Văn phòng ảo: Thịnh thời suy

Trong khi thị trường cho thuê văn phòng vẫn còn trầm lắng thì dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo” với những tiện ích nhất định đã thu hút sự quan tâm của doanh nghiệp (DN), đặc biệt là các DN nhỏ và vừa, DN mới thành lập và các DN nước ngoài ít có mặt tại văn phòng.

Những văn phòng "thuê ngoài"

“Văn phòng ảo” còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m²”. Trên thế giới, dịch vụ văn phòng ảo đã có từ rất lâu, nhưng ở Việt Nam, dịch vụ này còn khá mới và chỉ thật sự có nhu cầu và phát triển thời điểm cuối năm 2008, khi mà cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới lan rộng.

Mô hình "văn phòng ảo" do Regus cung cấp

Hiện nay, theo thống kê chưa đầy đủ, cả nước có khoảng 30 công ty chuyên về dịch vụ này, trong đó, các DN ở TP.HCM chiếm hơn phân nửa. Tại TP.HCM, các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng trọn gói được nhiều DN lựa chọn là Regus, G-Office, iOffice, Incomnet, Văn phòng trọn gói, NAC Real Estate... Trong đó, Công ty cổ phần Mạng truyền thông Quốc tế (Incomnet) có đến gần 600 khách hàng, Regus có đến vài trăm khách hàng đang sử dụng dịch vụ, còn Công ty Liên minh Nguyễn (NAC Real Estate) thì có đến 3.500m² cho thuê.

Dịch vụ văn phòng ảo được đánh giá mang lại nhiều tiện ích. Bởi vì, với giải pháp "văn phòng ảo", chỉ mất có vài phút để thiết lập một văn phòng làm việc và quan trọng hơn là giúp DN tiết kiệm lên đến 85 - 90% chi phí. Mô hình văn phòng này có đầy đủ các tiện nghi cần thiết cho một văn phòng như phòng họp sang trọng, điện thoại, fax, tiếp tân và có địa chỉ giao dịch tại trung tâm thành phố.

DN thuê văn phòng có thể làm việc bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực nghe điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho DN thuê. Đối với các buổi họp, hội nghị, DN thuê hoàn toàn có thể sử dụng các dịch vụ, phòng họp chung. Thậm chí, nhu cầu thuê văn phòng trọn gói cũng được đáp ứng.

Các chuyên gia bất động sản cho rằng, giá cho thuê “văn phòng ảo” là lý do chính khiến dịch vụ này thu hút khá nhiều các DN, nhất là các DN có quy mô nhỏ hoặc mới thành lập. Nhiều công ty cung ứng dịch vụ “văn phòng ảo” đã chào mời với mức giá khá hấp dẫn, chỉ từ 50 - 70 USD/tháng hoặc 179 USD/năm và 200 - 500 USD/tháng đối với dịch vụ văn phòng trọn gói.

Đây là mức giá hấp dẫn so với thuê văn phòng thật. Nếu so với mức thuê mặt bằng ở quận 1 (trên dưới 1.000 USD/tháng) cộng với các khoản chi phí về thiết bị, nhân viên, chi phí vệ sinh, bảo vệ...), giá thuê "văn phòng ảo" rẻ hơn gấp nhiều lần. Với dịch vụ này, khi có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi, khách hàng sẽ trả giá thuê theo giờ đăng ký. Giá này phụ thuộc nhiều vào dịch vụ đi kèm như trả lời đối tác của khách hàng bằng tiếng Anh, làm sổ sách báo cáo thuế...

Ông William Willems, Phó tổng giám đốc khu vực Đông Nam Á - Úc - Newzealand của Regus, khẳng định: “Sử dụng dịch vụ Regus khách hàng sẽ giảm đến 60% chi phí. Đó là vì DN chỉ mất chi phí thực tế cho nơi mình làm việc, còn diện tích chung được chia đều cho tất cả các đơn vị cùng sử dụng dịch vụ của Regus tại mỗi trung tâm”.

Nhà ảo, giá trị thật

Trong cuộc hội thảo về cải cách thủ tục hành chính thuế vào cuối năm 2009, TS. Lê Đăng Doanh, chuyên gia kinh tế cao cấp cũng cho rằng, "văn phòng ảo" giúp DN giảm chi phí, tiếp cận được thông tin khách hàng mọi lúc, mọi nơi và có được “bộ mặt” lịch sự, chuyên nghiệp trước khách hàng.

Theo đánh giá của các công ty kinh doanh bất động sản, về tổng quan, mô hình "văn phòng ảo" trang bị hoàn hảo hơn văn phòng cho thuê thật. Bởi vì, không phải DN nào cũng đủ khả năng đầu tư các trang thiết bị hiện đại như máy chiếu, hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, phòng họp chuyên nghiệp...Trong khi đó, tất cả các DN làm dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đều trang bị đầy đủ những trang thiết bị, đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Anh Nguyễn Văn Chí, đại diện kinh doanh của một tập đoàn có trụ sở tại Đức cho biết, công việc của anh chủ yếu là giao tiếp khách hàng và chỉ khi nào cần gửi fax, email... anh mới đến công ty. “Chỉ chừng ấy nhu cầu mà thuê cả một văn phòng, rồi phải trang bị phương tiện làm việc, nhân viên lễ tân, bảo vệ... thì quả thật là hoang phí”, anh nói.

Giá rẻ, sự tiện lợi mà dịch vụ mang lại đã khiến nhu cầu tăng mạnh. Mô hình văn phòng ảo phát triển mạnh trên thế giới. Mặc dù mới bắt đầu kinh doanh tại Việt Nam, nhưng ông William cho rằng: “Với sự phát triển mạnh của thông tin liên lạc, khoa học kỹ thuật thì mọi người chỉ cần sử dụng máy tính có đường truyền internet và điện thoại di động là có thể làm việc ở bất kỳ nơi nào.

Tuy nhiên, các DN vẫn cần cần một địa điểm kinh doanh chuyên nghiệp với sự nhân viên hỗ trợ trả lời điện thoại, nhận thư, mail, fax và phòng họp chuyên nghiệp để giao dịch gặp gỡ khách hàng. Đó là lý do để văn phòng ảo phát triển”.

Còn theo ông John Nhật Nguyễn, Giám đốc điều hành NAC Real Estate: “Giá rẻ và sự phục vụ đầy đủ các phương tiện làm việc một cách chu đáo của nhà cung cấp dịch vụ khiến dịch vụ này được chọn lựa. Ngoài ra, kinh tế vẫn còn khó khăn, nhiều DN phải thu hẹp hoạt động kinh doanh bằng việc bớt chi phí, giảm nhân lực... thì giải pháp văn phòng ảo là lựa chọn thiết thực nhất đối với họ”.

Trước nhu cầu đang tăng, nhiều DN kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang đẩy mạnh hoạt động. Cụ thể, Regus có ba trung tâm tại Việt Nam với gần 9.000m², đạt trên 85% công suất và đang lên kế hoạch mở thêm ba trung tâm trong năm nay. NAC Real Estate cũng đang lên kế hoạch để tăng diện tích cho thuê trong các tòa nhà sẽ quản lý...