Mẹo làm việc hiệu quả trong năm mới

Công việc nào quan trọng hơn? Nếu có một khách hàng đang chờ lời đề nghị của bạn để gia hạn hợp đồng hay bạn sẽ cố gắng hoàn thành công việc sếp đã giao một cách sớm nhất?

Tết đã qua đi nhưng dư vị của ngày lễ cổ truyền vẫn còn đọng lại với không ít người. Xin mách nhỏ một số mẹo khá thú vị giúp bạn làm việc năng suất hơn trong những ngày đầu năm:

1. Đặt thứ tự ưu tiên cho các phần việc

Đây là một chuyện cần làm liên tục. Công việc nào quan trọng hơn? Nếu có một khách hàng đang chờ lời đề nghị của bạn để gia hạn hợp đồng hay bạn sẽ cố gắng hoàn thành công việc sếp đã giao một cách sớm nhất?

Ưu tiên các công việc của bạn dựa trên chỉ số ROI (tức lợi nhuận thu về khi đầu tư). Bất kỳ người nào cũng có thể làm được điều này nhưng bí quyết ở đây là làm thế nào? Nếu bạn thích kiểu kế hoạch, hãy làm một lịch trình về các công việc hàng tuần hoặc hàng tháng. Nếu thích danh mục hơn, bạn có thể tạo danh mục thứ tự ưu tiên khi bắt đầu một ngày mới. Biết được những gì phải làm trước tiên không chỉ giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình, mà còn đảm bảo sự tập trung vào công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.

2. Rời cơ quan vào một thời điểm cụ thể

Nếu bạn rời cơ quan vào đúng 5 giờ chiều, bạn sẽ có nhiều khả năng làm việc hiệu quả hơn. Tại sao lại vậy? Bởi chỉ có một yếu tố gọi là “thời hạn” mới giúp chúng ta nỗ lực hơn. Nếu nói rời cơ quan khi bạn hoàn thành công việc, bạn sẽ gặp hai vấn đề:

- Một là, nếu có rất nhiều việc phải làm, làm sao bạn có thể biết được mình có hoàn thành chúng không?

- Hai là, nếu không có thời điểm dừng lại cụ thể, bạn sẽ trì hoãn công việc.

Lập nên thời hạn giúp bạn làm việc tốt hơn và xác định cái gì là quan trọng.

3. Lập kế hoạch các cuộc gọi

Lập ra một thời gian để nhận tất cả các cuộc gọi của bạn. Tin nhắn sẽ ngốn rất nhiều thời gian và nếu gọi điện thoại trong khi đang làm việc, nó có thể ảnh hưởng đến những ý tưởng phát triển dự án. Thay vào đó, nghĩ xem khi nào bạn có khả năng tốt nhất để gặp và trao đổi thông tin với mọi người và hãy gọi cho họ vào lúc đó. Đừng quên để ý đến khoảng thời gian và thói quen của những người mà bạn muốn tiếp cận.

Tất nhiên, cũng không nên quá cứng nhắc về vấn đề này, đôi khi cần linh hoạt để nhận những cuộc điện thoại quan trọng. Điều cuối cùng là nhớ trả lời các cuộc gọi vào cuối ngày vì nếu để đến hôm sau, bạn có thể lỡ rất nhiều kế hoạch và cơ hội trong công việc.

4. Giải quyết mọi việc ngay lập tức

Nếu có việc nào đó xuất hiện và bạn có thể giải quyết nhanh trong vài phút, nên thực hiện ngay. Không có lý do gì để trì hoãn. Nhưng nhớ rằng, lời khuyên này chỉ đúng cho những việc nhỏ nhặt như là trả lời một câu hỏi của khách hàng. Nếu không bắt đầu các công việc theo cách này, bạn sẽ không làm được chuyện gì cả.

5. Giữ bàn làm việc ngăn nắp

Không sắp xếp một cách ngăn nắp thì chính chiếc bàn làm việc lại khiến công việc của bạn chậm lại. Sắp xếp tất cả các tập tài liệu để bạn không mất thời gian tìm chúng. Làm tương tự đối với hộp thư điện tử. Bỏ hết tất cả các tài liệu thừa hoặc không cần thiết đi, đừng giữ lại như một thói quen để lần sau rồi vứt cả thể; điều đó sẽ khiến đống tài liệu của bạn chất như núi mà không tìm được đúng cái bạn cần. Quy luật chung: nếu tài liệu nào dùng thường xuyên, hãy để trước mặt, còn lại hãy cất vào ngăn kéo.

6. Lập kế hoạch làm việc

Không phải tất cả mọi người làm việc đều giống nhau. Có thể bạn là một người dậy sớm và cảm thấy rất khoẻ vào buổi sáng, vậy hãy làm các việc khó “nuốt” lúc minh mẫn nhất và dành buổi chiều cho những chuyện nhẹ nhàng hơn để không khiến một ngày làm việc trở nên stress và khủng hoảng tinh thần bạn. Mấu chốt vấn đề là biết rõ những thế mạnh của bạn và tối đa hóa chúng.

7. Đơn giản hóa các công việc lặp lại

Có một số công việc mà ngày nào bạn cũng phải làm đi làm lại; nó dễ gây nhàm chán nhưng hãy chắc chắn rằng bạn không làm bước nào qua quýt và nên rút kinh nghiệm từ những gì đã làm để đơn giản hoá phần việc thường xuyên lặp lại.

Cách khác là quan sát các đồng nghiệp làm cùng công việc đó; bạn sẽ ngạc nhiên về những điều có thể học hỏi từ họ.

8. Lên danh mục những việc cần làm

Một cách tốt để đảm bảo công việc luôn đạt được hiệu quả về số lượng là biết tận dụng khoảng thời gian trống. Muốn vậy, bạn cần có danh sách những việc cần làm trong ngày và không lãng phí bất kỳ thời gian nào để nghĩ xem bây giờ nên làm gì. Viết tất cả các công việc bạn sẽ làm vào danh sách này. Vào cuối ngày, chuẩn bị một danh mục việc cần làm cho ngày hôm sau để bạn có thể bắt tay vào việc ngay lúc tới cơ quan. Nhớ gạch đi điều đã hoàn thành, chúng sẽ giúp bạn nhận ra những gì mình đã làm và cảm thấy hạnh phúc khi công việc kết thúc.

9. Tập trung tất cả thông tin

Không để lãng phí thời gian “cóp nhặt” từng thông tin một từ máy tính, điện thoại hay hòm thư điện tử. Tập trung tất cả thông tin liên quan vào một nguồn dễ tiếp cận nhất để khi tìm, bạn sẽ mau chóng có tất cả chứ không phải “xới tung” mọi ngõ ngách trong máy tính hay điện thoại.

10. Tối thiểu hóa sự mất tập trung

Nếu không phải là công việc, đừng để đầu óc bạn bị gián đoạn bởi những thứ tầm phào xung quanh. Tránh việc thường xuyên tán gẫu với đồng nghiệp. Kiểm tra thư điện tử cá nhân chỉ khi bạn nghỉ giải lao. Lập một thời gian hạn chế cho việc lướt net, ví dụ như 10 phút tối đa trong buổi sáng. Tắt điện thoại khi bạn không dùng nó cho công việc và chỉ kiểm tra tin nhắn trong thời gian rỗi riêng của bạn.