Đàm phán: Khi nào cần, khi nào không?

Đàm phán có thể là cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề bất đồng, nhưng thỉnh thoảng lãnh đạo cũng nên tự mình ra quyết định. Nếu bạn đang nắm giữ một vị trí quan trọng, thỉnh thoảng hãy cho phép mình thực hiện công việc theo cách riêng, đừng quá quan tâm đến ý muốn của các đối tác.

Để biết nên làm gì, hãy thử đặt bản thân vào một trường hợp cần đến sự đàm phán, sau đó, đánh giá các tiêu chí như: mức độ quan hệ giữa bạn và đối tác, sự cân bằng giữa quyền lực của các bên liên quan và mức độ quan trọng của vấn đề cần giải quyết.

Đồng thời, hãy tự hỏi mình sẽ được gì nếu cuộc đàm phán diễn ra theo đúng ý, ngược lại thì sẽ mất gì. Khi vấn đề đó quan trọng với bạn, khi việc tìm kiếm các giải pháp thay thế cần nhiều chi phí thì đàm phán có thể là giải pháp hợp lý.

Hãy nhớ rằng luôn có rủi ro cao trong quá trình đàm phán.

Đầu tiên và rõ ràng nhất, đàm phán mất thời gian. Nếu bạn có thời gian để tham dự vào những buổi trao đổi kéo dài và trở đi trở lại thì hãy đàm phán. Nếu không bạn hãy ra quyết định và thực hiện nó.

Thứ hai, khi bạn đàm phán với một đối tác khác, bạn biểu lộ ra rằng họ đang có điều bạn cần hay muốn. Điều này làm gia tăng sức ảnh hưởng của đối tác của bạn. Điều này có thể tốt nếu bạn muốn thiết lập một mối liên hệ lâu dài, đôi bên cùng có lợi. Điều này cũng có thể tạo ra những rủi ro lớn. Đừng phạm phải sai lầm khi đàm phán một cách dễ dãi hoặc tạo ưu thế cho các đối tác.

Sau đây là vài lời khuyên giúp bạn quyết định sáng suốt khi bước vào bàn đàm phán:

Đàm phán có thể không phát huy tác dụng khi:

1. Hai bên không cùng mục đích chung. Khi hai bên đàm phán có những sự quan tâm khác nhau thì việc thảo luận sẽ không đi đến kết quả cuối cùng.

2. Bạn không có thời gian.  Đàm phán cần rất nhiều thời gian, do đó bạn cần tính toán đến giải pháp hành động không qua đàm phán. Sự chậm trễ trong việc đàm phán có thể làm lỡ mất cơ hội hành động.

3. Quyền lực không cân xứng. Nếu đối tác ở vị thế quyền lực áp đảo, có tất cả các lợi điểm khi ngã giá và kiểm soát tất cả các nguồn lực thì bạn nên hoãn cuộc đàm phán lại cho đến khi bạn tìm được vài điểm có lợi cho mình.

Đàm phán hiệu quả khi:

1. Vấn đề đòi hỏi phải nỗ lực. Không phải vấn đề nào cũng đủ quan trọng để đàm phán và bạn cũng không thể đàm phán với mọi thứ. Điểm khác nhau giữa những vấn đề quan trọng với vấn đề khác chính là việc không cần thiết phải nỗ lực. Vấn đề là ở chỗ có những hậu quả chỉ xuất hiện sau một thời gian dài.

2. Bạn có thể tự hoạt động nhưng có thể không biết được những rủi ro tiềm ẩn về sau. Trong ngắn hạn, bạn không cần hợp tác với một bên khác nhưng về lâu dài, thì việc hợp tác sẽ mang lại lợi ích cho bạn.

3. Bạn đang có hoặc mong muốn có sự hợp tác lâu dài với đối tác. Khi đó, đàm phán là điều cần thiết để duy trì sự tin tưởng và cam kết giữa hai bên.

4. Bạn vẫn có thể mắc sai lầm. Dù bạn có đủ khả năng để làm mọi thứ một mình thì việc đàm phán vẫn là cơ hội để bạn kiểm chứng lại tính khả thi trong các ý tưởng.

Không nên xem đàm phán như một hình thức làm việc, mà chỉ nên áp dụng khi bạn thực sự mong muốn giải quyết những xung đột trong thực tế.