Voffice chưa có đối thủ

Đồng Sĩ Phụng chưa quên những ngày làm việc không văn phòng trong vai trò đại diện bán hàng tại miền Trung cho Tập đoàn dầu khí Exxon Mobil: “Tôi làm việc với sếp và đồng nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, hay Singapore thông qua điện thoại di động, email, fax. Nhà riêng là văn phòng công ty, nơi tôi làm các công việc giấy tờ như báo cáo, làm hợp đồng mua bán với khách hàng, thông báo chương trình đầu tư và khuyến mãi... Họ gọi là home based office”.

Các công ty đa quốc gia áp dụng mô hình “home based office” không thuê văn phòng, không chi phí trang thiết bị, không nhân viên hành chính tại các tỉnh. “Với công việc giám đốc bán hàng khu vực, tôi thật khó xử khi khách hàng muốn hẹn gặp trực tiếp. Tôi buộc phải mời họ đến quán cà phê bàn chuyện kinh doanh! Thật là bất tiện và không chuyên nghiệp, nhưng đó là cách duy nhất tôi có thể làm”, Phụng nhớ lại.
Những ngày khó khăn đó đã giúp Phụng ý tưởng thành lập một công ty với tên gọi Văn phòng Việt (voffice.vn). Công ty hỗ trợ DN giải quyết các khó khăn về văn phòng và liên lạc cho DN muốn mở rộng hoạt động tại khu vực miền Trung.

“Đó là ý tưởng sáng tạo rất tuyệt khi mở thêm chi nhánh hoạt động tại miền Trung”- đại diện của Công ty Hoàn Cầu đã nói như vậy về dịch vụ văn phòng ảo Voffice của Văn phòng Việt. Có văn phòng tại TP.HCM nhưng Hoàn Cầu có nhiều khách hàng lớn tại miền Trung, đó là các nhà máy tại các khu công nghiệp. Chăm sóc khách hàng thật sự gặp khó khăn, nhất là dịch vụ sau bán hàng, bảo hành khi trụ sở chính ở xa.

nếu không có văn phòng tại Đà Nẵng, nguy cơ mất khách hàng là chắc chắn. Chính lúc ấy họ chọn mô hình “văn phòng ảo”. Hoàn Cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng và nhân viên kỹ thuật; những việc còn lại sử dụng dịch vụ Voffice. Với dịch vụ “văn phòng ảo”, Voffice cung cấp cho Hoàn Cầu một địa chỉ văn phòng trong một “cao ốc hiện đại”. Tại đó có các dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc, phòng họp, người nhận điện thoại, gửi và nhận bưu phẩm, cung cấp cả nhiều dịch vụ tiếp thị quảng cáo khác.

Một văn phòng cho thuê theo mô hình chia sẻ của Voffice

Khách hàng của Voffice đến nay đã khá đông, từ những tập đoàn lớn muốn về miền Trung, đến DN nhỏ mới thành lập hay DN nước ngoài. Những nhân viên làm việc tại nhà có văn phòng ảo hỗ trợ tổ chức cuộc họp, những cuộc gặp gỡ trực tiếp với đầy đủ hình ảnh của công ty, và các tiện nghi văn phòng cần thiết. Từ trải nghiệm thực tế, Đồng Sĩ Phụng đã cố gắng thiết kế các dịch vụ ngày càng hoàn hảo, thích hợp với những DN vừa muốn xây dựng hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm chi phí văn phòng trong bối cảnh khó khăn hiện nay. Anh Phụng cho rằng: “Đầu tư văn phòng là lãng phí, nhất là DN mới thành lập hay đã có văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội không nhất thiết phải có văn phòng tại Đà Nẵng. Các DN chỉ cần đầu tư kho chứa hàng, nhân viên bán hàng và một văn phòng ảo tại Voffice là có thể hoạt động trôi chảy”. Ngoài ra Công ty Văn phòng Việt còn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ trợ lý ảo, tư vấn marketing.

Đồng Sĩ Phụng xác định hướng đi của công ty là những khoảng trống thị trường nên đã có thêm nhiều sản phẩm độc đáo, riêng biệt được thiết kế từ Voffice. Nhiều nhà DN than phiền, họ tốn thời gian xem quảng cáo, tìm kiếm trên internet, tham quan hội chợ triển lãm, chi phí cho các tổ chức môi giới thương mại để được cung cấp thông tin. Và còn chi phí đi lại, thông dịch chưa chắc tìm được đối tác mong muốn. Với thế mạnh của một đơn vị hoạt động công nghệ thông tin tại Công viên phần mềm Đà Nẵng, Đồng Sĩ Phụng đã cùng các đồng nghiệp tại Voffice thiết kế “Voffice - phần mềm tra cứu đối tác kinh doanh” để giúp các DN tra cứu tìm kiếm đối tác ở VN, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan và Malaysia. Tất cả thông tin đều có nguồn từ các tổ chức thương mại quốc tế tin cậy. Kinh doanh sản phẩm từ ý tưởng độc đáo như vậy, Voffice chưa có đối thủ cạnh tranh.