5 bài học bổ ích về mở rộng quy mô công ty

Trên Tech in Asia, Hugo Messer - nhà sáng lập, chuyên gia huấn luyện, khai vấn (coach) tại Công ty đào tạo và huấn luyện Ekipa Indonesia, nhà sáng lập Công ty phát triển phần mềm Bridge Global cho rằng: “Startup chỉ đơn giản là đưa ra quyết định để bắt đầu doanh nghiệp và/hoặc có một ý tưởng sản phẩm. Nghĩa là, khi đã quyết định khởi sự một công ty, bạn có thể tìm thấy một ý tưởng, hoặc ngược lại, khi có ý tưởng tốt, bạn có thể quyết định thành lập công ty”. Sau đó, nhà khởi nghiệp cần thoát ra khỏi cái “kén” của mình, trình bày ý tưởng với nhà đầu tư, khách hàng… Hoạt động một thời gian, họ sẽ có doanh thu, từ đó tìm kiếm văn phòng phù hợp, thuê thêm nhân viên… Nhưng rồi sau đó, họ làm thế nào để công ty trở nên lớn hơn?

“Khi còn trẻ, tôi nghĩ điều này dĩ nhiên tự xảy đến khi chúng ta sở hữu sản phẩm/dịch vụ tuyệt vời và được khách hàng ưa thích. Điều này cũng được ghi nhận tại các công ty như Facebook hay WhatsApp. Tuy nhiên, nó không phải là mẫu số chung với phần lớn các công ty startup. Họ đều phải “chiến đấu” vất vả để có được khách hàng”, Hugo Messer nhận định.

“Mở rộng quy mô là một cuộc đấu tranh thực sự. Tôi từng rất tham vọng và muốn công ty lớn thật nhanh, nhưng mỗi năm trôi qua đều là một cuộc chiến khó nhằn. Sự tăng trưởng diễn ra chậm hơn nhiều so với mức tôi kỳ vọng”, Hugo Messer cho biết, và kể về những bài học ông đã tiếp thu được từ việc mở rộng quy mô doanh nghiệp:

Link bài viết

1. Có sự khác biệt lớn giữa sản phẩm và dịch vụ

Với các sản phẩm phần mềm, nhà khởi nghiệp thường phải đối diện với nhiều áp lực ngay từ đầu: cần vốn để thuê nhà lập trình, tìm điểm cân bằng giữa việc xây dựng phần mềm và lắng nghe khách hàng, đồng thời có chiến dịch marketing hiệu quả. Một tỷ lệ rất nhỏ các sản phẩm phần mềm đạt được cả 3 điểm cộng đó và có được sự tăng trưởng vượt trội. Các sản phẩm còn lại thường sẽ thất bại hoặc chỉ phát triển ở quy mô nhỏ.

Ngược lại, các loại dịch vụ thường dễ bắt đầu hơn. Tất cả những gì bạn cần là một chiếc máy tính, một chiếc điện thoại, một vài mối quan hệ, và chính bản thân bạn. Bạn cũng dễ có được dòng tiền và không cần phải bỏ quá nhiều vốn để đầu tư trước. Nhưng các công ty cung cấp dịch vụ thường khó mở rộng quy mô. Thị trường có rất nhiều sự cạnh tranh và rất ít cơ hội để trở nên khác biệt. Thêm doanh thu nghĩa là phải thêm nhân sự. Do đó, muốn mở rộng quy mô, bạn buộc phải thuê thêm nhân viên.

Kinh nghiệm của tôi chủ yếu là ở kinh doanh dịch vụ nên phần còn lại của bài viết sẽ tập trung vào những bài học tôi tiếp thu được trong việc mở rộng quy mô một công ty cung cấp dịch vụ.

2. Cần phải có sự hỗ trợ

Tôi từng nghĩ rằng có thể làm tất cả mọi thứ một mình, nhất là sau khi phối hợp làm việc không hiệu quả với một số cộng sự. Nhưng trải qua nhiều khó khăn trong vài năm, tôi nhận ra mình cần được giúp đỡ. Tôi quyết định tham gia vào Entrepreneurs Organization (EO) – một nhóm các doanh nhân quốc tế chuyên hỗ trợ lẫn nhau và tập trung vào sự tăng trưởng doanh nghiệp.

EO có một chương trình Accelerator (tăng tốc khởi nghiệp) giúp các công ty có cơ hội nhận được từ 200.000 đến 1 triệu USD trong 3 năm. Tôi tham gia chương trình đó và phối hợp làm việc với một nhóm các doanh nhân khác. Nhóm chúng tôi gặp nhau hằng tháng và được hướng dẫn bởi một doanh nhân giàu kinh nghiệm. Dựa trên các bảng kế hoạch được thể hiện trên đúng một trang giấy, chúng tôi chia sẻ các ưu tiên chính, các chướng ngại và kế hoạch hành động.

Bằng cách cam kết hành động, chúng tôi tạo ra trách nhiệm giải trình trong nhóm (và mọi người đều không muốn trong buổi gặp mặt sắp tới phải thú nhận rằng mình chưa hoàn thành công việc). Chương trình còn có các buổi học hằng quý – nơi các chuyên gia dạy chúng tôi về nhân sự, chiến lược, tài chính…

Nhờ chương trình, tôi tìm được mentor phù hợp với mình là Pieter van Osch. Tôi thường thực hiện các cuộc gọi qua Skype hằng tháng để trình bày các thách thức mình phải đối mặt. Sự cố vấn cá nhân này hiệu quả hơn vì mang tính trực tiếp hơn so với cấu trúc nhóm.

3. Cần một hệ thống để tăng trưởng

Trong vài năm đầu xây dựng công ty phát triển phần mềm Bridge Global, tôi đã có nhiều nhân viên và đối tác giúp phát triển phần mềm cho khách hàng. Khi công ty phát triển lớn hơn và mở rộng ra các nước khác, chúng tôi cần một hệ thống để có thể vận hành trơn tru và mở rộng quy mô.

Chương trình của EO dựa trên phương pháp tăng trưởng của Verne Harnish – tác giả cuốn Scaling Up: How a Few Companies Make It ... and Why the Rest Don't (tạm dịch: Mở rộng quy mô doanh nghiệp: Không phải ai cũng có thể). Sức mạnh của phương pháp này chủ yếu bao gồm một kế hoạch chiến lược được thể hiện chỉ trong một trang giấy và những cuộc họp định kỳ.

Cuốn Scaling Up: How a Few Companies Make It ... and Why the Rest Don't

Trên thực tế, các kế hoạch chiến lược ngắn gọn trong một trang giúp chúng ta thấy rõ con đường mình đang đi và tìm ra cách để đến đích.

Với Bridge Global, chúng tôi xác định các giá trị cốt lõi, mục đích chính và mục tiêu táo bạo hơn. Sau đó, chúng tôi lên kế hoạch cho 3 năm tới và bắt đầu thực hiện các cuộc họp hằng năm, hằng quý, hằng tuần và hằng ngày (chúng tôi bỏ qua các cuộc họp hằng tháng vì nó không mang đến đủ các giá trị cần thiết).

“Nhịp điệu họp” này giúp chúng tôi tạo ra sự gắn kết. Các văn phòng làm việc của Công ty trải dài từ Hà Lan, Ukraine đến Ấn Độ. Nếu không có các cuộc họp qua Skype như thế, mọi người sẽ chỉ làm việc trong bóng tối. Bằng cách trò chuyện với nhau hằng tuần, hằng ngày, những ưu tiên chính yếu sẽ trở nên rõ ràng.

Mỗi ngày chúng tôi thảo luận về những điều đã làm, sẽ làm và những vướng mắc đang tồn tại – phần quan trọng nhất. Nếu không, một nhân viên X có thể sẽ kết thúc một tuần làm việc bằng cách nói rằng “Tôi chưa hoàn thành phần việc đó vì đang chờ phản hồi của Y”. Nhờ các cuộc họp, vấn đề sẽ được bàn bạc ngay tại thời điểm phát sinh và mọi người sẽ cùng tìm cách giải quyết. Bằng cách đó, những mối ưu tiên sẽ được giải quyết dứt điểm trong tuần để bắt đầu một tuần mới thuận lợi.

4. Duy trì sự nhanh nhẹn

Duy trì sự nhanh nhẹn là yếu tố cần thiết để mở rộng quy mô. Khi càng phát triển lớn hơn, hệ thống phân cấp rõ rệt hơn, doanh nhân cũng như nhân viên sẽ càng cứng nhắc hơn, và công ty dễ trở nên… “quan liêu” hơn.

Trong hội nghị Lean Startup ở San Francisco (Mỹ), khi bắt đầu chương trình, Eric Ries – tác giả cuốn The Lean Startup - đã đặt một câu hỏi thú vị cho các nhà khởi nghiệp: “Các bạn đến đây để học cách xây dựng công ty. Các bạn từ bỏ công việc tại một công ty lớn vì muốn được tự do làm điều mình thích. Tại sao các bạn lại muốn mở rộng quy mô công ty để nó lớn như công ty bạn vừa rời bỏ để rồi nó cũng sẽ “quan liêu” theo cùng một cách như vậy?”.

Do đó, điều quan trọng là một công ty lớn nên duy trì sự nhanh nhẹn giống như một startup.

5. Giữ “con khỉ” ở đúng chỗ

Một trong những cuốn sách yêu thích của tôi là The One Minute Manager Meets the Monkey của tác giả Ken Blanchard.

Cuốn sách này có cách ví von rất thú vị. Ví dụ bạn là một nhà quản lý dự án. Khi một nhân viên đến trình bày với bạn về vấn đề họ đang gặp phải, bạn đồng ý giải quyết vấn đề đó, nghĩa là “con khỉ” đã nhảy từ đôi vai của nhân viên đó sang vai bạn.

Nhà lãnh đạo cần biết đặt "con khỉ" ở đúng chỗ của nó. Ảnh minh họa: Acumen

Trên thực tế, “con khỉ” này phải nằm trên vai của nhân viên ấy. Đó là vấn đề của họ, không phải của bạn, đừng để nó "nhảy sang" phía bạn. Nếu bạn muốn mở rộng quy mô công ty, bạn cần phải biết cách tổ chức, và để cho nhân viên tự chịu trách nhiệm.

Nói cách khác, nhà lãnh đạo cần biết được “con khỉ” nên ở chỗ nào. Trao quyền tự tổ chức cho nhân viên, họ sẽ tự giữ “con khỉ” của họ, và bạn cũng có điều kiện để toàn tâm toàn ý làm việc với “con khỉ” của mình.