Những câu hỏi các sếp thường gặp

Lúc khó khăn là lúc nhân viên cần đến sếp nhất. Là sếp, bạn phải biết cách trao đổi với nhân viên, dù có tin tốt hay xấu.

Là sếp, bạn phải biết cách trao đổi với nhân viên, dù có tin tốt hay xấu.

Suy thoái kinh tế tạo ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán bị âm, vốn giảm, số người bị sa thải tăng, không lợi nhuận, công nhân lo lắng, chủ cũng vậy. Làn sóng khủng hoảng trên toàn thế giới đòi doanh nhân phải có phản ứng, và phản ứng khác trước.

Không may thay, con đường dẫn đến hành động hiệu quả không phải lúc nào cũng rõ ràng. Không có “con đường tốt nhất” để dẫn người ta vượt qua cơn hỗn loạn.

Tuy nhiên, có một số hướng dẫn hữu ích giúp doanh nhân lèo lái con sóng tiêu cực và ra khỏi tình trạng khủng hoảng tốt hơn. Dưới đây là năm câu hỏi thường gặp của doanh nhân kèm theo phần trả lời.

1.Phải thay đổi cách quản lý và lãnh đạo ra sao trong khủng hoảng?

Phải đối thoại, đối thoại, và đối thoại. Nhân viên cần nghe và hiểu bạn, người ở đỉnh cao nhất. Thiếu đối thoại sẽ tạo ra tin đồn lan tràn có hại cho doanh nghiệp. Ngay cả ý định tốt nhất của lãnh đão cũng có thể bị hiểu sai và bóp méo khi thiếu đối thoại trực tiếp..

Thông điệp đối thoại phải rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. Đừng nói vòng vo. thông điệp phải đúng sự thật, kể cả khi đó là tin xấu. Doanh nhân không được đánh giá thấp mức độ hiểu thông điệp của cấp dưới.

Không ai muốn bị coi thường, và cũng không ai thích bị lừa dối. Nếu lãnh đạo cố tô vẽ cho thông điệp hay tránh tối đa những ảnh hưởng xấu của hoàn cảnh thì người nghe sẽ nhận thấy và phẫn nộ. Trên thực tế, họ sẽ ít tức giận hơn nếu được nghe tin xấu một cách thẳng thắn ngay từ đầu.

Hơn nữa, nếu lãnh đạo nói dối hoặc tránh tối đa việc nói đến mặt tiêu cực của vấn đề, thì uy tín của lãnh đạo sẽ bị tổn hại đến độ không lấy lại được. Nếu lãnh đạo trung thực, rõ ràng, tích cực thì tinh thần nhân viên sẽ ổn hơn khi đối diện với tin xấu.

Chìa khóa ở đây là làm sao trở thành một lãnh đạo điềm đạm, có lý, am hiểu, tích cực, nhạy cảm với tinh thần và sự hứng khởi của nhân viên để tránh hiệu ứng domino: Giảm hứng khởi dẫn đến giảm năng suất. Hậu quả là giảm kết quả và lợi nhuận; nhân viên bị sa thải vì không hoàn thành nhiệm vụ.

2. Nên trao đổi với nhân viên về tình hình công ty bao lâu một lần?

Tùy loại hình, độ lớn doanh nghiệp, ngành công nghiệp và mức độ tác động của tình hình kinh tế đến công ty. Trao đổi vừa đủ để nhân viên theo kịp tiến độ, nhưng không quá nhiều đến nỗi họ phản ứng dữ dội trước những biến động hàng ngày hay hàng tuần của thị trường.

Chỉ khi việc sống còn của doanh nghiệp gắn chặt với những thay đổi thường xuyên của thị trường thì nhân viên mới cần được cập nhật nhiều hơn. Vì vậy, trung bình mỗi tháng trao đổi một lần là vừa.

3. Có nên cho nhân viên tham gia vào các buổi họp trao đổi thông tin này không?

Có. Nhân viên muốn và cần được lắng nghe. Nhiều lãnh đạo ngại cho nhân viên tham gia vì sợ không kiểm soát được. Nhờ ý kiến phản hồi thường xuyên và trung thực, tinh thần làm việc có thể tăng cao tối đa.

Trao đổi cởi mở giữa nhân viên và sếp. giúp hai bên lắng nghe và hiểu quan điểm, thắc mắc, phẫn nộ và lo lắng của nhau. Trong nhiều trường hợp, lãnh đạo có thể làm sáng tỏ những hiểu lầm và tránh được tin đồn tai hại nhờ cởi mở và cho trao đổi thông tin.

Nếu trong cuộc họp chỉ có một mình sếp nói thì việc lãnh đạo sẽ không hiệu quả, sếp không thể biết những thắc mắc, lo lắng, mối quan tâm của nhân viên.

4. Có nên báo trước cho nhân viên về việc sa thải, nghỉ không lương?

Khi thông báo tin buồn chắc chắn hiệu suất và tinh thần làm việc sẽ xuống. Khi mọi người bị sốc, bối rối và cảm thấy bị phản bội thì họ không làm được việc gì. Thời điểm tốt nhất để báo tin xấu là ngay trước khi nó phải xảy ra.

Vì vậy, nếu định sa thải nhân viên vào buổi trưa thì nên nói với cá nhân hoặc tập thể, ngay trước đó một chút. Lãnh đạo nên dành thời gian để nghe thắc mắc và lo ngại của nhân viên, và cũng nên chuẩn bị tinh thần nghe nạt nộ, đe dọa. Đó là những phản ứng thường gặp khi nhân viên nhận tin xấu về tương lai việc làm của họ.

5. Báo tin xấu như thế nào?

Không ai muốn nhận tin buồn, nhất là khi ảnh hưởng đến kế sinh nhai. Tuy nhiên, nói vòng vo hoặc thông báo quá ngắn gọn như “anh bị đuổi việc” đều không chấp nhận được.

Có thể dùng mẫu 3 phần khi báo tin. Trước tiên, hay nói điều tích cực, như: “Có lúc anh đã tỏ ra là một thành viên có giá trị của cả đội. Tôi muốn anh biết rằng tôi trân trọng những đóng góp của anh”.

Câu nói này hàm chứa điều tiêu cực, nhưng nghe nhẹ nhàng và dễ chấp nhận hơn. Kế đó, tiếp tục bằng tin xấu. Nói rằng bạn phải cắt giảm thiệt hại và cho thôi việc một số người hoặc cắt dự án. Ngưng lại và chờ đợi để lời bạn nói “thấm vào” người nghe.

Thứ ba, cho họ biết những gì bạn sẽ làm để giúp những người bị sa thải. Nếu bạn không định làm gì thì yêu cầu họ hoàn tất những việc dang dở, thu dọn đồ, tạm biệt và rời khỏi công ty trước thời gian nào đó.

Tóm lại, điều quan trọng nhất vẫn là phải trao đổi thẳng thắn và trung thực, kể cả khi phải báo tin xấu. Trong những trường hợp như vậy, uy tín của lãnh đạo dễ bị đe dọa. Vì vậy, doanh nhân cần yêu cầu nhân viên cho ý kiến phản hồi và quan tâm đến hạnh phúc của cấp dưới ngay từ đầu.