Kết nối và làm việc hiệu quả: Đã đến lúc đẩy lùi "văn hoá chat”

Những group chat không giúp làm việc nhanh hơn, thậm chí gây mất tập trung cho nhân viên - Ảnh: Dominic Bugatto, WSJ

Khi Becky Kane bắt đầu thực tập tại công ty phần mềm Doist, cô đã trải qua cảm giác kỳ lạ: Chết chìm trong tin nhắn Slack. Doist sử dụng hình thức làm việc từ xa, do đó Slack - nền tảng giao tiếp doanh nghiệp - trở thành cách kết nối quan trọng giữa các nhân viên. Dường như đó là cách duy nhất để nhân viên ở Mỹ, hay bất cứ đâu, cũng có thể trò chuyện dễ dàng với đồng nghiệp trên khắp thế giới.

Các ứng dụng chat có thể gây nghiện

Slack có tất cả những đặc trưng của sự gây nhiễu: GIF, những câu nói đùa suốt cả ngày, những cuộc nói chuyện riêng chen lẫn với những thông tin quan trọng như cập nhật tiến độ dự án. Tất cả thông tin này xâm chiếm Kane. 

“Nó giống như một chất gây nghiện, thật thú vị khi luôn có mặt trong những dòng thông tin đó”, Kane nói.

Khi Kane chuyển từ vị trí thực tập sinh sang nhà tiếp thị toàn thời gian và trong 2 năm sau đó, cô và các đồng nghiệp vẫn đón nhận thông tin trên Slack. Tuy nhiên, đến một ngày, hiệu suất làm việc của cô hoàn toàn đổi khác, đó là khi Doist quyết định rời bỏ Slack.

Công ty yêu cầu nhân viên hằng ngày đăng nhập vào bản tin nội bộ, Kane đọc các thông tin cập nhật dự án, thông báo mới, rồi cô đăng xuất, bắt đầu công việc xuyên suốt đến giờ ăn trưa mà không bị phân tâm.

Slack ra đời hồi năm 2013 và củng cố nhu cầu nhắn tin tức thời như một phần thiết yếu của các công ty. Slack đang dần thay thế email, nhưng nhiều nhân viên đã nhận ra nền tảng này không có khả năng cải thiện hiệu suất làm việc, thậm chí còn gây mất tập trung.

Slack cũng như nhiều ứng dụng chat khác buộc bạn phải nhận thông tin trong thời gian thực, khiến sự tập trung và năng suất làm việc giảm đi

Slack và các công cụ hỗ trợ làm việc online như Microsoft Teams hay Facebook Workplace đã tăng vọt trong bối cảnh dịch Covid-19. Từ tháng 1 - 4/2020, thời gian trung bình user sử dụng Slack tăng từ 85 phút lên 120 phút/ngày. Trong khi đó, theo báo cáo của Teams, lượng tin nhắn tức thời trên nền tảng đã tăng 72% hồi tháng 3/2020.

Giao tiếp không đồng bộ - cách mới để kết nối hiệu quả

Bất chấp xu hướng gia tăng trên, nhiều công ty muốn đẩy lùi văn hóa chat khi làm việc. Các công ty này kỳ vọng giảm hoặc loại bỏ hoàn toàn những tin nhắn chat và cuộc gọi trực tiếp trong ngày làm việc. Đơn giản vì có quá nhiều tin nhắn trong ngày có thể gây nhầm lẫn hoặc sao nhãng.

Một chữ thông dụng diễn tả cách giao tiếp mới trong doanh nghiệp là: Không đồng bộ. Giao tiếp không đồng bộ đề cập đến các cuộc nói chuyện không diễn ra trong thời gian thực. Những thông tin này có thể được cập nhật ở đâu đó nhưng không gửi thông báo đến tất cả mọi người ngay tức khắc và thường sử dụng cách thức cổ điển là email. 

Giao tiếp đồng bộ đề cập đến các cách thức còn lại: Cuộc gọi thoại/video/chat qua ứng dụng nào đó/nói chuyện trực tiếp.

Doist đã nỗ lực xây dựng văn hóa giao tiếp không đồng bộ, ngay sau khi rời bỏ nền tảng nhắn tin Slack. Công ty này xây dựng kênh thông tin nội bộ có tên là Twist, nơi tổ chức lại các cuộc thảo luận theo dự án, hoặc các chủ đề cụ thể, thay vì chat để đưa ra các thông tin nhanh chóng.

Tiến thêm một bước nữa, công ty này cũng loại bỏ các cuộc họp thông thường. Mọi cuộc nói chuyện chung của công ty đều được thu và đăng lại trực tuyến. Hình thức làm việc không đồng bộ trong team cũng đòi hỏi sự thay đổi của từng cá nhân cụ thể.

Về lý thuyết, Slack vẫn có thể sử dụng hình thức giao tiếp không đồng bộ, trong trường hợp nhân viên được phép phản hồi muộn, tuy nhiên, trong thực tế điều đó thường không xảy ra.

Công ty phân tích dữ liệu Times - thực hiện nghiên cứu cho WSJ - khảo sát trên 5.000 người ẩn danh trên toàn cầu cho thấy họ trung bình phản hồi tin Slack trong 16,3 phút. Con số này với email trung bình là 72 phút.

Noah Weiss - Phó chủ tịch phụ trách sản phẩm của Slack nhận định nền tảng nhắn tin này có tính năng quản lý thông báo để người dùng tập trung hơn, bao gồm cách thức chỉ thông báo khi bạn được tag (nhắc đến) hoặc không làm phiền.

Giao tiếp không đồng bộ giúp các thông điệp được đưa ra tập trung và cân nhắc hơn

Ông giải thích điều giá trị nhất của Slack so với email là người nhận có thể chủ động chọn các thông tin liên quan đến họ. Trong khi đó, với email, họ buộc phải nhận tất cả và gần như không có cách nào để ngừng nhận thông tin, trừ việc chặn người gửi.

Người phát ngôn của Microsoft Teams cũng nói rằng ứng dụng tin nhắn của họ có tính năng thúc đẩy văn hóa giao tiếp không đồng bộ trong thời gian thực. Ví dụ, người dùng có thể cài đặt “quite days” - ngày yên tĩnh, hay “quite hours” - giờ yên tĩnh, để không bị làm phiền; hoặc dùng chức năng ghi lại cuộc họp online để xem sau.

Phần còn lại không chính thức của tính năng chat trên Slack lại khiến nhiều người nghiện đến khó tách rời. Ông Noah Weiss tự hào: “Chúng tôi chưa bao giờ tập trung xây dựng tính năng mạng xã hội cho người dùng. Tuy nhiên, đó là một dấu hiệu tốt chứng tỏ rằng chúng tôi đã xây dựng một công cụ làm việc hiệu quả và một môi trường làm việc nhân văn".

Nhiều công ty đã tự xây dựng thông tin không đồng bộ trên nền tảng riêng trong vài năm gần đây. Zapier có chương trình Async; công ty fintech Stripe có Home. Các nền tảng này không thay thế hoàn toàn Slack mà chỉ thay thế trong một số tình huống cần thiết. Ví dụ, công ty công bố chế độ hỗ trợ trong mùa dịch, nếu không chat, bạn loại bỏ được những câu hỏi liên tục phát ra từ các nhân viên. 

Trên một nền tảng phù hợp hơn, người hỏi sẽ cân nhắc về chủ đề, cách diễn đạt câu hỏi và nghiêm túc hơn trong cách gửi đi những ý kiến. Ngược lại, từ phía doanh nghiệp, họ có thể dành một khoảng thời gian nhất định để suy nghĩ, giải đáp thắc mắc thay vì phải tiếp nhận câu hỏi trong thời gian thực, kéo dài suốt cả ngày.

John Meyer - CEO Lemonly, một agency về thiết kế có nhân viên trải khắp ba múi giờ của Mỹ khẳng định: “Cho dù nền tảng truyền tin của bạn là gì, việc dựa trên nguyên tắc không đồng bộ giao tiếp phải là ưu tiên trước nhất”. Khi bắt đầu áp dụng nguyên tắc này, vị CEO yêu cầu nhân viên viết ra mọi thứ cần thiết thay vì tạo ra các cuộc họp. Ông ấy cũng trở thành thành viên của Loom – một ứng dụng cho phép bạn lưu lại những video từ màn hình hay những video ngắn của chính mình.

“Phương pháp này chứng tỏ hiệu quả khi hai thành viên của công ty nghỉ thai sản đúng lúc giãn cách do dịch. Từ xa, họ vẫn có thể bàn giao và chia sẻ kinh nghiệm làm việc cho đồng nghiệp”, ông John nhận xét. 

Bỏ qua những phát triển này, thực tế vẫn tồn tại những thông tin cần giao tiếp đồng bộ, gửi thông tin nhanh như tranh chấp nhân sự, thông tin khẩn cấp, deadline, hay những giao tiếp vui vẻ thông thường chỉ chiếm khoảng thời gian ngắn để đọc.

Nir Eyal - tác giả quyển Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life (tạm dịch: Không thể xao nhãng - Cách kiểm soát sự chú ý và lựa chọn cuộc sống) cho rằng: “Điều quan trọng ở đây là cần suy nghĩ kỹ về giới hạn của cuộc trò chuyện”.

Nir Eyal không phủ nhận việc các ứng dụng giao tiếp có vấn đề, tuy nhiên, ông khuyến nghị các nhân viên nên cân nhắc hơn trong việc coi các group chat trở thành tâm điểm trong ngày làm việc của họ. “Tôi đề nghị bạn ghi lại mọi thứ vào lịch, không chỉ các cuộc họp, Slack cũng không cần thiết phải kiểm tra thường xuyên trong ngày”, Nir Eyal khuyên. 

“Group chat giống như bồn nước nóng, bạn nên vào rồi ra, đừng ở trong đó cả ngày”, WSJ dẫn lại phát biểu của Nir Eyal.