Khó khăn trong quản lý công việc

Để quản lý một dự án hay chỉ đơn giản là quản lý công việc hằng ngày, chúng ta phải quan tâm tới rất nhiều yếu tố khác nhau, đồng thời cân nhắc để cân đối các phương án hoàn thành mục tiêu. Vì thế, trong quá trình làm việc, khó mà tránh khỏi những khó khăn trong việc làm sao để sắp xếp và quản lý khối lượng lớn công việc như vậy, mà đồng thời vẫn đảm bảo đi theo một hướng phát triển tốt, hữu ích cho tổ chức.

Dưới đây là 4 thách thức phổ biến nhất trong quản lý công việc hằng ngày và hãy cùng xem bạn có đang gặp phải những tình trạng này không nhé.

1. Đặt mục tiêu cá nhân và tổ chức rõ ràng

Nhận thức rõ ràng những mục tiêu hướng tới, dù là cá nhân hay tổ chức đều là điều rất quan trọng để đạt được thành công. Nếu không đặt ra các mục đích và mục tiêu phù hợp, có thể dẫn đến nhiều vấn đề bao gồm cả việc quản lý nguồn lực cá nhân, phân bổ thời gian kém, dẫn tới hiệu quả năng suất không như kỳ vọng. 

Ngoài ra, việc cá nhân thấm nhuần, hiểu rõ mục tiêu của toàn tổ chức sẽ là một điểm cộng để họ đồng bộ mục tiêu cá nhân với tổ chức, từ đó cống hiến nhiều hơn, làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy bản thân có giá trị hơn trong tổ chức. 

2. Giao tiếp không hiệu quả

Giao tiếp có thể tạo ra hoặc phá vỡ một dự án. Điều này là hoàn toàn dễ hiểu khi đối với từng ngữ cảnh, sử dụng từ ngữ và hành văn có thể tạo nên một ý nghĩa khác và khả năng gây nhầm lẫn nếu không truyền đạt tốt ngữ cảnh là rất cao.

Giao tiếp tốt là khi là các thành viên trong nhóm làm việc tốt với nhau, cập nhật thông tin nhanh chóng trong thời gian thực cùng với một ngữ cảnh đúng, hợp lý và không mất nhiều thời gian để truyền đạt một thông tin đến nhiều người. Điều này còn dựa vào một nền tảng giao tiếp tốt, hỗ trợ các cá nhân trao đổi thông tin một cách hiệu quả và minh bạch. 

3. Thiếu chủ động trong việc giải trình

Chủ động giải trình có nghĩa là các thành viên trong nhóm thường xuyên cập nhật những điểm mới trong quá trình làm việc trong thời gian thực, chịu trách nhiệm về các quyết định và hành động. Việc này hoàn toàn không phải là đổ lỗi khi mọi thứ diễn ra không như ý. Đúng hơn, nó là việc quản lý trao quyền nhân viên để họ tự hoạch định và hoàn thành công việc theo cách họ muốn mà không cần quản lý vi mô mọi bước đi của họ.

Vì thế, việc giải trình đúng, đủ, nhanh ở nơi làm việc luôn gắn liền với sự gia tăng cam kết làm việc và hiệu suất cao hơn. Thế nhưng, hiện nay hầu hết các nhóm thiếu trách nhiệm giải trình và điều này dẫn tới cam kết với mục tiêu dự án và khả năng thành công của dự án sẽ giảm.

4. Phân bổ thời gian không hợp lý

Chắc hẳn hầu như ai trong chúng ta cũng đã có một vài lần trễ deadline, quên việc hoặc làm việc luôn trong trạng thái không biết bắt đầu từ đâu. Việc này không hiếm gặp, nhưng không hẳn ai cũng nhận ra để sửa chữa. Quản lý công việc đòi hỏi kỹ năng bao quát vấn đề rất tốt, chúng yêu cầu mỗi người biết phân chia tính cấp thiết của vấn đề. 

Hầu như chúng ta đều đưa ra kế hoạch công việc tuần và dừng lại ở đó. Vì thế nên có rất nhiều công việc bị để deadline quá sớm, việc cấp bách lại hoàn thành muộn gây ra chất lượng giảm, các thành viên trong nhóm căng thẳng và các bên liên quan thất vọng.

Một người quản lý công việc hiệu quả biết điểm mạnh và điểm yếu của họ - cùng với những gì bản thân có thể cung cấp trong khả năng và đánh giá việc gì là ưu tiên. Sau đó, họ có thể thương lượng về thời hạn có thể đạt được mà không cần gấp rút thực hiện công việc.

Trong thực tế, hoàn thành nhiều việc với deadline gấp có thể đôi khi giúp bạn giành được lời khen, nhưng nó cũng thường sẽ khiến bạn và nhóm của bạn thất vọng vì chất lượng công việc, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả công việc và cuối cùng là làm giảm uy tín của bạn.