 |
Trong quá trình phân phối sản phẩm, bên giao hàng cho đại lý có thể làm việc với rất nhiều đại lý khác nhau. Do đó, các điều khoản trong hợp đồng đại lý cần vừa đáp ứng được nhu cầu, vừa đảm bảo quyền lợi của các bên tham gia.
Dưới đây là 5 vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thoả thuận về điều khoản giao hàng trong hợp đồng đại lý:
Địa điểm giao hàng không cố định
Thực tế, do đặc thù của từng đơn hàng, thời điểm giao hàng, chủng loại hàng hoặc số lượng hàng đặt mà địa điểm giao hàng có thể không được bên đại lý xác định cụ thể.
Điều này khiến bên giao hàng cho đại lý bị thụ động trong việc xác định thời gian giao hàng phù hợp, đồng thời không xác định được phí vận chuyển chính xác từ đó dẫn đến xảy ra rủi ro về chi phí phát sinh ngoài dự tính.
Như vậy, đối với trường hợp không có địa điểm giao hàng cụ thể, bên đại lý trước hết phải có trách nhiệm thông báo địa điểm giao hàng cho bên giao đại lý. Thông báo phải đảm bảo đáp ứng ở một hình thức phù hợp (văn bản, file mềm, email,…) từ người có thẩm quyền ban hành, đồng thời các bên cũng cần có thỏa thuận để giới hạn phạm vi giao hàng.
Thời hạn nhận hàng
Quá trình nhận hàng phải được diễn ra đúng theo khoảng thời gian đã thoả thuận để các bên đạt được năng suất kinh doanh tối đa. Thông thường, thời hạn nhận hàng được tính từ khi bên giao đại lý có mặt tại địa điểm giao hàng để giao hàng trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Đồng thời, hợp đồng cần ghi nhận giải pháp về phạt, bồi thường thiệt hại trong các trường hợp sau:
(1) nhận hàng chậm hơn thời hạn nhận hàng đã thoả thuận;
(2) chậm quá 24h từ thời điểm giao hàng mà Bên Đại lý vẫn không nhận hàng;
(3) thông báo từ bên đại lý đến bên giao đại lý về việc không thể nhận hàng (huỷ đơn đặt hàng) sau khi bên giao đại lý đã bắt đầu tiến hành giao hàng .
Để tránh việc huỷ đơn đặt hàng khi đã bắt đầu giao hàng, hợp đồng cần phải định nghĩa cụ thể về hành vi “bắt đầu giao hàng”. Ví dụ: Bắt đầu giao hàng là bất kỳ hoạt động nào khởi đầu cho công việc giao hàng, bao gồm nhưng không giới hạn việc xếp hàng lên phương tiện vận tải để chở đến địa điểm giao, hay việc phương tiện vận tải bắt đầu di chuyển đến địa điểm giao hàng.
Trách nhiệm chuẩn bị nhận hàng
Để đảm bảo cho việc giao nhận hàng của các bên được tiết kiệm thời gian thì hợp đồng đại lý phải yêu cầu bên đại lý có thao tác chuẩn bị nhận hàng phù hợp bao gồm:
(1) đảm bảo sắp xếp đủ diện tích và không gian chứa hàng;
(2) có môi trường chứa hàng phù hợp với điều kiện hàng hóa (cụ thể điều kiện về độ ẩm không khí, ánh sáng, chỉ tiêu hàm lượng các chất khác trong không khí có khả năng ảnh hưởng đến hàng);
(3) chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp để phục vụ cho công tác dỡ hàng, đảm bảo thao tác đúng kỹ thuật, tránh làm hư hỏng hàng.
Chủ thể nhận hàng
Để xác nhận tư cách pháp lý hợp pháp của chủ thể nhận hàng thì bên giao đại lý nên yêu cầu giấy giới thiệu hay giấy uỷ quyền hợp pháp từ bên đại lý khi bên đại lý bố trí nhân viên nhận hàng.
Ngoài ra, hợp đồng còn phải ghi nhận giải pháp dự liệu cho trường hợp số hàng được giao không đúng với đơn hàng.
Văn bản xác nhận việc giao nhận hàng
Bên giao đại lý nếu không áp dụng chặt chẽ quy định về hình thức văn bản xác nhận sẽ gặp rủi ro rất cao khi tranh chấp về việc giao nhận hàng xảy ra. Thực tế, đã có trường hợp bên đại lý cho rằng nhân viên nhận hàng không phải là nhân viên được uỷ quyền hợp pháp hoặc không có thẩm quyền. Do đó việc bên giao đại lý giao hàng cho nhân viên này thì thiệt hại phát sinh do bên giao đại lý tự chịu.
Vì vậy, văn bản xác nhận việc giao nhận hàng phải được lập ít nhất thành 2 bản để mỗi bên giữ một bản, và chỉ có gia strị khi được đại diện có thẩm quyền của hai bên ký xác nhận.
Ngoài ra, hợp đồng cũng cần đề cập đến các trường hợp bên giao đại lý được quyền tạm ngưng việc giao hàng; các trường hợp đổi, trả hàng sau khi bên đại lý đã tiếp nhận hàng hóa.
.jpg "Ông Johnathan Hạnh Nguyễn đề xuất 6 kiến nghị đối với ngành Hải quan")
