Chia sẻ kiến thức hiệu quả cho nhân viên

Việc nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên được các doanh nghiệp thực hiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn tổ chức các khóa đào tạo, mời chuyên gia huấn luyện ngay tại nơi làm việc, nếu có điều kiện thì tổ chức dự án với sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn từ bên ngoài nhằm tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia dự án học hỏi khi cùng làm việc với chuyên gia…

Đọc E-paper

Có cách tiếp cận khác nữa được Leslie Gordan, tác giả cuốn sách Employee Development: Big Business Results on a Small Business Budget (tạm dịch: Tốn ít chi phí mà thu được kết quả lớn trong việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực) do Nhà xuất bản Landrum Human Resources, Kindle Edition ấn hành năm 2011, đề cập.

Tác giả cho rằng phí tham dự các hội thảo có thể rất cao và chi phí đi kèm (vé máy bay, tiền khách sạn, tiền ăn…) nhiều khi cũng rất tốn kém. Do đó, để các nhân viên đều có thể thu nhận được kiến thức phổ biến từ các hội thảo thì người được cử đi dự hội thảo phải có trách nhiệm chia sẻ những gì học hỏi được cho đồng nghiệp ở nhà. Tùy vào nội dung các hội thảo hoặc khóa đào tạo mà có cách chia sẻ phù hợp, ví dụ:

1. Giới thiệu tóm tắt về nội dung hội thảo hoặc khóa đào tạo tại buổi họp của phòng ban. Nếu có những nội dung thú vị, có thể tổ chức một buổi trình bày cụ thể hơn, còn nếu đó là vấn đề chuyên môn thì tổ chức hẳn một lớp đào tạo nội bộ cho những người cần được bồi dưỡng.

2. Viết bản tóm tắt nội dung hội thảo để gửi đến những người phụ trách các phòng ban nhằm mục đích chia sẻ thông tin.

3. Đăng một trang thông tin tóm tắt lên bản tin hằng tháng.

4. Chia sẻ cho nhau tài liệu nhận được từ hội thảo.

5. Đăng một phiên bản trên website công ty để mọi người cùng tham khảo.

Những việc trên đều tốn chi phí, nhưng vẫn tiết kiệm hơn nhiều so với chi phí cho vài người đi dự hội thảo hoặc đi đào tạo. Trong thực tế áp dụng, có những đề xuất như sau:

1. Khi đăng ký cho một nhân viên đi dự hội thảo (hoặc khóa đào tạo) thì đồng thời lên kế hoạch cho việc truyền đạt lại thông tin và kiến thức từ hội thảo (hoặc khóa đào tạo) cho những người ở nhà.

2. Cần nghiêm túc thực hiện quy định là người nào đã được dự hội thảo (hoặc khóa đào tạo) mà không chia sẻ thông tin, kiến thức như đã đề ra thì bị xử lý kỷ luật và không được cử đi dự các lần sau. Cũng nên dành cơ hội cho nhiều người được dự hội thảo (hoặc khóa đào tạo) để bảo đảm chính sách chia sẻ kiến thức không bị đứt đoạn hoặc không quá tập trung vào một vài người.

3. Thiết lập quy trình truyền đạt kiến thức mới, trong đó người đã dự hội thảo (hoặc khóa đào tạo) phải có trách nhiệm báo cáo như thế nào và những người được chia sẻ thông tin cũng có trách nhiệm tiếp thu ra sao khi được mời nghe báo cáo.

4. Tổ chức khảo sát ý kiến để biết rõ việc truyền đạt lại kiến thức và thông tin được thực hiện hiệu quả ra sao và thường xuyên rút kinh nghiệm trong cách tổ chức truyền đạt lại. Những câu hỏi khảo sát có thể đi vào nhiều khía cạnh, ví dụ kiến thức được truyền đạt lại có giá trị không, có giúp cải tiến hiệu quả công việc hay hiệu suất làm việc không, người trình bày nên cải tiến việc trình bày theo hướng nào, nội dung được trình bày có nên là một chủ điểm đào tạo nội bộ trong tương lai hay không…

Trong trường hợp doanh nghiệp bố trí được vài người trực tiếp dự hội thảo (hoặc khóa đào tạo) thì ngoài việc mỗi người chịu trách nhiệm truyền đạt lại một vấn đề, nên để cho họ bình luận và phản biện lẫn nhau trong khi chia sẻ lại kiến thức mà họ đã thu nhận được, nhờ đó mà những người không trực tiếp dự hội thảo (hoặc khóa đào tạo) cũng hiểu được thấu đáo những kiến thức mới.