Học từ “ Big rock”

Khi nhận ra kỹ năng cũ không còn phù hợp nữa, điều cần thiết là bạn phải thay đổi, quên đi việc mình sở hữu kỹ năng đó để bắt đầu quá trình học tập mới…

Giám đốc cần làm gì?

Câu hỏi thoạt nghe có vẻ vô lý, nhưng khi yêu cầu các giám đốc dành ba phút cầm bút viết ra những công việc cần làm thì không ít người lúng túng. Đó là do họ có quá nhiều việc phải làm, dẫn đến không biết phải làm việc gì trước, việc gì sau. Thứ hai, họ luôn bị bủa vây bởi một mớ công việc.

“Big rock” (hòn đá lớn) là một minh họa trong chương trình PEP (Personal Efficiency Program - Giúp nâng cao hiệu quả làm việc), được Kerry Gleeson thiết kế từ năm 1984 tại Thụy Điển, giúp người học xác định trách nhiệm chính của người lãnh đạo trong một tổ chức. Minh họa này mô phỏng một trò chơi, trong đó nếu muốn sắp xếp tất cả những viên đá lớn, cát, nước, sỏi vào một cái hũ có thể tích giới hạn thì thứ tự lần lượt phải là đá lớn, sỏi, cát rồi đến nước.

Với thứ tự này, cả đá, sỏi, cát và nước đều có thể được cho vào bình, công việc đạt kết quả tối ưu. Nếu đảo lộn trật tự trên, đôi khi không còn chỗ để cho những hòn đá lớn vào bình. Ví như người lãnh đạo muốn làm việc có năng suất cao nhất thì phải biết trách nhiệm chính của mình là gì, việc nào chính, việc nào phụ, việc nào cần làm trước...

Từng tham gia chương trình PEP, Chủ tịch Power up Group - ông Quách Tuấn Khanh rút ra bài học: “Ở VN, hầu hết các nhà lãnh đạo, nhà quản lý thường dễ sa vào cái “bẫy” bận rộn, chỉ khi cuống cuồng với công việc mới khiến họ an tâm. Căn bệnh tâm lý họ mắc phải là thường lầm tưởng, người lãnh đạo đồng nghĩa với người bận rộn, vì vậy họ luôn muốn nhúng tay vào mọi việc mà ít khi đặt câu hỏi: “Công việc đó có cần hoặc đáng để mình làm hay không?”.

Chính điều này đã khiến người lãnh đạo không còn thời gian làm những việc quan trọng. Anh cũng cho biết, từng ngồi với một giám đốc trong lúc ông ta phải ký duyệt khoản chi 1,5 triệu đồng để mua quà, đồng thời phải duyệt cả mẫu quà trong khi đội ngũ nhân viên ở đây lên tới con số ngàn người. Một người quản lý không cần thiết phải chạy đôn chạy đáo đi in ấn tài liệu cho chương trình.

Một giám đốc nhân sự không phải mất thời gian để viết bảng đề xuất văn phòng phẩm. Công việc đáng làm đối với họ là mang lại giá trị cao, đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời tương xứng với vị trí họ đang đảm trách. Một nhà quản lý được trả lương 1.000USD/tháng không phải để gọi điện thoại cho nhà cung cấp lấy báo giá.

Công việc chính của người này là quản lý, đào tạo, khích lệ đội ngũ đạt mục tiêu, vạch ra các kế hoạch, nghĩa là những việc cần đến chất xám. Một ngày có 24 giờ và chỉ có 8 giờ để làm việc. Điều này cho thấy, mọi nguồn lực trên Trái đất đều có giới hạn, chính vì thế, ở cương vị một giám đốc khôn ngoan, bạn nên định rõ đâu là “big rock” của mình, đâu là những việc ít quan trọng hơn để biết cách sắp xếp và ưu tiên thực hiện để công việc đạt hiệu quả cao nhất.

Học cách quên đi cái đã biết

Trong quá trình làm việc, nhiều cách thức không tốt vẫn được duy trì và trở thành thói quen, tạo ra sức ỳ nơi nhân viên, khiến hiệu quả công việc không cao. Angeline V Teo - diễn giả của chương trình PEP quốc tế, sáng lập viên của Công ty d’Oz International, diễn giải: “Một tài xế với 10 năm kinh nghiệm sẽ chẳng bao giờ quan tâm đến việc phải điều chỉnh tư thế ngồi và sang số khi xe đang chạy. Đó là vì anh ta đã có thói quen như vậy.

Tương tự, một nhân viên kế toán trong 10 năm chỉ sử dụng duy nhất một công thức để xây dựng và hoàn thành những bảng thống kê sẽ không nhận ra rằng, trong 10 năm đó đã có rất nhiều công cụ hữu dụng khác giúp tự động cập nhật các số liệu. Khi nhận ra kỹ năng cũ không còn phù hợp nữa, điều cần thiết là bạn phải thay đổi, quên đi việc mình sở hữu kỹ năng đó để bắt đầu quá trình học tập mới”.

Song, điều này không hề đơn giản vì trong mỗi chúng ta luôn tồn tại những “vi-rút” cố chấp, đặc biệt ở những người lớn tuổi, có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Một kinh nghiệm hình thành thói quen mới đã được Angeline rút ra từ chương trình PEP, đó là phương pháp truyền giảng đặc thù: một người giảng, một người học ngay tại nơi làm việc với những công việc thực tế. Phương pháp này giúp người học tiếp thu những kiến thức mới, đồng thời liên tục thực hành để rút kinh nghiệm và hoàn thiện kỹ năng.