Có được họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến?

* Công ty chúng tôi có trụ sở tại TP.HCM, ngoài ra còn có hai chi nhánh lớn ở Đà Nẵng và Hà Nội. Để tiết kiệm chi phí, công ty chúng tôi tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến tại ba địa điểm vừa nêu, để thuận tiện cho cổ đông. Xin hỏi như vậy có được không?

- Về vấn đề này, theo Luật Doanh nghiệp 2014, việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông được quy định cụ thể trong các điều luật về họp Đại hội đồng cổ đông. Cụ thể, theo quy định tại Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014 về thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp.”

Như vậy, đây là cơ chế mở cho việc tổ chức đại hội trực tuyến, địa điểm chính được xác định là nơi chủ tọa tham dự cuộc họp.

Theo khoản 2, Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2014 về “Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông”, trường hợp cổ đông tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác cũng được xem là tham dự và biểu quyết hợp lệ tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Cụ thể: “Cổ đông được xem là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.”

Điều này đặt ra vấn đề về các trang thiết bị để thực hiện việc họp Đại hội đồng cổ đông phải đáp ứng đầy đủ trước khi công ty tiến hành tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

Ngoài ra, Điều 146 Luật doanh nghiệp quy định về việc ghi biên bản họp Đại hội đồng cổ đông như sau: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung chủ yếu tại khoản 1 Điều 146 Luật doanh nghiệp. Như vậy, việc ghi biên bản có thể được tiến hành dưới hình thức ghi hình cuộc họp nếu tổ chức trực tuyến, đây là quy định có thể áp dụng nếu muốn lựa chọn hình thức tổ chức.

Những vấn đề khác liên quan đến tổ chức Đại hội đồng cổ đông theo hình thức trực tuyến được quy định và thực hiện như tổ chức Đại hội đồng cổ đông thông thường như việc triệu tập, thông báo, thông qua nghị quyết... Như vậy, phương án tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông như công ty tiến hành là thực hiện được và có cơ sở pháp lý để triển khai.