Tập trung cải tiến thường xuyên/Hồ sơ tài liệu không phiền đến ta!

23/06/2009 01:00

Giấy chứng nhận ISO được xem như một tấm “thẻ thông hành” giúp doanh nghiệp mở rộng cánh cửa hội nhập thương trường quốc tế. Vì thế, triển khai áp dụng ISO nhằm khẳng định đẳng cấp, uy tín, chất lượng sản phẩm dịch vụ đối với khách hàng luôn là niềm mong ước của nhiều doanh nghiệp...

Tập trung cải tiến thường xuyên/Hồ sơ tài liệu không phiền đến ta!

Giấy chứng nhận ISO được xem như một tấm “thẻ thông hành” giúp doanh nghiệp mở rộng cánh cửa hội nhập thương trường quốc tế. Vì thế, triển khai áp dụng ISO nhằm khẳng định đẳng cấp, uy tín, chất lượng sản phẩm dịch vụ đối với khách hàng luôn là niềm mong ước của nhiều doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thành công.

Một trong những yếu tố làm nản lòng nhiều nhà quản lý khi nghĩ tới việc áp dụng ISO đó là phải xây dựng và duy trì một cách có hiệu lực hệ thống tài liệu quản lý chất lượng.Việc này thường mất nhiều thời gian, công sức và đôi khi còn làm chậm tốc độ xử lý công việc trong toàn tổ chức nếu không được thực hiện một cách khoa học.

Ai cũng biết khi áp dụng ISO, chúng ta phải văn bản hóa các hoạt động quản lý thành các tài liệu cụ thể (quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn công việc, các biểu mẫu...) để thống nhất và nhất quán mọi hoạt động từ hoạch định đến kiểm soát của doanh nghiệp. Tài liệu cần phải có sẵn sàng ở nơi làm việc và ngăn ngừa sử dụng nhầm các tài liệu lỗi thời.

Đây là một việc không hề dễ dàng đối với những doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh và nhiều địa điểm. Một số vấn đề thường gặp trong công tác quản lý tài liệu: 

-  Khi ban hành tài liệu cần phải phân phối đến tất cả các nơi áp dụng. Việc này tốn rất nhiều giấy tờ, gây nên sự lãng phí về thời gian, công sức và tiền bạc. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, ở nhiều nơi trên nhiều quốc gia thì mức độ sẽ càng phức tạp hơn. 

- Khi xem xét cập nhật lại một tài liệu nào đó, cần phải thu hồi tất cả các bản tài liệu lỗi thời và mọi người trong tổ chức phải được cập nhật phiên bản mới nhất. Nếu việc này có thiếu sót, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

- Khi thay đổi nội dung của tài liệu, phải chắc chắn rằng mọi người sẽ nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi của tài liệu.

- Khi cần ban hành tài liệu mới, phải đảm bảo thông tin đến với tất cả mọi người.

Quản lý ISO trực tuyến là một công cụ CNTT giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Với công cụ này, doanh nghiệp có thể:

- Quản lý, lưu trữ, xem, truy xuất tài liệu ở mọi nơi, nọi lúc.

- Chỉ có một bản tài liệu duy nhất trong hệ thống luôn sẵn sàng nên chắc chắn tất cả mọi người sẽ được cập nhật những bản tài liệu mới nhất. Điều này sẽ giúp việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời/ hết hiệu lực không thể xảy ra.

- Lưu trữ các hồ sơ đánh giá nội bộ, hồ sơ quan hệ khách hàng… để từ đó giúp cho việc tổng hợp, thống kê, phân tích và báo cáo dễ dàng hơn. Từ đó cho bạn cái nhìn tổng quát hơn đối với việc dự báo hoặc cải tiến các công việc/dự án tương tự về sau.

- Chỉ với một máy tính thì dù ở bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào bạn cũng có thể tra cứu các thông tin, hồ sơ, tài liệu, chi tiết hay tổng hợp của công ty. Một bộ máy gọn nhẹ, quy trình thủ tục đơn giản, tra cứu thông tin nhanh chóng tiện lợi... đây có phải là điều mà doanh nghiệp đang mong muốn? Hãy tìm hiểu và khám phá những ưu điểm đó trong Phần mềm điều hành trực tuyến SSP-STM.

Xem chi tiết tại www.dieuhanhtructuyen.vn

(0) Bình luận
Nổi bật
Đọc nhiều
Tập trung cải tiến thường xuyên/Hồ sơ tài liệu không phiền đến ta!
POWERED BY ONECMS - A PRODUCT OF NEKO