Tầm hạn quản trị: Yếu tố quan trọng khi thiết kế cấu trúc tổ chức

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất

Tầm hạn quản trị là gì?

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất, nghĩa là quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo họ một cách thỏa đáng, có kết quả. 

Tầm hạn quản trị thường được thể hiện thông qua số người báo cáo trực tiếp cho một nhà quản trị. Các nhà quản trị có tầm hạn quản trị hẹp chỉ giám sát công việc của vài người, trái lại, người có tầm hạn quản trị rộng được nhiều người báo cáo.

Vấn đề đặt ra là tầm kiểm soát của một người có thể là bao nhiêu? Mặc dù không thể đưa ra con số bao nhiêu là lý tưởng nhất, nhưng theo kinh nghiệm của nhiều người, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4-8 nhân viên thuộc cấp. 

Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12-16, thậm chí là 36, trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2-3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.

Link bài viết

Vì sao mà khái niệm tầm hạn quản trị lại quan trọng khi thiết kế cấu trúc tổ chức? Câu trả lời là nó có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức. Thường tầm hạn quản trị hẹp làm tăng độ cao của tổ chức (nhiều cấp trong tổ chức). 

Trái lại, trong các tổ chức phẳng (có ít thang bậc), tầm hạn quản trị rộng, chi phí điều hành ít hơn và tự quản lý nhiều hơn. Nói chung, một tổ chức có tầm hạn quản trị hẹp cần nhiều nhà quản trị hơn các tổ chức có tầm hạn quản trị rộng. Tầm hạn quản trị lý tưởng sẽ cân đối một cách hiệu quả giữa giám sát quá ít và quá nhiều. 

Chẳng hạn, theo tác giả Stephen P. Robbins, nếu một doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầm hạn quản trị của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản trị là 6 và số lượng nhà quản trị là 1.365 người. Nếu tầm hạn quản trị là 8 thì số cấp quản trị giảm xuống chỉ còn 4 cấp và số nhà quản trị là 585 người. Như vậy, với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian và tiết kiệm được số quản trị viên (1.365 - 585 = 780 người). Từ ví dụ trên, có thể thấy được là chi phí tiền lương phải trả cho những nhà quản trị tiết kiệm được là rất đáng kể.

Cũng cần biết được những ưu và nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng và hẹp. Có thể thấy tầm hạn quản trị quá hẹp và quá rộng đều dẫn đến tình trạng quản trị không hiệu quả. 

Tầm hạn quản trị quá hẹp tạo ra các tổ chức cao quá mức cần thiết do các vấn đề như phải giám sát quá nhiều, dòng truyền đạt dài, ra quyết định nhiều cấp, sáng kiến giới hạn do phân quyền quá ít, sự phát triển bị hạn chế do các nhà quản trị dành hầu hết thời gian để giám sát, và chi phí điều hành tăng. 

Trái lại, tầm hạn quản trị quá rộng làm hiệu suất giảm và tăng chi phí do nhân viên thiếu đào tạo, các vấn đề liên quan đến hành vi giữa nhân viên không được giám sát đầy đủ, cũng như thiếu sự kết hợp giữa các cấp.

Lựa chọn thế nào?

Thông thường, người ta không thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì như vậy sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, muốn giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong một bộ máy tổ chức, không thể quyết định một cách chủ quan mà cần phải xem xét đến các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị.

Những yếu tố đó bao gồm trình độ và năng lực của nhà quản trị, khả năng và ý thức của cấp dưới, mối quan hệ giữa nhân viên với nhau cũng như giữa nhân viên và nhà quản trị, tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc, cuối cùng là kỹ thuật thông tin.

Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, công việc ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi, hoặc đã được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều.

Thêm vào đó, kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp nhà quản trị có thể thông đạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp khi mở rộng tầm hạn quản trị.

Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị hạn chế, trình độ của cấp dưới không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn.

Từ khái niệm tầm hạn quản trị, có thể dẫn đến phương án thiết kế tập trung và phi tập trung hóa quyền lực trong tổ chức, tức là xác định các quyết định quan trọng sẽ được thực hiện ở vị trí nào trong tổ chức, bởi giới quản trị cấp cao hay bởi các nhà quản trị cấp trung và thấp. Tập trung hóa được định nghĩa như sự duy trì thẩm quyền ra quyết định bởi giới quản trị cấp cao. 

Trái lại, sự phi tập trung là sự phân cấp thẩm quyền ra quyết định cho giới quản trị cấp thấp hơn. Sự phi tập trung tăng lên khi mức độ, tầm quan trọng và phạm vi ra quyết định ở cấp thấp tăng lên và lượng kiểm tra của giới quản trị cấp cao giảm đi.

Tổ chức hiện đại ngày nay nhận ra sức kéo của hai cực. Một bên là nhu cầu tập trung hóa lớn hơn để tạo nguồn lực chung với chi phí thấp, còn bên kia là nhu cầu cải thiện sự đáp ứng của thị trường bằng sự phi tập trung nhiều hơn. 

Các tổ chức thành công ngày nay đều phân tích được giải pháp tối ưu về tổ chức trong mỗi tình huống cụ thể. Sự tập trung hóa thường có hiệu quả tốt nhất đối với tổ chức hoạt động ổn định. Tổ chức hữu cơ, phi tập trung thì thích hợp hơn trong tình hình phức tạp và thay đổi.