Thuê người quản lý

Người thay chủ quản lý doanh nghiệp khi đi công tác đóng vai trò gần như quan trọng nhất trong toàn đội ngũ. Dưới đây là những mẹo nhỏ giúp bạn tìm và phỏng vấn.

Dựa trên những tính cách của nhà quản lý bạn muốn tìm, hãy chuẩn bị một mẫu quảng cáo nhấn mạnh khía cạnh tích cực của doanh nghiệp.

Mẫu người quản lý lý tưởng

Vị quản lý bạn muốn tìm hẳn là người có kinh nghiệm, sự trưởng thành, sôi nổi, có động lực và khả năng làm việc. Một người tận tình và trung thực nữa thì càng lý tưởng. Đó là lý do để bạn đưa ra những bài kiểm tra tính cách và khả năng.

Trước tiên, hãy xác định doanh nghiệp bạn cần gì và điều gì thực sự quan trọng. Công việc quản lý doanh nghiệp hàng ngày cần những gì, bạn hãy viết ra. Thêm vào đó, hãy nhìn về tương lai vài năm tới, những đòi hỏi cho chức quản lý ấy có thay đổi không?

Nếu có thể lường trước, hãy thêm các tiêu chuẩn cần có vào bản mô tả vị quản lý doanh nghiệp tương lai.

Lên danh sách các yêu cầu về quản lý và phôtô thành nhiều bản. Khi phỏng vấn, bạn cũng nên viết ra những tính cách của từng ứng viên, cho điểm từ 1-10, và ghi lại một ít nhận xét về mỗi tính cách ấy để dễ so sánh về sau.

Đăng quảng cáo

Dựa trên những tính cách của nhà quản lý bạn muốn tìm, hãy chuẩn bị một mẫu quảng cáo nhấn mạnh khía cạnh tích cực của doanh nghiệp. Có thể bạn cho rằng khi liệt kê khía cạnh tiêu cực, bạn sẽ loại được ngay những người không phù hợp. Nhưng ở bước đầu tiên này, hãy dùng quảng cáo để thu hút thay vì để loại trừ ứng viên. Bạn có thể sàng lọc và đánh giá ứng viên qua cuộc phỏng vấn đầu tiên hoặc khi phỏng vấn qua điện thoại.

Nên đặt quảng cáo tuyển người ở nơi nào? Đừng đăng quảng cáo một việc quan trọng như thế lên mục quảng cáo rao vặt của tờ báo địa phương hay website việc làm chung chung, dù những phương tiện này vẫn có thể dùng được. Hãy quảng cáo trên những tờ báo và trang web dành riêng cho ngành công nghiệp, thương mại hoặc thử tìm nơi các chuyên gia săn đầu người.

Đăng quảng cáo trên các báo thương mại và web của báo ấy cũng không tốn kém lắm. Hơn nữa, khi quảng cáo trên báo kinh doanh, khả năng thu hút đội ngũ giỏi, đã qua sơ tuyển sẽ cao hơn.

Bạn có thể tìm được những người hoạt động đúng ngành từ trước nhưng không chủ động tìm việc. Họ chỉ lướt qua trang báo như thường lệ và bắt gặp quảng cáo của bạn. Nếu chỉ dựa vào mục quảng cáo rao vặt của các tờ báo bình dân, có thể bạn sẽ không tìm được chuyên gia trong ngành.

Tìm hiểu ứng viên

Thông thường, phỏng vấn nhân viên không đánh giá đúng được “con người bên trong” của họ, nhất là cho vị trí quản lý. Nếu muốn chọn một quản lý mà quyết định và việc làm hàng ngày của anh ta có ảnh hưởng đến doanh nghiệp, tốt nhất bạn nên biết được cách suy nghĩ và động lực chi phối tư duy của ứng viên, sau đó hãy chọn lựa hoặc từ chối một cách thông minh.

Giả sử bạn đã đăng một quảng cáo rất tâm đắc, chắc chắn sẽ có nhiều quản lý tương lai giỏi gọi điện đến. Một số khác sẽ gửi hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vắng mặt chỉ cho số điện thoại liên lạc trên quảng cáo, vì họ không muốn xét đến lý lịch trước. Họ thích sàng lọc ứng viên qua điện thoại hơn, và cũng để tiết kiệm thời gian phỏng vấn trực tiếp.

Các bước phỏng vấn

Cách 1:

Để lọc những ứng viên gọi điện đến, hãy làm một mẫu đơn, có chỗ ghi tên và thông tin liên lạc bên trên, phía dưới dành một vài dòng cho mục “lịch sử làm việc” và “trình độ văn hóa”. Nếu bạn có yêu cầu riêng gì về kỹ năng, như kinh nghiệm bán hàng/ kỹ thuật thì chừa thêm vài dòng cho mục đó. Yêu cầu các ứng viên điền thông tin vào, trong đó nêu cả mức lương quá khứ để bạn sàng lọc những người không đáp ứng tiêu chuẩn tối thiểu của công việc.

Cách 2:

Một cách phổ biến hơn nữa là không tiếp qua điện thoại. Thay vào đó, yêu cầu ứng viên viết email hoặc gửi fax, hồ sơ đến văn phòng làm việc. Có thể nhờ người lọc hồ sơ chọn ra những người phù hợp nhất với vị trí đang tuyển, rồi bạn gọi điện để trao đổi thêm những thông tin cần thiết. Đây là cách lọc hồ sơ rất phổ biến của các doanh nghiệp quảng cáo tuyển người trên mạng.

Chọn ra 10 ứng viên sáng giá nhất và hẹn phỏng vấn từng người. Không nên xem hồ sơ là cách duy nhất để đánh giá ứng viên giỏi, mà chỉ nên coi đó là cách để kiểm tra nhận xét của công ty cũ đối với ứng viên.

Nếu tuyển dụng dựa vào hồ sơ thì có thể bạn chỉ chọn được những nhân viên viết hồ sơ hay chứ không phải những người tài giỏi. Nếu làm các việc khác trước và yêu cầu nộp hồ sơ sau cùng, có thể bạn sẽ tìm được nhà quản lý giỏi nhưng viết hồ sơ không hay.

Cần yêu cầu ứng viên điền đầy đủ thông tin vào hồ sơ xin việc kèm theo nhận xét của công ty cũ. Nếu bạn không yên tâm sau khi đã phỏng vấn, hãy liên hệ với công ty cũ của ứng viên để biết người bạn sắp tuyển là người như thế nào.

Khi phỏng vấn, hãy đặt hồ sơ của ứng viên trước mặt bạn, dành đủ thời gian để bạn lẫn ứng viên không phải vội vã, và không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Phần lớn người đi xin việc đều hồi hộp, lo lắng khi phỏng vấn, vì vậy bạn hãy làm giảm căng thẳng cho họ. Chẳng hạn, khi ứng viên bước vào phòng, bạn vui vẻ: “Cứ tự nhiên và thoải mái nhé!” hoặc “Anh dùng cà phê nhé!”

Hãy lịch sự và thân thiện, nhưng tránh nói nhiều chuyện vặt vì sẽ lãng phí thời gian và làm mất bầu không khí nghiêm túc. Bạn nên là người mở lời trước. Hãy nhiệt tình và hứng khởi khi nói về doanh nghiệp của mình để nhân viên cũng được lây nhiệt tình ấy.

Tiết kiệm thời gian phỏng vấn

Trong lúc phỏng vấn, hãy đề cập đến các lĩnh vực khác nhau để tìm hiểu càng nhiều càng tốt về ứng viên (nhưng tránh các câu hỏi phân biệt về chủng tộc, con cái, tôn giáo…). Nếu chưa biết về mức lương quá khứ hay chính sách đền bù trợ cấp nhân viên mong đợi, hãy trao đổi với họ. Nếu có thể, hãy đưa ra mức lương cao hơn, hoặc ít là ngang bằng mức lương của đối thủ cạnh tranh.

Khi biết đây không phải là người bạn muốn nhận vào làm, hãy kết thúc cuộc phỏng vấn càng sớm càng tốt. Kéo dài thêm cũng không ích gì, nhưng nhớ thông báo: “Cảm ơn anh. Hôm nay đến đây là đủ rồi. Chúng tôi sẽ báo kết quả cho anh sau khi quyết định”.

Trong phần này, nếu bạn nói sẽ báo cho ứng viên biết, bạn phải nhớ thực hiện. Có thể viết cho họ vài dòng như: “Xin thông báo đến anh/ chị: Công ty chúng tôi đã đủ người cho vị trí XYZ. Cảm ơn anh/ chị đã quan tâm và dành thời gian cho công ty”.

Còn nếu bạn quan tâm đến ứng viên, hãy tiếp tục và thông báo với họ như trên. Nói họ suy nghĩ thêm về công việc, và nếu còn quan tâm hãy gọi cho bạn. Sau cùng, hãy nghiên cứu hồ sơ của họ. Nếu có nghi vấn về hồ sơ hoặc lời nhận xét của công ty cũ không thống nhất, hay bất cứ điều gì không hợp lý, hãy làm rõ khi họ gọi lại cho bạn để hỏi về công việc.

Đừng quên tuyển một quản lý là chuyện nghiêm túc hơn nhiều so với tuyển thư ký hay tiếp tân. Đó là lý do vì sao phải đặt những câu hỏi cụ thể và sâu sắc ngay từ vòng phỏng vấn đầu tiên. Bạn phải hỏi những câu về chính doanh nghiệp của mình để xem những điều bạn biết có phù hợp với hiểu biết ứng viên có hay không.

Hãy nghĩ đến những tình huống có thể xảy ra trong năm, sáu tháng tới và hỏi cụ thể xem ứng viên sẽ xử lý việc đó ra sao. Bằng cách đó, bạn vừa đánh giá được các ứng viên, vừa học được nhiều từ sáng kiến quản lý của họ.