Co trên, hụt dưới

Phải thắt chặt chi tiêu chung nên doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa gặp nhiều khó khăn khi phải lựa chọn cách thức đầu tư thêm cho ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT). Nghịch lý là CNTT lại rất quan trọng trong việc đổi mới quy trình, tiết giảm chi phí...

Gánh nặng khó gỡ

Có mặt tại tọa đàm Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Ứng dụng CNTT hiệu quả, tổ chức tại TP.HCM, hầu hết, các DN đều đồng tình với quan điểm: CNTT đã và đang giúp ích rất nhiều cho hoạt động kinh doanh, nhất là trong việc tiết kiệm thời gian lao động và chi phí sản xuất.

Tuy nhiên, đồng hành với quá trình phát triển của DN, việc đầu tư cho CNTT lại không dễ dàng như “thuở ban đầu”.

Ông Nguyễn Thu Phong, Phó chủ tịch hội Doanh nhân Trẻ(YBA), Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng Nhà Vui cho biết, hiện mặt bằng trang bị CNTT của các DN thành viên YBA khá tốt.

Tuy nhiên, thời gian qua, rất nhiều DN thành viên của YBA, có quy mô DN từ dưới 50 người, phát triển lên gần 100 người.

Phát triển, đương nhiên là chuyện đáng mừng nhưng sự phát triển này lại dẫn đến nhiều vấn đề khác, đặc biệt là vấn đề đầu tư thêm hạ tầng và các giải pháp CNTT.

“Quá trình thay đổi về cấu trúc DN với tốc độ luôn nhanh hơn quá trình đầu tư, nâng cấp hạ tầng, nhất là trong bối cảnh quản trị CNTT luôn phức tạp hơn quản trị DN”, ông Phong nhấn mạnh.

Lấy kinh nghiệm từ việc điều hành Nhà Vui, theo ông Phong, điều khiến DN đau đầu nhất là chu kỳ đầu tư và vòng đời của các thiết bị CNTT khá ngắn, từ 2 đến tối đa là 5 năm đã phải trang bị thiết bị mới trong khi hiệu quả thu được từ quá trình đầu tư này lại không thể thấy hay đo đếm bằng con số cụ thể.

Ông Phong chia sẻ: “Nhiều khi, tôi nhìn đề xuất trang bị cho CNTT là choáng váng vì khoản chi tiêu này không hề nhỏ”. Rõ ràng, trong giai đoạn kinh tế khó khăn như hiện nay, nhu cầu đổi mới, trang bị CNTT vẫn có trong khi nguồn thu của DN thì bị hạn chế bởi các lý do khách quan. Thực trạng này vô tình khiến gánh nặng của DN càng thêm khó gỡ.

Đứng đầu một DN chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ DN phát triển, ông Dương Hồng, Chủ tịch HĐQT Công ty CP Phần Mềm Việt Phát, chia sẻ: “Vấn đề mấu chốt là chủ DN không thể hiểu nhu cầu của các nhân viên chuyên trách về CNTT.

Người cần dùng công nghệ không được quyết định còn người có quyền quyết định thì không thấy được tính cần thiết của nó. Thuyết phục được chủ DN trong vấn đề đầu tư thực sự là thách thức của người làm chuyên môn”.

Hợp lý hóa quy trình

Xét về góc độ điều hành DN, ông Phí Anh Tuấn, Phó chủ tịch Hội Tin học TP.HCM, cho rằng, sai lầm khiến chủ DN ngại ngùng với việc đầu tư CNTT xuất phát từ việc khoán trắng công việc lựa chọn giải pháp cho bộ phận CNTT mà chưa đặt vị trí nhà quản lý vào công việc này.

Nếu tham gia, lại bị ảnh hưởng quá nhiều vào thương hiệu của các đơn vị cung cấp giải pháp, thiết bị CNTT... mà quên không chú ý tính tương thích giữa nhu cầu của DN và giải pháp, thiết bị nên chưa đạt hiệu quả như mong muốn.

Từ nền tảng ban đầu không như ý, nay vừa vượt khó, vừa đẩy mạnh đầu tư thì càng ngại ngần hơn nữa.

“Việc ứng dụng CNTT chắc chắn giúp DN giảm chi phí, cải thiện sản xuất nhưng DN luôn phải tỉnh táo và nhận thức rằng, CNTT chỉ là công cụ phục vụ cho việc điều hành và thay đổi về chất công việc quản trị DN. Không nên đánh giá quá cao cũng như quá thấp CNTT”, ông Tuấn khẳng định.

Báo cáo nghiên cứu của chương trình Phát triển dự án Mê Kông (MPDF) với DN nhỏ và vừa Việt Nam, các chuyên gia cho rằng, nếu hợp lý hóa quy trình quản lý nội bộ, DN Việt Nam có thể tiết kiệm từ 42% đến 76% chi phí quản lý.

“Thực chất, đầu tư CNTT cũng là một quá trình cần được quản lý tốt để tránh các thất thoát không đáng kể. Làm được điều này, DN sẽ thấy dễ chịu hơn với các khoản đầu tư cho CNTT”, ông Tuấn tư vấn.

Từ quá khứ cũng như hiện tại, khó lòng phủ định hiệu quả mà CNTT mang lại cho hoạt động của DN. Trong giai đoạn các DN đang nỗ lực tăng tốc để hoàn thành kế hoạch năm 2011 và tạo đà phát triển cho năm tới, rõ ràng, việc nhìn lại mức đầu tư về CNTT để có thể kịp thời điều chỉnh là việc làm hết sức cần thiết.

Tuy nhiên, trong quá trình này, chủ DN đặt vai trò của mình ở đâu để đầu tư không lãng phí là chuyện không dễ quyết. Như lời ông Phạm Ngọc Hưng, Phó chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp TP.HCM, nếu cứ chăm chăm vào những con số thu về, DN sẽ đánh mất những giá trị vô hình nhưng hữu hiệu đối với hoạt động của mình.