Cần tích lũy nội lực và xây dựng quy trình đồng bộ khi phát triển chuỗi cửa hàng

Để trả lời cho câu hỏi vì sao chuỗi cửa hàng mang thương hiệu cơm tấm Phúc Lộc Thọ lại có bước bứt phá ngoạn mục, từ 5 cửa hàng lên đến 33 cửa hàng tại 17 quận huyện ở TP.HCM - tăng hơn gấp 6 lần trong giai đoạn 2019-2020, cao điểm của đợt bùng phát dịch vốn ảnh hưởng không nhỏ đến nhiều loại hình cửa hàng và dịch vụ, ông Quý cho hay rằng đó là nhờ giai đoạn tích lũy đầy đủ cả lượng lẫn chất 13 năm trước đó.

Từ câu chuyện cây tre… đến đảm bảo chất lượng đồng bộ

Câu chuyện của chuỗi cơm tấm được hình thành với ước mơ nâng tầm ẩm thực Việt đã nhen nhóm từ khi ông Quý còn là học sinh, với công việc làm theo vào những mùa hè là làm bồi bàn ở nhà hàng và giao nhận bánh mì. Phúc Lộc Thọ thành lập từ 2005, và cần đến 13 năm để đạt đến con số 5. “Việc phát triển chuỗi cửa hàng tương tự việc phát triển của cây tre”, ông Quý ví von. “Trong 4 năm đầu, mỗi năm cây tre chỉ cao thêm được 3 cm, nhưng kể từ năm thứ 5 trở đi thì mỗi ngày lại cao được thêm 30 cm, sau 7-8 tuần đã cao thêm được khoảng 15m.

Để phát triển được như vậy, trong 4 năm đầu, cây tre đã dùng gần như toàn bộ nguồn lực để phát triển bộ rễ rộng thêm hàng trăm mét vuông, cắm sâu vào lòng đất. Cách phát triển của chuỗi cửa hàng Phúc Lộc Thọ cũng có nét tương đồng với việc tạo lập những nền tảng căn cơ nhất. Chính nhờ nền tảng này mà Phúc Lộc Thọ có thể phát triển mạnh mẽ trong 2 năm trở lại đây, dù vào giai đoạn cao điểm của dịch bệnh khi nhiều chuỗi của hàng phải đóng cửa hay tạm ngừng hoạt động”, ông Quý đúc kết.

Theo ông Quý, việc đầu tiên cần làm đối với việc phát triển chuỗi, không chỉ là chuyện an toàn thực phẩm mà còn phải duy trì chất lượng sản phẩm hàng hóa, đảm bảo sự đồng bộ ở từng cửa hàng trong chuỗi, dù ở bất cứ ngành nghề nào. "Phúc Lộc Thọ đã xây dựng được quy trình bài bản ở tầm quản lý vĩ mô, mà thực ra ở tầm vi mô là tổ hợp tất cả công việc có sự sắp xếp thứ tự ưu tiên tùy mức độ quan trọng, rồi sau đó mã hóa những công việc đó thành những tiêu chuẩn và văn bản để có thể truyền đạt lại và áp dụng lên đội ngũ nhân viên, từ 10 người đến trăm người, thậm chí cả ngàn người như hiện tại, để mọi người cùng nhau làm việc  trên nền tảng đó” - ông Quý chia sẻ.

“Tiếp đến là việc xây dựng hệ thống quản trị và chuyên môn hóa từng vị trí từng chức năng, nhờ đó các bộ phận có thể cùng hoạt động độc lập nhưng vẫn có thể liên kết được với nhau. Chính nhờ 13 năm đúc kết như thế, chúng tôi đã xây dựng được hệ thống quản trị và vận hành chi nhánh, từ đó có thể quản lý được mọi thành viên trong hệ thống, từ nhà quản lý, ban giám đốc (BOD) gồm 5 thành viên cùng trưởng 13 phòng ban bộ phận”.

"Để quản lý chặt chẽ và đồng bộ chất lượng thực phẩm ở từng cửa hàng, ngoài việc liên kết với nhà cung cấp uy tín như CP hay Vissan, việc cần làm là phải xây dựng được nhà máy riêng để chuẩn hóa và có bước phối kiểm từ nguồn nguyên liệu liệu đầu vào đến bước chuẩn hóa, từ phối kiểm trong sản xuất và sau sản xuất đến việc chuẩn hóa và phối kiểm đầu vào tại cửa hàng và quy trình phục vụ tại nhà hàng. Có bao nhiêu quy trình thì có bao nhiêu bước kiểm tra tương ứng. Mỗi ngày có hơn 60 loại biểu mẫu để hàng ngàn con người ở các bộ phận và cửa hàng cùng làm việc, báo cáo, và vận hành đồng bộ với nhau. Đó là cách Phúc Lộc Thọ đang vận hành".

Ông Quý cũng chia sẻ thêm là ngoài những yếu tố trên, người lãnh đạo doanh nghiệp cần có tư duy tích cực để nhìn nhận và nắm bắt được cơ hội trong bất kỳ tình huống nào. Vậy nên dù trong giai đoạn dịch đầu 2020, Phúc Lộc Thọ vẫn kiên định con đường mở rộng chuỗi dù ngắn hay dài hạn sẽ còn tùy thuộc vào tình hình diễn biến của dịch bệnh.

Đồng hành cùng ông Quý tham gia xây dựng Phúc Lộc Thọ ngay từ những ngày đầu là người em trai Phan Sỹ Thi. Với xuất phát điểm từ doanh nghiệp gia đình cả hai anh em ban đầu đều đa nhiệm, tuy nhiên khi doanh nghiệp lớn mạnh, việc đa nhiệm sẽ không còn mang lại hiệu quả nữa. Theo ông Quý, lúc này doanh nghiệp cần phải tính đến giai đoạn chuyên môn hóa dựa trên sở trường của từng người: ông Quý chịu trách nhiệm tìm địa điểm và đề ra cách thức, quy mô phát triển địa điểm, ông Thi triển khai việc kinh doanh cụ thể tại một cửa hàng.

“Trong trong quá trình vận hành, với văn hóa đối thoại trong doanh nghiệp đã được xây dựng ngay từ buổi ban đầu, mọi người thẳng thắn trao đổi, chỉ những lỗi sai của nhau. Vai trò này đôi khi có thay đổi trong từng giai đoạn hay trường hợp cụ thể. Sự đồng sức đồng lòng của hai anh em và tất cả mọi người thông qua đối thoại cởi mở là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công hiện tại", ông Quý cho biết.

Để làm chủ, có cần làm nhân viên?

Trong khuôn khổ talkshow Câu chuyện thành công, ông Quý kể lại câu chuyện làm bồi bàn trong thời gian hè khi ông còn học lớp 8, nhờ phục vụ bàn của khách VIP, nên có đêm, ông nhận được 300.000-400.000đ dù lương tháng khi ấy chỉ 800.000đ, hay việc ông đi giao bánh mì baguette năm lớp 10 với chỉ tiêu 120.000đ tiền xăng mỗi tháng. “Mỗi công việc lại dạy cho tôi một bài học rất cụ thể trong quá trình làm việc: đó là không quan tâm nhiều đến công việc mà quan tâm nhiều đến trải nghiệm của khách hàng với tinh thần phụng sự cao nhất, quan tâm nhiều đến đồng đội nhiều hơn để hỗ trợ cho đồng đội của mình tốt nhất dù đó không phải là việc của mình" - ông Quý chia sẻ. Theo ông, quá trình tích lũy kinh nghiệm và kiến thức trong ngành dịch vụ, phục vụ khách hàng, và kiến thức cơ bản của ngành logistics để biết cách tối ưu chi phí là những bài học đầu đời vô cùng quan trọng.

“Với tâm thế đó, các bạn sẽ không nghĩ nhiều đến những lợi ích cá nhân mà quan tâm hơn đến lợi ích chung của đội hay nhóm mình, và nhờ đó sẽ giúp ta có thái độ và hành vi rất hăng say và nhiệt huyết và qua đó những người quản lý của mình sẽ quan sát thấy điều đó, cộng với thái độ lễ phép, tinh thần cầu thị và chịu học hỏi thì chắc chắn sẽ được đưa vào các nhóm đặc biệt để ưu tiên vào thành phần quản lý sau này”, ông Quý chia sẻ với các bạn sinh viên.

“Không thầy đố mày làm nên là câu nói vô cùng chính xác vì trong suốt quá trình phát triển, tôi luôn phải đi tìm những người thầy để có cái nhìn tổng thể về ngành kinh doanh, đồng thời học hỏi những tinh hoa và đúc kết lại thành những bài học cụ thể nhằm chia sẻ và chỉ bảo lại cho nhân viên. Quá trình thành công của một người một người không thể thiếu vai trò quan trọng của những người thầy, người hướng dẫn. Thầy Trần Kim Thành - Chủ tịch tập đoàn Kinh Đô trước đây, từng điều hành doanh nghiệp với quy mô lên đến 10.000 nhân viên đã dạy tôi cách nhìn ra những vấn đề cần ưu tiên và đâu là những vấn đề hay gặp phải trong quá trình kinh doanh, giải quyết như thế nào" - ông Quý cho biết.

"Bên cạnh đó, tôi muốn gởi lời cảm ơn đến bà Lê Thị Thanh Lâm - Phó chủ tịch Hội nữ doanh nhân TP.HCM, người đã truyền cho tôi rất nhiều cảm hứng. Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong nghề, bà đã chia sẻ cách làm sao để tuyển dụng đội ngũ nhân tài về cho tổ chức qua những bài học thực tế, giúp tôi xây dựng được đội ngũ hôm nay" - ông Quý bày tỏ.

"Nếu bạn tự làm thì sẽ mất rất nhiều thời gian, có thể mất từ 3 đến 5 năm, nhưng nếu có một vị cố vấn tuyệt vời thì chúng ta chỉ cần mất từ 6 tháng đến một năm thì đã có đội ngũ vững chắc" - ông Quý khẳng định.