Xây dựng tinh thần trách nhiệm ở tổ chức

Tinh thần trách nhiệm của mỗi người trong một tổ chức có thể hiểu là ý thức hoàn thành và thái độ trung thực với kết quả công việc. Môi trường làm việc với nhân viên đầy ắp tinh thần trách nhiệm sẽ đảm bảo sự ổn định và hiệu suất công việc. Ngược lại, trách nhiệm thấp dẫn đến sự ngờ vực, nhuệ khí làm việc thấp và văn hóa công sở kém.

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần trách nhiệm, song hầu hết vấn đề bắt nguồn từ việc thiếu niềm tin vào bản thân và người khác, hoặc thiếu kỹ năng cần thiết. Để giải quyết trình trạng ấy, người lãnh đạo có thể áp dụng ba biện pháp sau:

Làm những gì mình nói

Trong tác phẩm Phát triển kỹ năng lãnh đạo, tác giả John C. Maxwell chia sẻ, 89% những gì con người học được là từ thị giác, chỉ 10% từ thính giác và 1% từ các giác quan khác. Do đó, nếu nhân viên nghe và thấy lời nói cùng hành động của người lãnh đạo là nhất quán, họ cũng sẽ có thói quen thực hiện những gì mình đã nói. 

Cần biết rằng, người ta hiểu những gì được nghe nhưng thường chỉ tin những gì đã thấy. Do đó, đừng khích lệ nhân viên bằng mánh khóe hay những lời phô trương "đã tai" mà không có hành động tử tế đi kèm. Những gì người ta cần không phải một khẩu hiệu để nhìn, mà là một hình mẫu để noi theo.

Thế nên, để xây dựng được văn hóa một tổ chức, trong đó có tinh thần trách nhiệm, trước hết người lãnh đạo cần phải trở thành một hình mẫu có tinh thần trách nhiệm cao: phải minh bạch và không được đưa ra lời bào chữa cho vấn đề hay hoạt động sai thuộc sự quản lý của bản thân.

Một ví dụ cho điều này là cách Kevin Johnson - CEO của Starbucks xử lý một vụ bê bối vào năm 2018. Khi Starbucks vướng phải cáo buộc bắt giữ hai người da màu vì họ ngồi đợi bạn tại quán mà không gọi nước, Johnson đã nhanh chóng nhận trách nhiệm thay vì đùn đẩy, mà nói rằng đây là lỗi của một nhân viên. Ông sau đó đã đóng cửa tất cả chi nhánh và văn phòng Starbucks ở Mỹ trong một ngày, để gần 175.000 cán bộ, nhân viên tham gia buổi đào tạo nâng cao nhận thức nhằm chống lại tình trạng phân biệt chủng tộc.

Truyền đạt kỳ vọng hiệu quả và trao quyền hợp lý

Trên thực tế, nhiều người lãnh đạo tưởng rằng thành viên của họ biết rõ suy nghĩ lẫn kỳ vọng của mình, để rồi chỉ chia sẻ vấn đề một cách chi tiết sau khi ai đó đã thất bại. Hãy tránh tình trạng này. Thay vào đó, hãy sử dụng nhiều phương pháp, kể cả lời nói và văn bản để xác định nhiệm vụ cũng như trách nhiệm giải trình của nhân viên và cả sự theo dõi của cấp trên trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Hơn nữa, cần lưu ý rằng nếu người lãnh đạo yêu cầu tinh thần trách nhiệm từ nhân viên nhưng lại muốn tự đưa ra mọi quyết định thì thất bại là điều khó tránh khỏi. Hãy trao quyền cho nhân viên một cách hợp lý. Hợp lý được định nghĩa là có thông tin phù hợp, công cụ phù hợp và sự đào tạo phù hợp để giúp nhân viên đưa ra quyết định đúng đắn.

Đánh giá công tâm và nhân viên cảm thấy được hỗ trợ

Tinh thần trách nhiệm có thể dễ dàng bị ảnh hưởng bởi những lời nhận xét cảm tính và sự thiên vị trong tổ chức. "Dù tôi nỗ lực đến mấy cũng không được ghi nhận, cũng bị sếp sửa, vậy tôi cố gắng và chịu trách nhiệm để làm gì?". Suy nghĩ như thế rất dễ phát sinh và châm rễ trong lòng nhân viên chỉ sau vài lần họ cảm thấy bị đối xử thiên vị, hoặc bị đánh giá một cách cảm tính.

Do đó, người lãnh đạo cần đảm bảo số liệu và mục tiêu được lập từ trước và tránh sửa đổi quá mức khi kế hoạch được triển khai. Phản hồi và hỗ trợ phải luôn được trao đổi trong suốt quá trình, thay vì chờ khi kế hoạch đã kết thúc. Và thay vì đánh giá trách nhiệm bằng trực giác, hãy đưa ra nhận xét công tâm dựa trên số liệu thể hiện chính xác tình hình thực tế. Đồng thời, hãy công nhận, hỗ trợ và khen ngợi ai đó khi họ can đảm nhận trách nhiệm.

Để một nhân viên sẵn lòng chịu trách nhiệm, họ cần cảm thấy bản thân được hỗ trợ và giúp đỡ của người lãnh đạo trong suốt quá trình thực hiện công việc, cả khi thuận lợi lẫn lúc khó khăn. Điều này sẽ tạo ra sự tin tưởng, lòng trung thành và tinh thần trách nhiệm liên tục trong tổ chức.