ĐIỀU KIỆN CẦN VÀ ĐỦ
Chưa nói đến sự thành công mà chỉ dừng ở mức độ hoàn chỉnh cho một event, đòi hỏi nhà tổ chức cần phải sắp xếp nhiều công việc với nhau thành thể thống nhất. Trước tiên là nhà tổ chức phải có một ý tưởng và kịch bản hay để thỏa mãn và nhận được cái gật đầu đồng ý của DN.
Lúc này, kế hoạch thực hiện bắt đầu chạy. Nhà tổ chức phải tìm ra một địa điểm tổ chức phù hợp với mục tiêu đặt ra. Một điều chắc chắn là sau khi có địa điểm, nhà tổ chức phải thiết kế luôn tất cả các yêu cầu nghiêm ngặt về mỹ thuật, giải trí, nghệ thuật ẩm thực, thời trang, sân khấu, âm thanh ánh sáng...
Khi event chính thức diễn ra, nhà tổ chức phải điều phối hệ thống nhân sự hoạt động. Tùy theo tính chất mỗi event mà nhà tổ chức bố trí nhân sự sao cho phù hợp nhất. Đó là những yếu tố cơ bản cho việc tổ chức một event. Như vậy, để có một event thành công, các công ty tổ chức phải nắm trong tay nhiều nguồn lực, từ địa điểm tổ chức đến phần thiết kế, lực lượng phục vụ, biểu diễn...
Trên thực tế, hầu hết các công ty tổ chức event tại Việt Nam hoạt động theo phương thức hợp tác. Có nghĩa là trên danh nghĩa họ lo toàn bộ công việc tổ chức nhưng thực tế họ hợp tác với nhiều công ty khác, thực hiện theo những hạng mục riêng rẽ (kịch bản, trang trí, âm thanh, biểu diễn, nhân sự...).
Nếu kết hợp không nhịp nhàng giữa các khâu này, sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng của việc tổ chức event, làm cho event không thể mang một hình ảnh nhận diện đồng nhất và chuyên nghiệp được.
ĐẾN TÍNH CHUYÊN NGHIỆP
Nhà tổ chức event sẽ thuận lợi khi có trong tay những công cụ và con người chuyên nghiệp để phục vụ cho hoạt động tổ chức event của họ. Điều này sẽ giúp nhà tổ chức có cái nhìn tổng thể, xuyên suốt từ khâu đầu tiên của quy trình tổ chức để chọn lọc và kết hợp hài hòa các yếu tố thẩm mỹ, thiết kế, thời trang, ẩm thực, con người... nhằm mang đến cho event sự riêng biệt và độc đáo.
 |
Hơn nữa, một tập thể cùng làm việc thì sẽ dễ dàng trao đổi ý kiến, dễ đồng thuận, rút ngắn được một số khâu, tiết kiệm được thời gian, nhân lực,... Điều này cũng có nghĩa là tiết kiệm một số chi phí khác, khép bớt hầu bao cho DN. Đây cũng là ưu điểm để công ty cạnh tranh trên thị trường và “hút” nhiều khách hàng, đồng thời thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình.
Như vậy, mô hình một công ty tổ chức event chuyên nghiệp chính là một người nắm trong tay mình nhiều công cụ và biết cách lắp ghép chúng một cách hoàn hảo.
VÍ DỤ ĐIỂN HÌNH
Công ty TAS Associates với mô hình hoạt động “4 trong 1” trên 4 lĩnh vực: tư vấn và thiết kế mỹ thuật, thời trang, giải trí và tổ chức sự kiện. Tất cả những chức năng hoạt động này đều là thế mạnh hoàn toàn của công ty và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động tổ chức một event.
Hoạt động trong các lĩnh vực này từ năm 2002, đến nay TAS đã tư vấn thành công, góp phần phát triển thương hiệu của một loạt khách hàng “đại gia” như Unilever, Nestlé, Sunsilk... các khách sạn và resort nổi tiếng trong nước như New World, Sheraton, Caravelle, Legend, Duxton, REX, Omni, Sofitel, Palace, Vinpearl, Evason Hideaway, Sunrise, Furama, Crown Plaza...
Tổ chức các event tạo ấn tượng tốt cho khách hàng như Siena, Fiat Doble... TAS sở hữu cả một đội ngũ thiết kế thời trang riêng, thiết kế nội thất và đồ họa, đạo cụ biểu diễn, nhóm biểu diễn.
Cuối tháng 6 vừa qua, Công ty đã ký kết hợp tác với HotelCorp, một công ty hàng đầu của Thái Lan chuyên tư vấn, thiết kế cho các khách sạn cao cấp, nhằm mở rộng hướng phát triển trong lĩnh vực này, đồng thời TAS đang thành lập công ty người mẫu Tassini riêng với những người mẫu có trình độ, được đào tạo bài bản về giao tiếp, ứng xử, lối sống lành mạnh, trang điểm, khả năng biểu diễn để có thể tham gia các hoạt động tổ chức event và trình diễn thời trang mang phong cách rất riêng biệt.
