Cách CEO giải quyết hàng trăm email mỗi ngày

Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi cáu” mỗi khi mở ra. Hẳn ai cũng từng trải qua cảnh phải nhìn chằm chằm vào từng dòng email và phân vân tự hỏi không biết chúng có cần được hồi âm hay không. Và sau đó, cứ mỗi lần trả lời xong 1 email thì ngay lập tức lại nhận được 3 email mới.

Tom Patterson - CEO của thương hiệu đồ lót nam Tommy John, là một người hiểu được nỗi đau đầu đó. Patterson từng chia sẻ rằng, sau khi phát triển công ty lên quy mô 50 nhân viên, anh đã trở nên cẩn thận hơn trong cách sử dụng thời gian của bản thân.

Patterson cho biết: “Có thể nói rằng, trong những năm vừa qua, tôi đã thực sự bước vào một cuộc đua với thời gian. Bạn cần làm thế nào để ‘lợi dụng’ thời gian hiệu quả, để bạn có thể nhận hoặc lấy lại nhiều nhất thời gian mà bạn có”.

Patterson cho biết thêm: “Xét cho cùng, thành công cho doanh nghiệp của bạn đến từ việc liệu các nhân viên có thể tập trung thực hiện những gì cần làm hay không, và nếu như bạn đang sa lầy vào quá nhiều tiểu tiết thì có nghĩa là bạn đã đi sai hướng”. Việc thuê một trợ lý quản lý lịch làm việc của mình đã tạo ra một sự khác biệt lớn về năng suất lao động của Patterson.

Ông cũng đồng thời chia sẻ làm cách nào để quản lý hộp thư email luôn trong tình trạng quá tải khi nhận đến hàng trăm thư mỗi ngày.

Bắt đầu từ cuối năm 2015, Patterson đã thiết lập một thông báo tự động có nội dung như sau: “Sắp tới tôi chỉ kiểm tra email trước 9 giờ sáng và sau 5 giờ chiều, do đó việc trả lời email sẽ hơi chậm trễ. Nếu khẩn cấp, xin vui lòng gọi điện thoại hoặc nhắn tin. Trong vòng 2 ngày nếu tôi không trả lời thư, xin vui lòng gửi lại nó”. Thông báo này được tự động chuyển tới những người gửi email cho Patterson ngoài khung giờ nói trên.

Tom Patterson - nhà sáng lập kiêm CEO của Tommy John. Ảnh: Business Insider

Patterson giải thích việc không trả lời email ngay lập tức tạo điều kiện cho nhân viên tự thân đứng ra giải quyết ngay một số vấn đề mà không cần sự cho phép của lãnh đạo. Thêm vào đó, điều này còn làm thay đổi sự kỳ vọng của mọi người theo hướng  hợp lý hơn: “Mọi người cảm thấy thoải mái hơn, họ sẽ ngừng thắc mắc ‘Liệu sếp đã nhận được  email chưa nhỉ?’ hoặc ‘Hay là email của mình đã bị chuyển vào hộp thư rác?’”.

Đây không phải là một giải pháp lý tưởng, nhưng nó là một cách khá hiệu quả để bạn chú tâm vào công việc hơn là cứ nghĩ ngợi vẩn vơ về việc kiểm tra email. Nếu bạn có ý định sử dụng giải pháp này, hãy lưu ý rằng việc sử dụng hệ thống trả lời email tự động chỉ có hiệu quả trong một khung giờ nhất định do bạn tự đặt sẵn. Sau khung giờ đó, tốt nhất bạn nên kiểm tra email để tránh bị nói là người vô trách nhiệm.

Bạn cũng có thể làm theo John và Bert Jacobs - những nhà sáng lập của hãng thời trang Life is Good, những người đã từng dứt khoát tuyên bố không sử dụng email. Họ chia sẻ với Bussiness Insider rằng họ có thể “dùng thời gian đó để nghiên cứu những câu hỏi hoặc dự án trình độ cao và trở nên sáng tạo hơn bởi vì tâm trí chúng tôi lúc này rất thoải mái và không vướng bận gì cả”.

Điều này nghe có vẻ điên rồ nhưng trong cuốn sách tự truyện của mình, anh em nhà Jacobs đã viết: “Chúng tôi luôn tự hỏi mọi người có trở nên bực bội không, hay liệu ‘cảnh sát email’ có đến bắt chúng tôi không, nhưng điều đó có bao giờ xảy ra đâu”.

>7 cụm từ không nên có trong một email chuyên nghiệp

>Khi CEO viết email