 |
"Làm việc đa nhiệm hiệu quả" dường như là một cụm từ mâu thuẫn. "Não bộ của con người không thực sự có thể hoạt động đa nhiệm được", Art Markman, chuyên gia tâm lý học nhận thức và là tác giả quyển Smart Thinking (tạm dịch: Tư duy thông minh) chia sẻ. "Điều não người thực sự làm, theo tôi, chính là phân bổ thời gian làm việc".
Phân bổ thời gian làm việc có thể hiểu như sau. Não của bạn chỉ thực sự tư duy một công việc mỗi lúc. Vì vậy, bạn tập trung hoàn toàn vào một công việc, rồi sau đó chuyển sang xử lý công việc tiếp theo. Quá trình chuyển đổi này diễn ra nhanh đến mức bạn ít khi nhận thấy bạn đang thực sự chỉ làm đúng một việc trong một khoảng thời gian nhất định. Thực tế, bạn thường cho rằng bản thân đang làm việc đa nhiệm trong khi cách não bộ của bạn hoạt động kỳ thực chỉ là phân bổ thời gian.
Phần lớn chúng ta đều tự nhận mình là người giỏi làm việc đa nhiệm, song chúng ta rất có thể đã lầm tưởng về khả năng này. "Bạn chính là người nhận định kém nhất về năng lực làm việc đa nhiệm của bản thân", Markman nói. Đó là vì vùng não được dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của chính bạn đang được vận hành cùng một lúc khi bạn làm việc. Vì vậy, bạn thực sự không có nhiều khoảng không để vùng não giám sát này thu thập thông tin và đưa ra đánh giá chính xác nhất.
Trở lại với môi trường làm việc có phần "hỗn loạn" của các startup, hay những văn phòng làm việc phải tương tác liên tục, bạn cần giúp não bộ xử lý tất cả các đầu việc tuần tự từng việc một mỗi lúc. Từ đó, bạn mới thực sự có thể làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết trên Entrepreneur, Nadia Goodman chia sẻ ba thủ thuật sau sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu làm việc đa nhiệm hiệu quả.
Nadia Goodman là một tác giả tự do sống tại New York. Trước khi cộng tác với tờ Entreprenuer, cô từng là biên tập viên phụ trách chuyên mục tâm lý, sức khỏe và chăm sóc sắc đẹp tại trang YouBeauty.com.
1. Xử lý những đầu việc liên quan đến nhau
Khi bạn làm một việc gì đó, não của bạn sẽ kích hoạt tất cả những nơ-ron và liên kết thần kinh có liên quan đến công việc ấy. Khi bạn chuyển sang làm việc khác, não của bạn cũng phải chuyển đổi theo. Quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, nhưng sẽ gây ra ảnh hưởng đến trí nhớ, sự tập trung và hiệu quả làm việc của bạn.
"Bạn chuyển đổi các đầu việc càng nhiều bao nhiêu thì trạng thái não bộ của bạn cũng sẽ thay đổi nhiều bấy nhiêu. Điều này sẽ làm bạn mất thời gian", Markman nói.
Nếu bạn muốn xử lý nhiều việc hiệu quả, hãy giảm thiểu quá trình chuyển đổi này của não bộ bằng cách nhóm các đầu việc có liên quan đến nhau để cùng xử lý trong một khoảng thời gian nhất định. Các đầu việc càng liên quan đến nhau thì quá trình chuyển đổi càng diễn ra mượt mà.
2. Sử dụng danh sách các việc phải làm
Nếu bạn làm việc trong môi trường "hỗn loạn", hãy tự tạo ra một hệ thống liệt kê các đầu việc để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót những đầu việc quan trọng hoặc những dự án dài hơi bị dồn đến ngày cuối mới xử lý. Để xử lý tốt công việc, cần tự nhắc bản thân về những việc cần thiết phải hoàn thành. Dán hoặc đặt danh sách các việc cần làm ở vị trí dễ nhìn thấy, thiết lập thứ tự ưu tiên xử lý cho từng đầu việc. Những giấy dán nhiều màu sắc nên được đính vào các đầu việc quan trọng để bạn có thể nhanh chóng nhận ra chúng.
3. Dùng thời gian rỗi để xem lại các thông tin ghi chú
Một trong những rủi ro của làm việc đa nhiệm chính là dễ dàng quên mất các chi tiết, thông tin trong những buổi họp. Khi đã quên và bạn càng cố nhớ lại một chi tiết nào đó mà đối tác hoặc khách hàng đã nhắc đến thì bạn chỉ càng thấy một vùng trắng thông tin trong não mình.
Vì vậy, trong một ngày làm việc bận rộn, nếu bạn chỉ kịp có thời gian để lướt qua nội dung các tài liệu quan trọng thì hãy dành thời gian cuối này để xem lại các tài liệu này một lần nữa. Đọc lại chúng khi bạn đang trên đường di chuyển (nếu bạn dùng phương tiện công cộng hoặc xe hơi) hoặc khi đang có thời gian rỗi, và tự giải thích lại với chính bạn về ý nghĩa của những điểm chính yếu trong tài liệu ấy. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được ý chính của vấn đề đang tìm hiểu. Ngoài ra, theo Markman, cách đọc lại và tóm ý này cũng giúp não bộ của bạn ghi nhớ thông tin tốt hơn.
