Xóa tan ác mộng e-mail

Hộp e-mail đầy tràn khiến doanh nhân khủng hoảng đến mức thấy ác mộng về đêm và chẳng muốn dậy khi ngày mới đến?

Mời các bạn theo dõi bài "Xóa tan ác mộng e-mail" do Kim Quy trình bày.

Sau đây là vài bí quyết giúp bạn đương đầu với tình trạng quá tải e-mail: bỏ những gì không cần, sắp xếp ngăn nắp, và trao quyền xử lý thông tin.

Đừng để tình trạng vừa làm việc vừa kiểm tra vội rồi trả lời nhanh một vài e-mail, và để dành những cái còn lại cho lúc khác.

Bước đầu tiên là “chẩn đoán” để “định bệnh”. Bạn đăng ký bao nhiêu newsletter của bao nhiêu báo, đài và website? Bao nhiêu trong số đó bạn đọc thường xuyên? Hãy dành thời gian xem lại để hủy đăng ký nhận cập nhật tin tức từ các trang trực tuyến mà bạn không đọc hàng ngày. Bên cạnh đó, bạn đang tham dự bao nhiêu hội, nhóm? Bạn cần biết tin gì về CLB của mình hàng ngày? Hãy chọn loại thông tin mình cần, tránh nhận ồ ạt những thông tin không cần thiết.

Tiếp sau đó, hãy lập lịch kiểm tra hộp mail. Đừng để tình trạng vừa làm việc vừa kiểm tra vội rồi trả lời nhanh một vài e-mail, và để dành những cái còn lại cho lúc khác. Làm như vậy chỉ tốn thời gian, gây nhức đầu và khiến bạn sẽ lỡ quên hoặc để trễ nãi giải quyết những e-mail quan trọng. Thay vào đó, cố định ba lần một ngày vào xem và trả lời e-mail. Trong khoảng thời gian trả lời e-mail, không trả lời điện thoại, không để bất cứ gì ngắt ngang…

Lên lịch đọc mail rồi thì tiện thể sắp xếp hộp mail ngăn nắp. Phân loại những e-mail cố định đến từ các tờ báo hoặc khách hàng rồi xếp vào folder. Có như vậy, bạn sẽ dễ dàng tìm đọc và trả lời mail ưu tiên khi cần.

Có những e-mail nào chính bạn cần trực tiếp xử lý? Nếu nhận quá nhiều đơn đặt hàng và yêu cầu của khách, có lẽ nên giao bớt việc cho trợ lý… Đối với những việc đã giao phó, bạn hãy cho phép người chịu trách nhiệm toàn quyền xử lý thông tin, trao đổi và quản lý công việc. Bạn chỉ cần nhận báo cáo hàng tuần, chứ không cần nhận e-mail trao đổi giữa khách và người được giao việc, để tránh làm đầy hộp mail một cách vô lý.