Nghĩ khôn ngoan về văn phòng thông minh

Nơi làm việc chỉ là một văn phòng nhỏ, nhưng doanh nghiệp (DN) vẫn thành công là trường hợp rất hiếm. Vậy làm thế nào để một công ty nhỏ có khả năng thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải chi trả những khoản phí đắt đỏ cho văn phòng?

Những văn phòng ảo sẽ giúp các DN nhỏ mới thành lập và các DN tại nhà thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải tốn nhiều chi phí cho không gian làm việc. Trả tiền trọn gói một tháng bạn sẽ có được văn phòng ở một địa chỉ uy tín, có lễ tân chuyên nghiệp trả lời điện thoại, quản lý cuộc gọi và bưu phẩm.

Một lựa chọn khác là sử dụng các văn phòng dịch vụ. Những văn phòng này cung cấp không gian làm việc có đầy đủ trang thiết bị cho từ 1 đến hơn 100 nhân viên với những lựa chọn phù hợp với các nhu cầu và ngân sách khác nhau. Tùy nhà cung cấp, bạn có thể thuê văn phòng dịch vụ theo giờ, theo ngày hoặc lâu hơn.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, DN sử dụng văn phòng ảo hoặc văn phòng dịch vụ vì nhiều lý do khác nhau. Và lý do đó sẽ chi phối cách họ sử dụng văn phòng như thế nào, do đó cần cân nhắc những đặc tính nào của văn phòng sẽ phù hợp nhất với DN của bạn.

1. Địa chỉ có uy tín

Tại Việt Nam, các văn phòng ảo phổ biến nhất của chúng tôi ở Mê Linh Point Tower, Saigon Tower (TP.HCM). Những địa chỉ này xuất hiện trên các giấy tờ của công ty sẽ tạo ấn tượng khá tốt, nhất là trong những cuộc gặp gỡ khách hàng hay nhà đầu tư, và chắc chắn là sẽ chuyên nghiệp hơn địa chỉ ở vùng ngoại ô.

2. Hình ảnh chuyên nghiệp hơn

Đối với những công ty đặt văn phòng tại nhà ở, khi khách hàng hoặc các nhà đầu tư tiềm năng gọi đến, chắc chắn bạn sẽ không tránh khỏi bối rối do cuộc nói chuyện của mình bị gián đoạn bởi tiếng ồn do bọn trẻ, con bạn gây ra. Với một văn phòng ảo hoặc văn phòng dịch vụ, những cuộc gọi đến cho bạn sẽ được nhân viên tiếp tân đã được huấn luyện kỹ lưỡng tiếp nhận.

3. Linh hoạt hơn

Bạn có thể yên tâm rời công ty đi khắp nơi để gặp gỡ khách hàng hay tiếp thị những ý tưởng của mình vì những cuộc gọi đến công ty vẫn được trả lời hết sức chuyên nghiệp.

Rất nhiều doanh nhân năng động mong muốn thoát khỏi cảm giác “bị xích vào bàn làm việc”, và dù có đổi chỗ làm việc mới, cảm giác này vẫn lặp lại, vì bạn không thể rời bàn do không muốn bỏ lỡ những cuộc gọi quan trọng, có tính chất sống còn. Với một văn phòng ảo, trong lúc bạn du ngoạn biển, những cuộc gọi đến luôn có người tiếp nhận và thông tin luôn được chuyển đến bạn kịp thời.

4. Không bị phân tâm

Không chỉ tốn kém chi phí, sử dụng một văn phòng thật cũng làm bạn mất thời gian vì phải quản lý nhân viên phục vụ, trang bị và bảo trì văn phòng, ký nhận những bức thư... và nhiều việc khác nữa. Ở văn phòng ảo hay văn phòng dịch vụ, những công việc lặt vặt này luôn có người làm cho bạn, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để có thể tập trung vào những công việc chính.

5. Mở rộng thị trường

Rất nhiều DN nhỏ và vừa dùng văn phòng ảo để làm văn phòng đại diện tại một thành phố khác, từ Singapore hay Kuala Lumpur tới TP.HCM hay Bangkok. Đó là giải pháp tuyệt vời để đặt văn phòng đại diện trước khi bạn sẵn sàng thiết lập chi nhánh tại một nơi nào đó. Khi bạn muốn có một văn phòng đại diện chuyên sâu hơn, bạn có thể sử dụng văn phòng dịch vụ thuê theo ngày hoặc dài hạn.

6. Dùng tạm hoặc lâu dài

Họ có thể nâng cấp văn phòng ảo thành văn phòng trạm (một khu làm việc riêng, độc lập trong một không gian mở), hay một văn phòng dịch vụ. Nếu bạn thuê văn phòng ảo tại nơi cung cấp cả dịch vụ văn phòng trạm lẫn văn phòng dịch vụ, bạn có thể nâng cấp dần văn phòng của mình mà không phải đổi địa chỉ hay tìm chỗ mới.