 |
Hiểu và nắm rõ những phép xã giao cơ bản trong kinh doanh là điều vô cùng quan trọng với doanh nhân.
Trong cuốn The Essentials of Business Etiquette, tác giả Barbara Pachter đã chỉ ra những cách cư xử, thể hiện bản thân phù hợp mà mọi người cần biết trong môi trường xã hội chuyên nghiệp.
Dưới đây là 22 quy tắc xã giao quan trọng trong kinh doanh mà Pachter khuyên mọi doanh nhân nên biết, được đăng tải trên trang Business Insider:
1. Đứng lên khi được giới thiệu với ai đó
"Việc đứng lên giúp hình ảnh của bạn được thể hiện rõ ràng. Bạn có thể khiến người khác lờ mình đi nếu không đứng dậy. Trong trường hợp hoàn cảnh không cho phép hoặc bạn gặp khó khăn trong việc đứng thẳng, hãy thử nhoài người lên phía trước một chút để người đối diện biết rằng bạn sẽ đứng lên chào nếu có thể", Barbara viết.
2. Giới thiệu đầy đủ họ tên
Trong kinh doanh, bạn nên giới thiệu đầy đủ cả tên, họ với người khác. Nhưng cũng nên chú ý đối phương muốn được nghe giới thiệu như thế nào (theo cách thân mật, trang trọng...).
3. Chủ động bắt tay người khác nếu bạn là chủ nhà/người có địa vị cao
Trong môi trường làm việc ngày nay, chủ nhà hoặc người có địa vị cao nên chủ động bắt tay trước, bất kể họ là nam hay nữ. Pachter cho biết, nếu người có địa vị cao không chú ý làm điều đó thì những người ở vị trí thấp hơn nên nhanh trí chủ động giơ tay chào hỏi họ.
Dù thế nào thì việc bắt tay xã giao vẫn cần thiết. "Ở Mỹ, cái bắt tay chính là lời chào hỏi trong kinh doanh. Nếu bạn muốn thể hiện mình nghiêm túc, bạn nên chú ý bắt tay và lắc tay một cách chính xác”.
>>[Infographic] 35 phép xã giao phù hợp ở nước ngoài
4. Ăn mặc phù hợp
“Quần áo cũng là một hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ quan trọng trong kinh doanh. Nó có thể nâng cao uy tín của một người nhưng cũng có thể làm giảm sự tín nhiệm với anh ta/cô ta. Nhiều người chọn cách nhắn gửi thông điệp rõ ràng qua cách họ chọn quần áo", Barbara cho biết.
Hãy chú ý quy định trang phục của ban tổ chức trước khi tham gia sự kiện, buổi họp và chắc chắn rằng trang phục bạn đang mặc hoàn toàn phù hợp.
5. Chỉ nói "cảm ơn" một hoặc hai lần trong suốt buổi trò chuyện
Bạn chỉ cần nói một hay hai lần "cảm ơn" trong suốt buổi trò chuyện. Nếu nói câu đó quá nhiều, bạn có thể làm loãng hiệu ứng của nó chưa kể còn khiến bản thân trông có vẻ yếu đuối và cần được giúp đỡ.
6. Gửi lời cảm ơn đến từng cá nhân
Bạn nên nói lời cám ơn đến mọi người trong vòng 24 giờ sau khi diễn ra sự kiện, đồng thời nên gửi riêng chúng đến từng người.
"Bạn có thể viết email hay viết thư tay cho họ. Tuy nhiên, hãy cân nhắc yếu tố thời gian bởi thư gửi qua bưu điện có thể mất vài ngày mới đến tay người nhận trong khi email đến gần như ngay lập tức", Barbara viết. Khoảng thời gian chênh lệch trên tuy không nhiều nhưng lại có ý nghĩa quan trọng trong những tình huống đặc biệt, ví dụ như phỏng vấn xin việc, tiệc tri ân,...
7. Cất điện thoại
Ngày nay, mọi người luôn mang điện thoại theo bên mình nhưng bạn nên tránh dùng chúng khi đang họp. Những thông báo tin nhắn, email có thể hấp dẫn bạn và dù bạn cố che giấu ra sao thì chúng vẫn thu hút sự chú ý của nhiều người và trông khá mất lịch sự.
Bên cạnh đó, việc đặt điện thoại lên bàn khi đang họp thể hiện rằng bạn sẵn sàng "bỏ rơi" đối phương để kết nối với người khác.
>>7 đối tượng nên nói lời cảm ơn vào dịp năm mới
8. Đặt hình đại diện chuyên nghiệp
Pachter đề nghị doanh nhân nên đăng tải những hình ảnh chuyên nghiệp, phù hợp trên LinkedIn hay các website liên quan đến công việc.
"Nếu muốn hình ảnh của mình trông dễ gần, đáng tin cậy thì đừng đăng những tấm hình như vừa đi tắm biển về. Hãy dùng ảnh đại diện có thể làm nổi bật phần đầu, gương mặt, cằm và vai của bạn. Bạn phải là tâm điểm của bức ảnh", Barbara khuyên.
9. Đặt tên địa chỉ email nghiêm túc
Nếu làm việc cho công ty, bạn nên dùng địa chỉ email do công ty cung cấp. Tuy nhiên, cũng có những lúc bạn cần dùng tài khoản email cá nhân cho những dịp trao đổi thư từ liên quan công việc, do đó nên cẩn thận khi đặt địa chỉ email.
Tên email cần chứa tên bạn để người nhận biết chính xác ai đang gửi mail cho họ. Đừng bao giờ dùng những địa chỉ mail không phù hợp trong công việc như babygirl@..., beerlover@...
10. Kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận trước khi gửi mail
Hãy chú ý khi nhập địa chỉ email tra người nhận trước khi bấm "gửi" mail. Chỉ một chút lơ đễnh cũng đủ khiến bạn gửi nhầm mail cho người khác - kiểu sai lầm không ai muốn mắc phải.
11. Dùng lời chào email chuyên nghiệp
Đừng dùng những câu chào bộc lộ sự thoải mái, thông dụng hằng ngày như: "Này mấy đứa", "Hey", "Chào các cậu",...
Tính thoải mái trong văn nói không nên được sử dụng trong email, đặc biệt là với câu chào. "Hey" là một lời chào thân mật và thông dụng nhưng không phù hợp tại chỗ làm. Từ "Này" hay "Ê..." cũng không ổn. Thay vào đó, hãy sử dụng những từ như: "Xin chào...", "... thân mến",...
Pachter cũng khuyên không nên gọi tắt tên của người khác. Hãy nói "Xin chào, Michael", trừ khi bạn chắc chắn anh ấy thích được gọi là "Mike" hơn.
12. Nếu quên tên ai đó, hãy thừa nhận điều đó
Thỉnh thoảng chúng ta quên tên người nào đó. Những lúc như vậy, hãy nói những câu đại loại như: "Rất xin lỗi, tôi quên mất tên bạn rồi", hoặc "Trông bạn rất quen, khổ nỗi tôi không nhớ ra bạn là ai".
>>7 cụm từ không nên có trong một email chuyên nghiệp
13. Chào mọi người ở chỗ làm
Nói "xin chào", "chào buổi sáng" với những người bạn quen và cả không quen. Người mà bạn nói xin chào trên đường tới buổi họp có thể là người sẽ ngồi kế bạn sau đó. Và bằng cách chào hỏi, bạn đã xây dựng được mối quan hệ. Nếu có ai đó nói "xin chào" với bạn, bạn có thể chào đáp lại họ. Điều này không bắt buộc nhưng được khuyến khích.
14. Khép ngón tay khi chỉ vào ai đó
"Nếu chỉ vào ai đó, hãy mở lòng bàn tay và khép các ngón tay lại với nhau. Nếu bạn chỉ đưa ngón trỏ chỉ vào người khác, nó biểu lộ thái độ gây hấn", Barbara nói. Cả phụ nữ và đàn ông đều chỉ vào người khác nhưng phụ nữ có khuynh hướng làm điều đó nhiều hơn nam giới.
15. Hãy đúng giờ
Luôn đi họp đúng giờ. Bạn không nên lãng phí thời gian của người khác bằng việc đi trễ. Chưa kể, thái độ không coi trọng giờ giấc khiến bạn thiếu chuyên nghiệp.
Với những tình huống bất khả kháng khiến bạn đi trễ, hãy báo trước cho mọi người biết về điều đó. Bạn có thể gửi email hay gọi điện cho họ biết tình hình hiện tại của bạn, đồng thời xin lỗi và giải thích ngắn gọn về tình huống (nhớ là đừng lôi cả đống lý do vào). Và khi đến nơi cũng đừng lãng phí thêm thời gian của người khác bằng việc ngồi phàn nàn nạn kẹt xe hay than thở chuyến bay bị hoãn đột xuất.
16. Đừng bao giờ kéo ghế cho người khác
Nếu bạn là chủ nhà, thật lịch sự nếu bạn luôn giữ cửa mở để chào đón khách, tuy nhiên việc đó khác với hành động bạn kéo ghế mời ai đó ngồi, bất kể họ là nam hay nữ. "Trong kinh doanh, bạn nên để những phép lịch sự xã hội đó lại phía sau", Barbara cho biết.
17. Đừng gọi món quá đắt
Nếu bạn kêu một miếng thịt bò hay tôm hùm đắt tiền, trông bạn sẽ giống như đang lợi dụng chủ nhà hôm đó. Pachter viết: "Trong trường hợp chủ nhà bạn đề nghị thì bạn có thể gọi một trong những món nằm trong đề nghị của họ. Dù vậy, bạn cũng đừng chọn món đắt tiền nhất”. Quy tắc gọi món này cũng tương tự khi gọi rượu vang.
Bên cạnh đó, nên cẩn thận khi gọi những món "đặc biệt". Nhiều nhân viên phục vụ không đề cập đến giá cả các món đặc biệt, nhưng chúng đắt hơn từ 10% - 40% so với các món thông thường. Nhưng bạn cũng không thể thoải mái hỏi giá món ăn khi dùng bữa với đối tác được. Tốt hơn là bạn nên né chúng ra.
>>10 thói quen của người lịch sự
18. Gọi món giống với khách/chủ nhà
Điều này có nghĩa nếu chủ nhà hoặc khách của bạn gọi một món khai vị hoặc tráng miệng, bạn nên làm theo. "Bạn không muốn khách hàng cảm thấy không thoải mái khi ăn món đó một mình", Pachter viết.
19. Đừng bao giờ xin thêm một hộp về nhà
"Bạn ở đó vì công việc chứ không phải vì thức ăn thừa. Xin thêm một túi đồ ăn cho chú chó cưng là bình thường khi đi ăn tối với gia đình nhưng không phù hợp trong những dịp làm ăn", Barbara nhận định.
20. Chủ nhà nên là người trả tiền
Nếu bạn mời người khác đi ăn thì bạn là chủ nhà và bạn nên thanh toán hóa đơn hôm đó, dù bạn là nam hay nữ.
Nếu một khách hàng nam muốn trả tiền thì sao? Trong trường hợp đó, bạn có thể nói "Ôi, bữa ăn này cũng không phải tôi trả đâu, công ty mới là người trả tiền đó", hoặc có thể xin thứ lỗi để rời khỏi bàn và lặng lẽ thanh toán trước khi nhân viên đưa hóa đơn ra. Cách xử lý này cũng phù hợp với nam giới và được đánh giá khá tinh tế trong việc thanh toán hóa đơn.
Dù vậy, mục đích cuối cùng bạn cần nhớ là không muốn xảy ra tranh giành việc ai là người trả tiền. "Nếu vị khách nam đó khăng khăng đòi trả mặc cho nữ chủ nhà ngăn cản thì hãy cứ để anh ấy trả", Barbara khuyên.
21. Giữ tỉnh táo
Đừng uống say khi tham gia những hoạt động bên ngoài liên quan tới công việc. "Nhiều người đã mất việc và công danh sự nghiệp bị hủy hoại chỉ vì say xỉn, hoặc hỏi/làm những điều không phù hợp. Một mẹo nhỏ cho bạn là nên kêu loại đồ uống mà bạn không thích hoặc luôn chú ý đến thức uống của mình trong suốt buổi tối", Barbara khuyến nghị.
22. Chuẩn bị phương án "rút lui" lịch sự
Bạn nên chào với chủ nhà một tiếng nếu muốn rời khỏi bữa tiệc. Hoặc trong trường hợp bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện, có thể tự tạo "đường thoát" cho mình bằng cách nói "rất vui được gặp bạn", hoặc "hẹn gặp lại vào tuần tới trong buổi họp".
Bạn cũng có thể "lấy cớ" đi lấy thức ăn, vào nhà vệ sinh hoặc muốn chào ai đó trước khi họ ra về để "thoát êm".
