Petrolimex kiến nghị tháo gỡ hàng loạt vướng mắc trong việc lập hóa đơn điện tử

Theo phản ánh của Petrolimex, các cửa hàng bán lẻ xăng dầu có tần suất giao dịch rất cao, đặc biệt vào giờ cao điểm, khiến việc xuất hóa đơn cho từng lần bán hàng dễ dẫn đến ùn tắc và chậm trễ. Việc nhập thủ công thông tin khách hàng kéo dài thời gian xử lý, dễ phát sinh sai sót, dẫn tới phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Petrolimex cho biết thêm, hệ thống quản lý bán hàng EGAS và mạng truyền dữ liệu tại một số cửa hàng đôi khi bị gián đoạn do ảnh hưởng thời tiết, hỏng hóc thiết bị hoặc lỗi hệ thống, khiến nhân viên không thể lập hóa đơn ngay. Trong trường hợp này, doanh nghiệp buộc phải ghi nhận thủ công, đặc biệt khi hệ thống báo lỗi D37.

Một số trường hợp khách hàng thay đổi người thanh toán sau khi nhận hàng, làm gián đoạn quy trình phát hành hóa đơn tới 20 phút. Ngoài ra, vào đầu ngày làm việc, một số hóa đơn ở trạng thái “đã gửi” nhưng không chuyển sang trạng thái “chấp nhận”, khiến doanh nghiệp không thể thực hiện thao tác điều chỉnh hoặc thay thế. Theo Petrolimex, nguyên nhân chủ yếu là hệ thống xử lý dữ liệu của cơ quan thuế hoạt động chậm trong một số thời điểm.

Trước các phản ánh của doanh nghiệp, Cục Thuế dẫn quy định tại điểm i, khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó thời điểm lập hóa đơn điện tử trong hoạt động bán xăng dầu được xác định là thời điểm kết thúc việc bán hàng theo từng lần bán.

Đồng thời, khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về việc xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót.

Theo đó: Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng không sai mã số thuế và các thông tin khác, người bán thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông tin tới cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn mới;

Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc mô tả hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, với ghi chú rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…” kèm số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của hóa đơn gốc.

Trước khi lập hóa đơn mới, hai bên - người bán và người mua (nếu là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh) phải lập văn bản thỏa thuận xác nhận lỗi sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo trực tiếp hoặc đăng tải trên website doanh nghiệp. Tất cả văn bản liên quan cần được lưu trữ để phục vụ kiểm tra khi cần thiết.

Liên quan đến lỗi hệ thống, Cục Thuế cho biết đã phối hợp với đơn vị truyền nhận dữ liệu của Petrolimex để xử lý ngay tại thời điểm đối soát, đồng thời nghiên cứu, hoàn thiện các giải pháp kỹ thuật nhằm tăng cường hiệu quả tiếp nhận, truyền và xử lý hóa đơn điện tử, đảm bảo hoạt động ổn định cho doanh nghiệp.

Trước đó, Petrolimex cũng kiến nghị về quy định thời hạn lập hóa đơn không quá 7 ngày, cho rằng quy định này gây khó khăn cho một số hoạt động đặc thù, đặc biệt trong lĩnh vực cung ứng nhiên liệu hàng không và kinh doanh chuyển khẩu nhiên liệu.

Theo Petrolimex, đối với các hoạt động có khối lượng dữ liệu lớn cần đối soát giữa nhiều bên, nhất là khi làm việc với đối tác quốc tế, việc hoàn tất hóa đơn trong thời hạn 7 ngày của tháng sau là rất khó đáp ứng. Do đó, doanh nghiệp đề xuất cơ quan thuế xem xét linh hoạt hơn đối với các giao dịch có yếu tố nước ngoài hoặc quy mô lớn.

Phản hồi về vấn đề này, Cục Thuế viện dẫn quy định tại Điều 90 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, nêu rõ: khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua ngay khi phát sinh giao dịch, không phân biệt giá trị hay quy mô. Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ thời hạn lập hóa đơn không quá 07 ngày, tính từ thời điểm đối soát dữ liệu theo kỳ quy ước giữa bên bán và bên mua.

Cục Thuế đề nghị Petrolimex nghiên cứu kỹ các quy định hiện hành để bảo đảm thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời phối hợp với cơ quan thuế trong quá trình triển khai, phản hồi kịp thời các vấn đề kỹ thuật để được hướng dẫn, hỗ trợ.