10 bí quyết để nhân viên yêu văn phòng

Để nhân viên vui vẻ, hài lòng, chủ doanh nghiệp đặt bàn chơi ping-pong trong sãnh, tổ chức du lịch chèo thuyền kayak, gọi món pizza giữa giờ họp… Đó là những cách hay, nhưng, chỉ trong vài dịp hiếm hoi. Còn ngày thường, làm thế nào để nhân viên hăng say làm việc, hứng khởi đến sở làm?

Mời các bạn theo dõi bài "10 bí quyết để nhân viên yêu văn phòng" do Kim Quy trình bày.

Bí quyết để nhân viên yêu công ty:

Tất cả mọi người đều lần lượt có quyền phát biểu ý kiến về hoạt động kinh doanh của công ty

1. Sắp xếp ngăn nắp

Kế hoạch kinh doanh, name-card khách hàng, hồ sơ hội nghị, tài liệu chiến lược marketing… có rất nhiều giấy tờ, công văn mà doanh nhân cần theo dõi hàng ngày. Và khi mà số lượng công việc tăng qua thời gian, thì khó giữ sự ngăn nắp như lúc ban đầu. Hậu quả của văn phòng làm việc bừa bộn là nhân viên nắm bắt thông tin và công cụ lao động không đồng bộ, nên năng suất và nhiệt tình làm việc giảm.

Laura Leist, Giám đốc Hiệp hội Tổ chức Chuyên nghiệp Quốc gia Hoa Kỳ giải thích: “Nói về việc sắp xếp văn phòng làm việc thì có ba phân khu cần xử lý, là giấy tờ, dụng cụ, thiết bị văn phòng phẩm, không gian làm việc, bàn ghế nội thất; thông tin lưu trữ điện tử; và quản lý thời gian.

2. Không khí thoải mái

“Thiết kế văn phòng làm việc thoải mái thì cần nhiều thứ hơn là óc thẩm mỹ”, theo Lois Goodell, Giám đốc Thiết kế Nội thất của CBT Architects. Cụ thể, phòng làm việc thoải mái không chỉ có thảm sạch, bàn đẹp, ghế êm, mà hệ thống đèn chiếu phải đủ độ sáng, thông gió, thoáng khí, máy lạnh và máy sưởi ở trạng thái chất lượng tốt, nhiệt hòa vừa phải.

3. Tự do phát biểu ý kiến

Thomas Walter, CEO của Tasty Catering áp dụng phương pháp nâng quyền phát biểu ý kiến cho nhân viên như sau. Anh lập 2 hội đồng “Từ Tốt biến thành Tuyệt” cho công ty. Mỗi hội đồng có 8 thành viên, có thể là bất cứ ai làm việc cho công ty, bao gồm cả nhân viên nhà bếp, thư ký văn phòng, tài xế. Một hội đồng bàn về kinh doanh bằng tiếng Anh, một bằng tiếng Tây Ban Nha, bởi vì 1/3 nhân viên công ty nói tiếng Tây Ban Nha là tiếng mẹ đẻ. Walter và hai người anh trai đồng sáng lập doanh nghiệp sẽ cố định ở hai hội đồng. Còn những người còn lại thì do các nhân viên thay phiên nhau giữ ghế trong một tháng.

Bằng cách đó, tất cả mọi người đều lần lượt có quyền phát biểu ý kiến về hoạt động kinh doanh của công ty. Một nhân viên đã tham gia hội đồng hứng khởi nói: “Vậy là tất cả chúng tôi đều có quyền tham gia bàn về tình hình doanh nghiệp. Tôi chỉ mới vào công ty chưa đến một năm, nhưng nhờ quy chế hội đồng này mà ý kiếh của tôi được xem trọng và cân nhắc như ý kiến của người chủ thực thụ”.

4. Văn phòng mở

Không hẳn là thích hợp với mọi nhóm, mọi ngành, nhưng khuynh hướng ngày nay là hợp tác mọi phòng ban bằng nhiều hình thức: tư vấn giải quyết khó khăn, đối thoại, chia sẻ thông tin. Và “Để làm được như vậy thì phải tạo “không gian mở” từ phòng làm việc đến căn-tin công ty, để bất cứ đâu cũng có thể là góc thoải mái trò chuyện, bàn việc”, Goodell cho biết. Không nên bó hẹp nhân viên ở mãi một vị trí, mà hãy cho họ linh hoạt di chuyển tùy từng kế hoạch và phần việc hiện tại.

Nói cách khác, doanh nghiệp cần tạo nhiều môi trường khác nhau để đáp ứng những nhu cầu làm việc khác nhau. Có việc cần không gian thư thái với cà phê nóng, có việc cần phòng hội nghị lớn với máy chiếu sẵn sàng, có việc lại cần hốc nhỏ yên lặng tuyệt đối và đầy đủ anh sáng, có việc lại cần bàn lớn có máy vi tính mạnh và hệ thống điện thoại tốt…

5. Cộng đồng công sở

Tại Sky Factory, Bill Withespoon tổ chức hình thức quản lý khá độc đáo. Nhân viên của anh không chỉ thích trò chuyện mà còn luôn giúp đỡ lẫn nhau. Anh giải thích: “Tôi nghĩ doanh nghiệp là một cộng đồng. Trong cộng đồng có hai loại dịch vụ. Một là: tôi làm điều này dùm anh vì tôi mong rằng anh sẽ giúp tôi lần sau. Ví dụ như là tôi phục vụ khách hàng chu đáo và kỳ vọng họ sẽ trung thành với mình. Loại thứ hai là không đòi hỏi báo đáp. Thật sự rất tuyệt khi một người có thời gian rãnh và lập tức nghĩ: mình có thể làm gì để giúp người khác?... Và để kích thích tinh thần tương hỗ, chúng tôi thay phiên nhau kể những câu chuyện ca ngợi tình nghĩa, tình đồng đội vào buổi họp thứ Sáu hàng tuần. Người kể được thưởng 25 USD. Cứ như thế, mọi người học tập nhau, xem nhau như gia đình”.

6. Tập trung vào hiệu quả thực tế

Phòng làm việc được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị, dụng cụ. Hư hỏng kỹ thuật được khắc phục nhanh chóng. Càng phát triển, doanh nhân sẽ càng muốn nâng cấp văn phòng hiện đại, thay đổi thiết kế nội thất, lắp Wi-Fi... Cải tiến dĩ nhiên là tốt. Nhưng, hãy nhớ là nhân viên dành tối thiểu 8 tiếng một ngày ở phòng làm việc, nghĩa là thời gian ở công ty nhiều hơn ở bất kỳ nơi nào khác. Vậy nên, bên cạnh tiện nghi kỹ thuật, cũng đừng quên môi trường nghệ thuật, tranh ảnh, màu sắc, để tạo cảm hứng và sự thoải mái.

7. Thời gian làm việc linh hoạt

Tuần làm việc linh hoạt đang trở thành khuynh hướng thời thượng, nhất là trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế. Nhiều công ty cắt giảm chi phí bằng cách áp dụng tuần làm việc 4 ngày. Emily Stoddard Furrow và Gretchen Davault, đồng sáng lập công ty chiến lược truyền thông và thương hiệu DVQ Studio, cho biết: “Chúng tôi muốn tạo sự khác biệt trong kinh doanh nên quyết định áp dụng tuần làm việc 4 ngày. Hơn thế nữa, đó cũng là cách thức tốt để quảng bá sự khác biệt của công ty khi cần tuyển dụng. Có nhiều người tài năng mà yêu thích tự do sẽ bị chế độ tuần làm việc có đến 3 ngày nghỉ cuốn hút”.

8. Đưa giáo dục lên hàng ưu tiên

Bạn có nghe nói đến việc McDonald’s mở Trường Đại học Hamburger? Giống như nhiều tập đoàn lớn từng làm trước đó, McDonald’s làm hài lòng nhân viên bằng cách cung cấp kiến thức cho họ, không chỉ về buôn bán, kinh doanh, kỹ thuật, mà còn nhiều nội dung bổ ích khác như làm đồ gốm, nếm rượu vang… Mở lớp dạy thêm kiến thức bổ ích và lý thú cho nhân viên trong giờ làm việc là một trong những nhân tố quan trọng giúp nhân viên gắn bó với doanh nghiệp.

9. Văn phòng đa chức năng

Nếu giá nhà đất cao quá, không cho phép bạn thuê khu văn phòng có không gian thoáng đãng tại khu trung tâm, thì bạn có thể tham khảo cách giải quyết của Jason Fried, người điều hành 37Signals. Anh Jason thuê văn phòng ở vị trí trung tâm để tiện giao dịch với khách hàng. Song song đó, anh tìm thuê không gian rộng ở xa hơn, rồi bỏ tiền tu bổ thành phòng họp, lớp học, nơi diễn thuyết, lớp huấn luyện, đa dạng chức năng như yêu cầu của nhân viên…

10. Thêm phần thưởng

Bên cạnh những điều đã nói ở trên, thì những phần thưởng và ưu đãi nho nhỏ sát hợp với nhu cầu của nhân viên sẽ khiến họ hài lòng. Ví dụ như phiếu ăn tối, phiếu mua hàng giảm giá, hoặc là thẻ cho phép đem con đến công ty khi nhà có việc đột xuất…