liên thông.

TP.HCM cũng đã ban hành quyết định về mã định danh áp dụng cho các cơ quan nhà nước thuộc thành phố nhằm phục vụ việc liên thông, kết nối văn bản và chỉ đạo điều hành. Hiện nay, TP.HCM đã cập nhật mã định danh của các đơn vị trên nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu và phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc. 

Từ ngày 1/1/2019 đến nay, TP.HCM đã gửi, nhận trên 1.026.000 văn bản điện tử, bao gồm gửi khoảng 260.000 văn bản và nhận 767.000 văn bản. Trong đó, các văn bản điện tử được gửi, nhận gần như tuyệt đối sử dụng chữ ký số chuyên dùng. TP.HCM đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cấp chữ ký số cho tất cả đơn vị và hiện nay đang tiếp tục cấp chữ ký số cho cán bộ, công chức trên địa bàn TP.HCM.

TP.HCM đã triển khai hiệu quả phòng họp không giấy, không sử dụng thư mời, không văn bản bằng giấy, góp phần tiết kiệm chi phí cho ngân sách và cũng là cách góp phần bảo vệ môi trường.