Lợi nhuận âm thầm “biến mất”: Khi tiếp hàng bán lẻ lỗi nhịp với điểm bán

Câu hỏi này đặt ra một vấn đề nhức nhối trong ngành bán lẻ nhiều năm nay. Phần lớn ngành bán lẻ vẫn đang trung thành với chiến lược tiếp hàng theo lô lớn (bulk shipment), nhằm tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô và tối ưu chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng. Mô hình này nhằm cắt giảm tần suất giao hàng và giảm áp lực logistics, thoạt nhìn qua có vẻ “kinh tế” nhưng khi nhìn sâu vào chi phí vận hành, một sự thật khác dần lộ diện.

Những chi phí không xuất hiện trên báo cáo logistics nhưng ăn mòn trực tiếp vào lợi nhuận

Thứ nhất, mô hình này thường dẫn đến việc lưu kho kéo dài, khiến hàng hóa phải chịu thêm chi phí bảo quản, hư hao và khấu hao giá trị. Theo Wasp Barcode Technologies, chi phí lưu kho có thể chiếm từ 20% đến 30% giá trị hàng tồn kho mỗi năm, một con số không hề nhỏ nếu xét trên quy mô toàn hệ thống.

Thứ hai, hàng hóa bị “giam vốn” trong kho là một khoản chi phí cơ hội, khi đồng vốn đáng lý có thể được xoay vòng để phục vụ các chiến dịch bán hàng linh hoạt hơn, hoặc khai thác các điểm bán có tỷ suất sinh lời cao hơn.

Thứ ba là rủi ro hàng lỗi thời. Theo Gartner, có từ 6% đến 12% hàng tồn kho trở nên lỗi thời hoặc không bán được, đặc biệt trong các ngành hàng có tính mùa vụ cao hoặc các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn. Đây là khoản mất mát không xuất hiện ngay trong báo cáo logistics, nhưng sẽ “in đậm” trong báo cáo tài chính quý.

Thêm nữa, việc tiếp hàng chậm và rập khuôn khiến doanh nghiệp phản ứng chậm với biến động thị trường. Những mặt hàng bán chạy trong tuần có thể đã hết trước khi chuyến hàng tiếp theo đến nơi, trong khi các mặt hàng kém hiệu suất lại tiếp tục chiếm chỗ. Ở cấp độ cửa hàng, các quản lý điểm bán gần như không có quyền chủ động. Họ buộc phải “ôm” đơn lớn để đạt đơn hàng tối thiểu, hoặc đặt hàng theo cảm tính khi thiếu dữ liệu cụ thể về nhu cầu thực tại từng điểm bán. Sự “lỗi nhịp” giữa chuỗi cung ứng và thực tế tiêu dùng địa phương khiến mô hình tiếp hàng truyền thống trở nên thiếu linh hoạt và kém hiệu quả.

“Một đơn hàng đi, ngàn kệ hàng đầy”: Tái định nghĩa tiếp hàng bán lẻ theo nhịp tiêu dùng thực tế

Từ thực trạng trên, xu hướng mới trong ngành bán lẻ đang dần hình thành: Tiếp hàng phải chuyển từ “tiết kiệm” sang “tối ưu”, từ “giao cho đủ” sang “giao đúng nhu cầu”, và từ “gom hàng” sang “bổ sung theo dòng chảy tiêu dùng”.

Những mô hình mới như tiếp hàng theo kiện nhỏ (parcel-level restocking), vốn được phát triển từ nền tảng phục vụ thương mại điện tử, đang mở ra hướng đi khác biệt. Không còn bị ràng buộc bởi MOQ lớn, các điểm bán có thể tiếp nhận hàng hóa chỉ từ 5 ký, bất kỳ khi nào có nhu cầu. Nhịp giao hàng cũng linh hoạt và thường xuyên hơn, từ ba đến năm lần mỗi tuần, giúp chuỗi bán lẻ phản ứng kịp thời với thay đổi hành vi tiêu dùng, sự kiện thị trường, hay xu hướng đột ngột. Nhờ đó, hàng hóa có mặt đúng lúc, kệ hàng được giữ đầy đều đặn, và khách hàng không còn rời đi chỉ vì “món quen” biến mất vào cuối tuần.

Một lợi ích khác ít được nhắc đến, nhưng vô cùng giá trị với các CFO, là việc rút ngắn chu kỳ tài chính. Khi hàng hóa được giao linh hoạt, lượng tồn kho giảm đáng kể, đồng nghĩa với việc giảm lượng vốn bị giam giữ. Việc ghi nhận dữ liệu tiếp hàng theo từng điểm bán cũng giúp bộ phận thương mại – tài chính – hậu cần có cái nhìn chính xác hơn về luồng hàng hóa, tỷ lệ tiêu thụ, và thời gian quay vòng vốn.

Tại Việt Nam, một số nhà cung cấp dịch vụ logistics đã nhanh chóng thích nghi với làn sóng này. Ninja Van, đơn vị vốn nổi bật trong mảng vận hành cho thương mại điện tử, đã áp dụng mô hình Ninja B2B Stock Replenishment Solutions cho ngành bán lẻ, với triết lý đơn giản nhưng đầy ý nghĩa: “Một đơn hàng đi, ngàn kệ hàng đầy”. Mô hình này cho phép doanh nghiệp tái cấu trúc tư duy phân phối, từ tiếp hàng tuyến tỉnh sang vận hành theo điểm bán, từ chi phí ẩn sang minh bạch dữ liệu.

“Giải pháp tiếp hàng thế hệ mới không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn rõ những chi phí ẩn trong tái nhập kho, vốn thường bị bỏ sót trong báo cáo tài chính, mà còn cung cấp nền tảng dữ liệu để tái cấu trúc toàn diện cách thương hiệu quản trị hàng hóa, vốn lưu động và cơ hội tăng trưởng”, ông Phan Xuân Dũng – Chủ tịch Ninja Van Việt Nam, chia sẻ.

Dưới áp lực cạnh tranh ngày một lớn, không phải thương hiệu nào giao nhiều hơn sẽ thắng, mà là thương hiệu nào phân phối chính xác hơn, với ít rủi ro hơn, vòng quay vốn nhanh hơn và tầm nhìn rõ ràng hơn từ dữ liệu vận hành. Khi người tiêu dùng ngày càng mong đợi “ngay lập tức”, và mỗi quyết định mua hàng diễn ra ngay trước kệ hàng, thì logistics không còn là hoạt động hậu cần, mà là một phần của chiến lược tăng trưởng.