Văn phòng điện tử và văn phòng máy lạnh

Năm 2007, khi Đề án 112 thất bại và chính thức bị xóa sổ, bà Lê Thị Hoa - Trưởng phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin & Truyền thông (TT-TT) Bà Rịa - Vũng Tàu được lãnh đạo giao nhiệm vụ tìm một giải pháp tin học ứng dụng trong quản lý hành chính. Cái duyên đã khiến bà Hoa tìm thấy eOffice qua mạng.

Xét thấy phần mềm này phù hợp, đáp ứng yêu cầu trong công việc hàng ngày của văn phòng và dễ sử dụng với nhiều tiện ích hỗ trợ, ngay trong năm 2007, tại Bà Rịa - Vũng Tàu đã có 8 cơ quan, ban, ngành triển khai. Sang năm 2008, có thêm 7 cơ quan, đơn vị trong tỉnh triển khai tiếp eOffice và đều thành công. Do vậy, tỉnh đã quyết định đầu tư tiếp để triển khai eOffice tại 4 cơ quan, đơn vị trong năm 2009 là Văn phòng UBND-HĐND tỉnh, Sở LĐ-TB&XH, Sở Ngoại vụ và Đài PTTH tỉnh.

Sở Giao thông Vận tải tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, một đơn vị triển khai thành công eOffice - Ảnh: M.T

Kinh phí để triển khai ứng dụng này tại mỗi đơn vị thực ra không quá lớn, chỉ khoảng 200 triệu đồng cho cả phần cứng và phần mềm, nhưng hiệu quả đem lại là tiết kiệm được giấy tờ, mực in, thời gian xử lý công việc; giúp xử lý công việc nhanh hơn, đạt hiệu quả cao hơn... Nhiều nơi tiết kiệm được tới 90% giấy tờ, văn bản phải in; khối lượng công việc văn phòng giảm tới 50%. Đặc biệt, qua eOffice, kỹ năng vi tính của nhiều vị lãnh đạo được nâng cấp đáng kể. Nhiều đơn vị hào hứng cho rằng, đây là cây gậy thần để giải quyết vấn đề hành chính cũng như triển khai một cửa một dấu...

Bà Hoa có cách lý giải rất thành thật: “Tôi không dám so sánh eOffice với phần mềm văn phòng của Đề án 112 là cái nào hay hơn. Chúng tôi cũng đã từng triển khai Đề án 112. Đó là những phần mềm đóng gói, cài đặt xong thì coi như xong, gặp trục trặc gì đó không chạy được thì chịu. Còn sử dụng eOffice, chúng tôi nhận được sự trợ giúp trực tiếp hoặc từ xa, kịp thời và hiệu quả”. Nhưng đó là cách lý giải “tế nhị” của một công chức, thực tế còn có một sự khác biệt lớn hơn. Đó là Đề án 112 được phê duyệt tổng thể, tất cả máy móc, phần mềm, giáo trình đào tạo đều được “ép” từ trên xuống, được hay không đơn vị thụ hưởng cũng phải cắn răng chịu.

Trong khi đó, việc triển khai ứng dụng eOffice căn cứ vào hiệu quả. Sở TT-TT triển khai thành công, sau đó giới thiệu, tư vấn cho các sở, ngành khác, đồng thời tham mưu cho tỉnh, cơ quan, ban, ngành nào thấy phù hợp thì đăng ký xin kinh phí của tỉnh; một số cơ quan, đơn vị thì phải tự bỏ kinh phí và chỉ được Sở TT-TT tư vấn. Đồng tiền được bỏ ra một cách thận trọng, “của đau con xót”, cho nên sự phù hợp và tính hữu ích của giải pháp được đưa lên hàng đầu, chứ không thể làm bừa để rồi sau đó tiền mất tật mang. Trong quá trình triển khai, khách hàng thấy sai đâu thì yêu cầu đơn vị cung cấp sửa đó hoặc bổ sung, hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu sử dụng.

Những người làm eOffice trước đây từng dự định tham gia Đề án 112, nhưng vì nhiều lý do đã tách ra làm riêng. Đề án 112 chết yểu làm lãng phí của Nhà nước không biết bao nhiêu tiền của. Trong khi đó, sau gần 5 năm phát triển, đến nay eOffice đã được triển khai thành công tại 214 cơ quan, doanh nghiệp trên toàn quốc. Ông Nguyễn Tử Hoàng, Giám đốc Phần mềm của Bkis (đơn vị viết phần mềm eOffice) không giấu giếm tham vọng đưa văn phòng điện tử đến cả người dùng cá nhân và cho rằng thành công sẽ đến từ triết lý: “đồng hành cùng khách hàng”.

Chưa hẳn eOffice là phần mềm tối ưu hiện nay, nhưng thành công bước đầu cho thấy bước đi đúng của Bkis. Thành công đó cũng không có gì là quá “hoành tráng” nhưng nó giải quyết được vấn đề “logic thị trường”: Đó là đáp ứng cái thị trường cần chứ không phải cái doanh nghiệp có; tất cả phải xuất phát từ nhu cầu thực tế chứ không thể từ mệnh lệnh hành chính.