Thêm người có bớt đa đoan?

Đã đến lúc các tổng thư ký (TTK) của hội nghề nghiệp nên chọn cho mình một trợ lý trong công tác tổ chức hoạt động hội thay vì cứ "một mình đi khắp thế gian".

Đọc E-paper

Vị trí TTK các hội đòi hỏi thực sự tâm huyết

"Làm dâu" chưa trọn...

Hơn 50 thư ký, TTK các hội nghề nghiệp, câu lạc bộ (CLB) thành viên Hiệp hội Doanh nghiệp TP.HCM (HUBA), đồng thời là hội viên CLB Tổng thư ký đã có nhiều chia sẻ cụ thể về những khó khăn của nghề thư ký tại hội thảo "Phương thức đơn giản hóa công việc", một trong những chương trình sinh hoạt định kỳ hằng tháng do CLB Tổng thư ký thực hiện vào tháng 4 vừa qua.

Những khó khăn thường gặp như: khó thu hội phí, chịu áp lực từ nhiều "sếp", từ doanh nghiệp (DN) hội viên, đi sớm về trễ, thu nhập thấp... được các thành viên của CLB lần lượt nêu rõ. Qua đó cho thấy, dù công việc có thể nói là giống nhau, song các thư ký, TTK các hội ngành nghề lại nặng gánh hơn rất nhiều so với vị trí thư ký giám đốc DN.

Bởi, thay vì chỉ phục vụ một người như thư ký DN, các TTK của hội ngành nghề vừa thực hiện chỉ đạo từ ban chấp hành, vừa ôm đồm hết các công việc từ "có tên" đến "không tên" với yêu cầu là làm sao để hội hoạt động tốt và ngày càng phát triển. Ai đã làm được điều này? Câu trả lời là vẫn chưa có thành viên nào trong CLB làm được.

Theo ông Hoàng Anh Tuấn, Phụ trách Khối thư ký Hội Mắt kính TP.HCM, công việc của một TTK hội ngành nghề không khó, cũng không dễ song lại khá cầu kỳ, do tính chất và đặc thù của đơn vị.

Ví dụ như Hội Mắt kính TP.HCM, dù mới chính thức thành lập được 3 năm, nhưng trước đó một số DN trong ngành đã tự nguyện họp lại sinh hoạt hội gần 20 năm và hội viên của Hội không chỉ là các DN mắt kính tại TP.HCM mà còn có các DN ở các tỉnh lân cận tham gia sinh hoạt.

Từ thực tế đó cho thấy, công việc của TTK hết sức nặng nề, ngoài việc giúp công tác tổ chức hội, họ còn chịu trách nhiệm hỗ trợ các hội viên trong hoạt động sản xuất, kinh doanh; công tác từ thiện, khám chữa bệnh, hỗ trợ chuyên môn...

Tại hội thảo, bà Nguyễn Thị Mỹ Linh, TTK Hội Doanh nghiệp huyện Bình Chánh, cho rằng: "Ở vị trí TTK các hội nghề nghiệp, chúng tôi thường được ví von như người "đi vác tù và hàng tổng", luôn bị áp lực từ nhiều phía, do đó không hẳn là thu nhập cao mà phải là người thật sự có tâm huyết mới trụ lại được".

Điều này dễ dàng được minh chứng bằng những "nhân chứng sống" với thâm niên hàng chục năm như TTK của Hội Da giày, Hội Dệt May Thêu Đan TP.HCM...

Lại nhờ "con mọn không lương"!

Đây là vấn đề đặt ra đối với các TTK nhưng với thực trạng thu nhập như hiện nay thì lấy đâu kinh phí để thuê trợ lý?

Ông Lê Nhật Trường Chinh, chuyên gia huấn luyện hiệu quả công việc, người sáng tạo Sổ tay Partner - Đối tác doanh nhân và người chuyên nghiệp, cho rằng, không khó để các TTK tìm trợ lý, cũng như cách đơn giản hóa công việc một cách hiệu quả chính là những công cụ văn phòng gồm: sổ ghi chú, điện thoại, lịch bàn, sổ danh thiếp... Tất cả được xem như người trợ lý đắc lực (trợ lý 24/6) của TTK mà không cần tốn quá nhiều chi phí.

Tuy nhiên, để phát huy công năng của những công cụ này, ông Chinh khuyến cáo, TTK phải là người nhận ra sự khác biệt của nghề qua "5 khắc nghiệt" mà họ thường gặp và "3 điều làm họ hài lòng" (tùy theo thực tế tại đơn vị công tác của các TTK), cũng như hiểu được vai trò cốt lõi của TTK là nên làm và không nên làm điều gì.

Có như vậy, TTK mới đề ra được giải pháp giúp họ giải quyết công việc bằng cách sắp xếp, lựa chọn một cách khoa học. Đồng thời, người TTK phải biết cách huấn luyện, chia sẻ với cộng sự thông qua các công việc cần giao, yêu cầu chất lượng và các nội dung cần huấn luyện...