Tạo sự chú ý trước các nhà báo

Những việc nhỏ có thể làm nên một sự khác biệt lớn. Dưới đây là 5 lời khuyên có giá trị.

Mỗi ngày làm việc, các nhà báo đều bị tấn công dồn dập bởi các e-mail, điện thoại từ nhiều người. Cường độ âm thanh mà các phóng viên nhận được thật đến nỗi có nhiều âm thanh không liên quan gì đến nhau, kịp thời hoặc suy nghĩ thông suốt – phần lớn những e-mail đều bị xóa mà không hồi âm, và hầu hết những cuộc điện thoại đều đưa đến một kết luận nhanh chóng.

Vậy bạn nên làm gì khi trình bày một bản báo cáo có thông tin tốt, đáng được đưa lên báo? Làm thế nào để sự diễn đạt của bạn tạo được ấn tượng mà không quá hùng hổ hay oai vệ?

Để thu hút được sự chú ý của những nhà báo và cuối cùng là niềm tin của họ, những chuyên gia trong lĩnh vực hoạt động công chúng đã sử dụng những công cụ đơn giản mà có hiệu quả. Năm lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn làm được điều tương tự như họ.

1. Thay vì chỉ là diễn đạt lại ý của mình, hãy tham gia trực tiếp vào cuộc hội thoại

Không ai thích bị lên lớp hay bị những ý kiến khác lấn át, đặc biệt là những nhà báo luôn bận rộn. Thay vào đó, khi bạn gọi điện thoại để theo dõi các thông tin trên e-mail, hãy mở đầu cuộc hội thoại bằng cách đặt một câu hỏi. Tìm kiếm lời khuyên của họ hơn là quan tâm đến những tin tức của bạn ngay lập tức. Ví dụ, tìm hiểu về thứ tự của những câu chuyện, họ sẽ bị cuốn hút theo hoặc họ chỉ nói về các loại hình của công ty như một nhà báo thực sự.

Các nhà báo thường sẵn sàng giúp đỡ bạn. Với việc yêu cầu tư vấn, bạn đang thừa nhận khả năng những câu chuyện này có thể không hấp dẫn họ. Và những gì bạn có thể đạt được là một địa chỉ liên lạc thích hợp hơn, cơ hội cho cuộc trò chuyện trong tương lai, hoặc khả năng quan tâm đến một khía cạnh nào đó trong tin tức của bạn.

Ngoài ra, nếu trong quá trình hội thoại, bạn biết rằng nhà báo quan tâm đến một vấn đề đặc biệt, bạn nên nói rõ hơn về các thông tin liên quan, nói nhiều về nó ngay cả khi nó không giúp ích gì cho công việc của bạn. Thiết lập những thông tin có giá trị cho chính bạn để nhà báo lắng nghe sự chia sẻ của bạn trong tương lai.

Thỉnh thoảng, ý định, email hay nhất của bạn cũng có thể bị mất hay bị gạt sang một bên, hãy yêu cầu theo dõi cuộc gọi.

2. Không phá email, gửi những thông tin cá nhân

Nó có vẻ hiển nhiên nhưng không ai muốn nhận thư rác. Những email cá nhân có nhiều khả năng nhận thư trả lời. Tuy nhiên, trong lúc vội vàng, để liên lạc với nhiều phóng viên, càng nhanh càng tốt, mọi người thường xác định lại danh sách bằng cách đưa những thông tin cần thiết vào shortcut sau khi đã xóa bỏ những thông tin chung không cần thiết. Dù có tính hiệu quả nhưng nó không phải là một chiến lược tốt để tạo sự quan tâm hoặc sự tôn trọng với những nhà báo bạn muốn hướng đến. Trên thực tế, cách tốt để chắc chắn rằng thông tin của bạn đã bị lờ đi là tiến hành rà soát lại những email đã bị phá.

Thay vào đó, điều chỉnh lạị những thông tin cá nhân để thu hút sự quan tâm của các nhà báo. Địa chỉ email của các nhà báo luôn bắt đầu bằng tên của họ, theo sau đó là một câu ngắn nhưng vẫn kín đáo gợi mở sự chú ý. Tìm hiểu và tham khảo những bài báo họ đã từng viết trên email. Khi bạn cho hiển thị một bảng thông tin cá nhân hấp dẫn, bạn đã nhận được sự tôn trọng thời gian của bạn từ người khác. Cơ hội họ trả lời email cho bạn sẽ tăng rất nhiều.

3. Công nhận thời hạn; thông cảm với hoàn cảnh khó khăn của các phóng viên

Khi tiếp cận nhà báo, yếu tố quan trọng dễ nhận ra là thời hạn của họ. Thỉnh thoảng, ý định, email hay nhất của bạn cũng có thể bị mất hay bị gạt sang một bên, hãy yêu cầu theo dõi cuộc gọi. Phải nhận ra rằng năng suất giải quyết công việc của nhà báo thường xuyên dao động; do đó không có thời gian hoàn hảo để gọi. Bạn có thể bày tỏ sự thông cảm trong cuộc hội thoại bằng cách mở đầu với câu hỏi: “Tôi gọi có đúng lúc không?”

Bạn có thể bày tỏ sự thông cảm bằng cách nói ngắn gọn và nhấn mạnh vào một điểm. Không nên nói nhiều về những điều tế nhị, nhưng luôn tỏ ra chuyên nghiệp và lịch sự. Nếu nhà báo đang bận, hãy đề nghị một thời gian thích hợp để gọi lại, hoặc nếu như có vẻ không thể gọi lại, tốt hơn nên yêu cầu gửi một email khác. Các nhà báo thường có những lựa chọn thay thế, đặc biệt nếu bạn thể hiện sự thấu hiểu và lắng nghe phản ứng của họ.

4. Hiểu biết về nhà báo và bài báo

Khi tiếp cận những nhà báo, hãy tích lũy thêm một số kiến thức nhỏ. Làm một bước chuẩn bị trên ấn phẩm. Tìm hiểu xem nó nhằm vào đối tượng đọc giả nào, nó được bố trí ở đâu và đầu ra của nó thường như thế nào. Nghiên cứu các hoạt động của chính các nhà báo để đánh giá sự quan tâm của họ, tần số và phong cách của tờ báo. Những kiến thức này sẽ cung cấp cho bạn cách để thu hút sự chú ý của họ. Khi lập một kế hoạch trên email hay chuẩn bị một cuộc hội thoại qua điện thoại, đánh dấu những lý do tại sao độc giả có thể thu được lợi ích từ thông tin của bạn.

5. Được trả lời, ngay cả khi bạn không có gì để nói

Khi mối quan hệ giữa bạn và nhà báo được xây dựng dựa trên những bài báo trước đó, có thể họ sẽ chủ động liên lạc trực tiếp với bạn vào một thời điển thích hợp. Cho dù họ gọi hoàn toàn bất ngờ hoặc trả lời email của bạn, hãy nhớ rằng một câu trả lời nhanh chóng thường có nghĩa là đã có sự nhầm lẫn tên công ty của bạn trong bài viết, hoặc trong thư mục “Tin tức đã xóa”. Thường xuyên trả lời tin nhắn ngay cả khi bạn không thể cung cấp thêm bất kỳ thông tin mới nào.

Bên cạnh thái độ chuyên nghiệp, bạn đang thiết lập niềm tin và phát triển mối quan hệ. Tất cả các chuyên gia trong lĩnh vực quan hệ công chúng đều cho rằng mối quan hệ gắn bó với các phương tiện truyền thông là nền móng cho sự thành công của bất kỳ chiến dịch quảng cáo nào.

Năm lời khuyên trên có vẻ rất thông thường, ai cũng biết. Dù vậy, hầu hết chúng đều bị lãng quên, che khuất hay bị gạt sang một bên trong những ngày làm việc bận rộn. Bằng việc thêm chút thời gian và nỗ lực nhiều hơn, bạn có thể nâng cao khả năng nghe trong nhiều tạp âm.