 |
Các ứng dụng từ công nghệ thông tin đang mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp (DN). Trong đó, phần mềm ứng dụng M-Office đang được nhiều DN quan tâm. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm M-Office, như UniSpace, SurePortal, CloudOffice, UMI...
Đọc E-paper
Hiệu quả cao
Theo các chuyên gia về công nghệ, các phần mềm M-Office giúp lãnh đạo DN điều hành thông suốt, nhân viên thống nhất quy trình làm việc và quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ. Cụ thể hơn, M-Office giúp DN tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí (văn phòng phẩm, giấy in, mực in...).
Năm 2007, Công ty CP Bibica đã triển khai ứng dụng văn phòng điện tử với vốn đầu tư phần mềm khoảng 200-300 triệu đồng. Ứng dụng M-Office và chữ ký điện tử đã giúp Bibica quản lý công việc của từng nhân viên cũng tốt hơn và ban lãnh đạo, cán bộ quản lý của Công ty có thể làm việc và ký các hồ sơ từ xa, không cần phải có mặt tại văn phòng. Không những thế, Công ty còn tiết giảm thời gian luân chuyển, lưu trữ hồ sơ, giảm chi phí cho giấy in, mực in đáng kể
Các kết quả khảo sát cho thấy, việc sử dụng M-Office giúp DN tăng 70% hiệu suất công việc, tiết kiệm hơn 80% chi phí văn phòng phẩm và tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Ứng dụng văn phòng điện tử còn tạo môi trường làm việc hiện đại, hỗ trợ DN trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc, từ đó góp phần nâng cao năng suất.
"Việc triển khai ứng dụng này cùng với các biện pháp liên quan đến quản lý cũng như biện pháp hợp lý hóa sản xuất đã giúp Bibica giảm chi phí sản xuất. Trong đó, chi phí vốn trên giá thành sản phẩm của Công ty đã giảm từ 70 - 75% ở những năm trước xuống còn 60 - 65% như hiện nay", ông Nguyễn Quốc Hoàng - Phó tổng giám đốc Công ty CP Bibica cho biết.
Cụ thể, việc sử dụng phần mềm M-Office đã giúp rút ngắn thời gian và khoảng cách công việc giữa ban lãnh đạo và nhân viên cũng như các hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhà máy.
Mỗi khi có kế hoạch mới, các phòng, ban chỉ cần đưa lên M-Office thì tùy vào chức năng của từng bộ phận sẽ có những đề xuất, đóng góp, cải thiện kế hoạch và ban lãnh đạo sẽ nhanh chóng phê duyệt những kế hoạch đó.
Người lãnh đạo phải là người tiên phong
Theo chia sẻ của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn - đơn vị cung cấp CloudOffice, ứng dụng này giúp DN quản lý và điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi bằng giải pháp kết nối thông qua các thiết bị thông minh (smartphone, máy tính bảng...). Tính năng của CloudOffice giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý, điều hành, tra cứu và khai thác toàn bộ thông tin của công ty trên tất cả các thiết bị ngoại vi.
Chỉ cần kết nối internet, các lãnh đạo công ty dù ở bất kỳ đâu, có hay không có mặt tại công ty vẫn có thể trao đổi thông tin, theo dõi tiến trình thực hiện công việc đã giao và điều hành công ty. Ngược lại, nhân viên công ty nhờ vào hệ thống trao đổi tương tác trong chức năng truyền thông nội bộ sẽ tiếp cận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
Một điều thuận lợi để DN đẩy mạnh ứng dụng M-Office, theo các chuyên gia, là chi phí triển khai khá phù hợp. Hiện nay, hệ thống trang thiết bị phần cứng như máy tính, internet... đã có sẵn nên DN có thể triển khai ngay. Vấn đề duy nhất cần quan tâm là chi phí phần mềm. Tuy nhiên, chi phí này là linh hoạt, có thể điều chỉnh theo nhu cầu cũng như thực tiễn triển khai của từng đơn vị.
M-Office đang mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN nhưng không phải DN nào cũng "nhìn thấy". Việc triển khai và ứng dụng văn phòng điện tử còn tùy thuộc vào lãnh đạo của từng DN.
Trên thực tế, việc đổi mới cơ chế, cách thức làm việc từ mô hình truyền thống sang mô hình văn phòng hiện đại (văn phòng điện tử) đòi hỏi có sự tập trung, thống nhất và đồng bộ giữa các cấp quản lý cũng như hệ thống thực hiện. Hơn nữa, việc quyết định phương thức làm việc cũng như xây dựng các cách thức, triển khai mô hình mới như thế nào đều do các chủ DN, người đứng đầu ký duyệt.
Vì thế, để có thể đồng bộ hóa trong toàn hệ thống, đưa các ứng dụng văn phòng điện tử vào quản lý công việc để tăng hiệu quả quản lý, năng suất lao động và phát huy hiệu quả của toàn bộ quá trình làm việc, người lãnh đạo phải là người tiên phong.
>Văn phòng điện tử và văn phòng máy lạnh
>eOffice enterprise - văn phòng điện tử doanh nghiệp
