Thói quen và "số phận" của cá nhân, công ty

Charles Duhigg là nhà báo chuyên viết mục kinh doanh của The New York Times. Ông nhận được nhiều giải thưởng – trong đó có giải Pulitzer – cho các bài báo và cuốn sách của mình. Ông tốt nghiệp Đại học Yale và Trường Kinh doanh Harvard.

Dưới đây tóm tắt phần quan trọng nhất của cuốn The Power of Habbit – thói quen của cá nhân và công ty:

Thói quen

Nhiều hành động chúng ta làm mỗi ngày, từ những việc đơn giản như tắm rửa, đánh răng, ăn sáng, buộc dây giày, kiểm tra email, đi bộ, ăn tối, xem ti vi, đến những việc phức tạp như tiết kiệm, tổ chức công việc trong ngày… có vẻ như là kết quả của việc suy nghĩ thấu đáo, nhưng thật ra đó là thói quen.

Một nghiên cứu khoa học tại Đại học Duke năm 2006 đã kết luận rằng hơn 40% hành vi hằng ngày của con người xuất phát từ thói quen.

Thói quen là hoạt động hay chuỗi hoạt động đươc con người thực hiện khá thường xuyên mà không cần tập trung suy nghĩ nhiều. Vì dụ như khi chúng ta lái xe. Những động tác lái xe có vẻ như rất phức tạp cần chúng ta phải suy nghĩ trước khi thực hiện. Thế nhưng vì chúng đã thành thói quen, chúng ta có thể thực hiện chúng một cách dễ dàng mà không cần phải tập trung suy nghĩ.

Theo các nhà khoa học, thói quen được hình thành là vì não bộ luôn tìm cách giảm sự làm việc của trí óc. Não bộ luôn cố gắng chuyển hầu hết các hoạt động hằng ngày thành thói quen vì khi chúng ta hoạt động theo thói quen, não bộ sẽ được nghỉ ngơi thường xuyên hơn.

Nhờ vào những thói quen hoạt động hằng ngày mà những bệnh nhân bị mất ký ức do bệnh tật hoặc chấn thương vẫn giữ được khả năng thực hiện những hoạt động cơ bản mà họ từng làm hằng ngày theo thói quen.

Sự hình thành thói quen

Các nhà nghiên cứu tại MIT với công nghệ vi mô đã nghiên cứu thói quen bằng cách quan sát hoạt động não bộ của chú chuột trong khi tìm kiếm miếng sô cô la đặt trong một mê cung.

Họ ngăn cách chú chuột với mê cung qua một vách ngăn. Sau một tiếng click lớn, vách ngăn mở ra và chú chuột đi vào mê cung để tìm đường đến miếng sô cô la.

Theo sự dẫn dụ của mùi sô cô la, chú chuột đi lên đi xuống, ngửi và cào cấu các vách tường.

Thí nghiệm cho thấy não bộ chú chuột hoạt động tích cực để xử lý thông tin: mùi, âm thanh, hình ảnh… trên con đường tìm đến miếng sô cô la.

Thí nghiệm này được lặp đi lặp lại nhiều lần, và chú chuột đã bắt đầu quen thuộc với hướng đi tìm miếng sô cô la, cho đến khi chú không cần phải dùng đến não bộ để suy nghĩ đường đi. Lúc đó, những hành động: đi thẳng, rẽ trái… và ăn sô cô la đã được lưu trữ trong hạch nền và được thực hiện một cách tự động.

Quá trình não bộ chuyển hóa một chuỗi hoạt động thành hành vi tự động gọi là “chunking” và là nguồn gốc của thói quen.

Thói quen lái xe ô tô của chúng ta cũng được hoàn thành tương tự. Ban đầu não bộ chúng ta phải làm việc cật lực để thực hiện hàng loạt các động tác: mở gara, mở khóa cửa xe, điều chỉnh ghế ngồi, tra chìa khóa vào ổ, khởi động xe, điều chỉnh kính, kiểm tra chướng ngại vật, đặt chân lên thắng xe, quan sát khoảng cách, phán đoán tình hình để điều khiển tay lái, chân ga và chân thắng…

Sau một thời gian chúng ta có thể làm tất cả những việc trên mà không cần phải suy nghĩ nhiều. Những hành động phức tạp của việc lái xe đã biến thành thói quen – hành vi tự động. Nhờ vậy khi lái xe, chúng ta có thể suy nghĩ về việc khác hay nói chuyện với người khác.

Vòng tròn 3 bước lặp lại của thói quen

Vòng tròn 3 bước lặp lại của thói quen được phát triển và hình thành trong hạch nền của não bộ.

Bước đầu tiên là “kịch hoạt”, có tác dụng như một nút khởi động để đưa não bộ vào trạng thái tự động và lựa chọn thói quen để sử dụng.

Bước kế tiếp là sự diễn ra của “chuỗi hoạt động” – có thể thuộc về thể chất, tinh thần hay cảm xúc.

Bước cuối cùng là “phần thưởng” cho những hành động vừa rồi. Đối với chuột là miếng sô cô la, đối với người lái xe là sự di chuyển từ nơi này đến nơi khác.

Não bộ đánh giá phần thưởng này và sẽ quyết định vòng lặp đó có cần ghi nhớ để lặp lại và trở thành thói quen hay không.

Theo thời gian, vòng lặp “kích hoạt – hành động – kết quả” trở nên tự động hóa. Khi “kích hoạt” và ”phần thưởng” gắn kết với nhau, bộ não của chúng ta sẽ phát triển một cảm giác kỳ vọng mãnh mẽ, dẫn đến sự hình thành thói quen.

Vai trò của “phần thưởng” trong việc duy trì một thói quen

Những nghiên cứu cho thấy “kích hoạt” và “phần thưởng” tạo ra thói quen, nhưng không thể làm cho một thói quen mới trở thành bền vững.

Chỉ khi nào não bộ mong muốn những “phần thưởng” đó thì thói quen mới được kéo dài.

Các nhà khoa học tại Đại học New Mexico nghiên cứu 266 người để tìm hiểu thói quen tập thể dục đều đặn của họ. 92% nói rằng tập thể dục giúp họ cảm thấy vui vẻ hơn nhờ các hoóc-môn giảm đau và những chất dẫn truyền thần kinh khác do thể dục mang lại. 67% nói rằng thể dục mang lại cho họ cảm giác thành công, chiến thắng bản thân.

Chỉ khi nào não bộ của họ mong đợi phần thưởng – hoóc-môn giảm đau hay cảm giác thành công - thì “kích hoạt” sẽ trở thành tự động. Như vậy, bên cạnh việc tạo ra một chuỗi hành vi tự động, “kích hoạt” còn tạo ra sự thèm muốn để có “phần thưởng”.

Ứng dụng thói quen trong marketing

Vào những năm đầu thế kỷ 20, đánh răng không phải là thói quen của người Mỹ. Nhưng thiên tài quảng cáo Claude Hopkins đã tạo ra thói quen đánh răng cho người Mỹ và nhờ đó bán ra lượng khổng lồ kem đánh răng Pepsodent.

Ông đã quảng cáo một thông điệp đơn giản, rõ ràng: đánh răng bằng Pepsodent sẽ giúp bỏ đi những mảng bám răng và tạo cho người dùng một hàm răng trắng.

Quan trọng hơn, ông đã cho vào trong kem Pepsodent chất làm mát gồm acid citric, tinh dầu bạc hà và vài hóa chất khác. Khi khách hàng đánh răng, chúng tạo ra cảm giác mát lạnh bạc hà trên lưỡi và nướu răng. Khách hàng thích và chờ đợi cảm giác “phần thưởng" này. Và họ đánh đồng cảm giác mát lạnh bạc hà này với sự sạch sẽ của hàm răng. Thế là việc đánh răng hằng ngày đã dần trở thành thói quen bền vững.

Trong nỗ lực marketing sản phẩm xịt phòng Febreze, các chuyên viên marketing P&G phát hiện rằng khách hàng mong muốn một cái gì đó vui tươi – một sự ăn mừng nho nhỏ - sau khi họ dùng Febreze để xịt phòng và đẩy bay các mùi khó chịu.

Họ đã đưa những mùi thơm vào Febreze làm cho nó không chỉ có khả năng trung hòa các mùi – khử mùi, mà còn có khả năng tạo ra mùi thơm đặc trưng. Và họ thay đổi thông điệp quảng cáo từ “đẩy bay các mùi khó chịu” thành “làm sạch mùi”.

Mùi thơm này đã quyết rũ và làm “nghiện” các bà nội trợ. Febreze trở thành sản phẩm bán chạy của P&G.

Nguyên tắc vàng để thay đổi thói quen

Thói quen hầu như không thể bị xóa bỏ, mà chỉ có thể được thay thế bằng một thói quen khác. Nguyên tắc vàng để thay đổi thói quen là giữ nguyên phần "kích hoạt" và "phần thưởng", nhưng thay hành vi cũ bằng một hành vi mới.

Bóng bầu dục là trận đấu của sự nghi binh và phản nghi binh, chơi lừa và đánh lạc hướng. Do đó những huấn luyện viên thường xây dựng nhiều chiến thuật thi đấu. Họ huấn luyện cho các vận động viên quan sát dấu hiệu chuyển động của đối thủ và suy nghĩ chiến thuật hợp lý và thường là bất ngờ đối với đối thủ để áp dụng.

Huấn luyện viên Dungy lại dùng phương pháp ngược lại. Ông không hứng thú với việc dạy cho các cầu thủ nhiều phương án thi đấu và những cách đánh lạc hướng đối thủ. Thay vào đó, ông chỉ bắt đội tập thuần thục một vài mô hình chiến thuật.

Cầu thủ vẫn được “kích hoạt” bằng cách quan sát và phán đoán dấu hiệu chuyển động của đối thủ. Nhưng thay vì phân tích và suy nghĩ việc áp dụng chiến thuật nào, họ sử dụng ngay những hành động mà họ đã được huấn luyện và đã thực hành nhiều lần thành thói quen.

Các đội đối thủ dù đoán biết được chiến thuật thi đấu đơn giản này nhưng cũng không thể ngăn cản được vì các cầu thủ của ông đã thực hiện các hành động theo thói quen này quá nhanh, quá thuần thục.

Bằng phương cách huấn luyện thay đổi thói quen quan sát đối thủ rồi suy nghĩ, phần tích thành thói quen quan sát và hành động ngay, huấn luyện viên Dungy đã đem lại những kết quả thi đấu thành công cho đội Buc, và vinh quang cho đội Indianapolis Colts.

Những thói quen chủ chốt có thể thay đổi thói quen khác

Thói quen chủ chốt là những thói quen mà khi tổ chức hay cá nhân thực hiện sẽ tạo ra một ảnh hưởng giúp tổ chức, cá nhân thay đổi các thói quen khác theo hướng tích cực.

Các nhà nghiên cứu cho thấy những người tập thể dục thể thao đều đặn ăn uống tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn. Họ ít hút thuốc lá, kiên nhẫn hơn với người khác. Họ cũng dùng thẻ tín dụng ít hơn và ít bị căng thẳng.

Con cái của các gia đình có thói quen ăn tối cùng nhau thường có kỹ năng làm việc nhà tốt hơn, học cao hơn, tự tin hơn và kiểm soát cảm xúc tốt hơn. Những người có thói quen dọn giường buổi sáng có năng suất lao động tốt hơn, cảm giác sung túc hơn.

Tập thể dục đều đặn, ăn cơm cùng gia đình, dọn giường mỗi sáng… là những thói quen chủ chốt. Chúng tạo ra chuỗi phản ứng giúp cho các thói quen tích cực khác chiếm ưu thế.

Câu chuyện về thói quen chủ chốt của nhà máy thép Alcoa: Ông O’Neill, nguyên là viên chức chính phủ thành công và một nhà quản lý lão luyện, được ban quản trị nhà máy thép Alcoa mời làm tổng giám đốc.

Khác với các tổng giám đốc khác, ông O’Neill không quá tập trung vào các chỉ số kinh doanh thông thường. Thay vì thay đổi nhiều thói quen hoạt động của tổ chức Alcoa, O’Neill xác định hành vi về an toàn lao động là thói quen chủ chốt.

O’Neill tuyên bố mục tiêu hàng đầu của ông là thực hiện chính sách an toàn lao động, biến Alcoa thành nơi không có tai nạn lao động. Mục tiêu lạ lùng này lúc mới đưa ra đã gây sốc cho các nhà đầu tư và ban quản lý.

Kế hoạch của O’Neill được xây dựng theo vòng lặp lại của thói quen. “Kích hoạt”: tai nạn của công nhân; “hành động”: khi có tai nạn xảy ra, lãnh đạo của phòng trực tiếp phải báo cáo với O’Neill trong vòng 24 tiếng để đảm bảo tai nạn ấy không bao giờ xảy ra nữa; “phần thưởng”: chỉ người nào tuân theo hệ thống báo cáo tai nạn này mới được thăng tiến.

Để đáp ứng được thói quen này, toàn bộ hệ thống báo cáo của nhà máy đã được sắp xếp lại nhằm giúp thông tin từ dưới – công nhân có thể lên trên – các cấp lãnh đạo và cuối cùng là O’Neill một cách nhanh nhất.

Công nhân làm việc theo đúng quy trình kỹ thuật chuẩn, và cũng được trao thêm quyền để làm những việc trong năng lực và vị trí của họ. Nguyên vật liệu thô cũng được tiết kiệm để giảm bớt tai nạn. Những ý kiến phản hồi có tính sáng tạo của công nhân, nhân viên cấp thấp cũng được cấp trên nghe thấy.

Sau một thời gian áp dụng thói quen an toàn lao động, tỷ lệ tai nạn của Alcoa chỉ còn 1/20 tỷ lệ trung bình của nước Mỹ, và quan trọng hơn là chi phí đã được giảm xuống, chất lượng và năng suất tăng vọt, lợi nhuận công ty gấp 5 lần.

Ông O’Neill thắng lợi vì đã chọn đúng thói quen chủ chốt và tập trung thực hiện thay đổi thói quen này một cách thành công, kéo theo sự thay đổi tích cực của những thói quen khác của tập thể công nhân nhà máy Alcoa.

Starbucks và những thói quen của nhân viên

Starbucks – chuỗi cà phê hàng đầu nước Mỹ và thế giới – là một trong những công ty đi đầu về việc huấn luyện những thói quen tốt cho nhân viên.

Một trong những thói quen chủ chốt mà Starbucks huấn luyện cho nhân viên là “Sức mạnh ý chí” (Will Power) – thói quen quan trọng bậc nhất quyết định sự thành công của một cá nhân.

Nhân viên Starbucks được huấn luyện có sức mạnh ý chí, tinh thần kỷ luật, luôn đi làm đúng giờ, luôn nhiệt tình trong suốt giờ làm việc. Họ được huấn luyện kiềm chế cảm xúc để luôn có thể phục vụ khách hàng với sự niềm nở và mong muốn đem tới cho khách hàng ly cà phê hoàn hảo.

Starbucks còn dạy cho nhân viên cách xác định, phân loại khách hàng và thực hiện công việc phục vụ hợp lý cho khách hàng đó.

Mọi hành động được thực tập nhuần nhuyễn cho đến khi nhân viên có thể hành động một cách tự động theo thói quen. Những thói quen tốt này của nhân viên là một trong những nguyên nhân góp phần làm nên thành công của Starbucks.

Doanh nhân Lâm Minh Chánh có 18 năm làm quản lý cấp cao cho các tập đoàn như Kodad, AIA, Prudential, Chứng khoán DVSC và 6 năm làm doanh nhân. Ông đồng sáng lập ra sàn giao dịch Vàng Thế Giới, chuỗi Trung tâm Toán tư duy Hoa Kỳ Mathnasium, website TMĐT HangTuMy.vn. Hiện nay ông là Chủ tịch của hai website TMĐT HangTuMy.vn, Vietnamstore; Chủ tịch Công ty Giáo dục và Đào tạo Lâm Khôi; Phó chủ tịch HĐQT Công ty Kiến trúc và Xây dựng Nhà Vui. Ông cũng là một giảng viên và một người chuyên viết về tài chính, quản lý cho các báo kinh tế, kinh doanh. Cuốn sách “Tăng tốc đến thành công - Học từ những cuốn sách kinh doanh hàng đầu - Tập 1” là tác phẩm đầu tay của ông. Tác giả Lâm Minh Chánh có kế hoạch viết 4 tập. Mỗi tập tóm tắt 25 cuốn sách kinh doanh hàng đầu của thế giới. Nội dung trên trích từ "Tăng tốc đến thành công - Học từ những cuốn sách kinh doanh hàng đầu". Các phần khác của cuốn sách: >Điều gì tạo nên những người xuất chúng?