Linh hoạt hóa quản trị

Nhờ triển khai giải pháp Microsoft, Công ty Cổ phần Chứng khoán Sài Gòn (SSI) đã hoàn thiện công tác quản lý và gia tăng hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Khó khăn từ quá khứ

SSI hiện tại đã có một cổng thông tin nội bộ mạnh mẽ hỗ trợ công việc cũng như truyền thông cho toàn bộ nhân viên trên phạm vi toàn quốc.

Công ty Cổ phần Chứng khoán Sài Gòn (SSI), hiện có 383 nhân viên, làm việc tại 8 chi nhánh/phòng giao dịch trên toàn quốc. Theo nhận định từ ban lãnh đạo SSI, những khó khăn của thị trường năm 2011, 2012 đã đặt ra thách thức lớn cho hệ thống công nghệ thông tin, đòi hỏi hệ thống phải làm việc hiệu quả hơn, thông tin phải được chia sẻ xuyên suốt và đồng nhất hơn, vận hành phải liên tục, an toàn, hiệu quả, quản lý được rủi ro.

Đồng thời hệ thống phải có tính mở để tiếp tục phát triển đưa những sản phẩm và dịch vụ mới đến nội tại doanh nghiệp cũng như khách hàng, trong khi nguồn lực cũng như đầu tư bị giới hạn.

Trước đây, SSI sử dụng mã nguồn mở cho hệ thống email, với domain nằm rải rác tại 11 điểm với vị trí địa lý khác nhau trên toàn quốc. Các thông tin nội bộ được chia sẻ một phần qua hệ thống eGroupware, tuy nhiên các quy trình đều theo nguyên tắc cổ điển là bản in giấy.

Một hệ thống như vậy trung tâm hoàn toàn không kiểm soát, giám sát được. Chính sách Công nghệ thông tin (CNTT) được áp dụng một cách rời rạc, thiếu đồng bộ. Bộ máy vận hành của công ty thiếu hiệu quả và lãng phí nguồn lực.

Từ thực tế đó, ban lãnh đạo SSI nhất trí rằng, để gia tăng hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời phát triển văn hóa công ty và cải thiện các mối quan hệ khách hàng tại SSI, thông tin phải được quản trị và giám sát tập trung theo mô hình vận hành trung tâm.

SSI cần phương thức vận hành đưa thông tin cho toàn thể ban điều hành, khách hàng và nhân viên kịp thời, đúng vai trò công việc của họ kèm xử lý kết hợp làm việc theo nhóm với sự linh hoạt…

Với một hạ tầng cả phần cứng và phần mềm rất đa dạng bao gồm nhiều công nghệ khác nhau, bài toán đặt ra cho đội ngũ CNTT SSI là tận dụng các nền tảng sẵn có, từng bước chuẩn hóa và giải quyết các khâu tích hợp hệ thống xuyên suốt. Mục tiêu hướng đến CNTT của SSI là đạt được chuẩn mực của các định chế tài chính hàng đầu thế giới.

Bắt tay với “ông lớn”

“Công nghệ và sản phẩm của Microsoft thực tế đã chứng minh được tính ưu việt trong khâu tích hợp và chia sẻ thông tin giữa các hệ thống với nhau như Microsoft Office, Exchange, Sharepoint, Lync… và chắc chắn sẽ đóng vai trò quan trọng trong hoạch định hệ thống của chúng tôi”, Ông Bùi Việt Dũng, Giám đốc CNTT SSI chia sẻ.

Theo ông Dũng, khả năng hợp nhất được các nền tảng sẵn có, kèm các ưu thế về tích hợp, triển khai của Microsoft cả về kỹ thuật và tư vấn đã thuyết phục được ban lãnh đạo SSI quyết định triển khai đồng loạt các giải pháp trên nền tảng công nghệ Microsoft.

Cụ thể là hợp nhất toàn bộ domain trên phạm vi toàn quốc, sử dụng hệ thống Exchange 2010 và triển khai cổng thông tin nội bộ cũng như số hóa các quy trình vận hành doanh nghiệp trên nền Microsoft Sharepoint 2010.

Song song đó, SSI cũng đồng thời nâng cấp Microsoft Office 2007 lên Microsoft Office 2010.

Toàn bộ quá trình hợp nhất domain và triển khai Microsoft Exchange được rút gọn chỉ còn 3 tháng. Triển khai Microsoft Sharepoint, cổng thông tin điện tử và xây dựng, chuẩn hóa, hoàn thiện các quy trình làm việc (workflows) được hoàn tất trong vòng 6 tháng.

Tham gia hoạch định cùng SSI từ những khâu đầu tiên của dự án, Microsoft đã đưa ra nhiều các tư vấn thiết thực và hữu hiệu giúp thúc đẩy nhanh quá trình triển khai.

Từ khi bắt tay với “ông lớn” Microsoft, tài sản thông tin của SSI được quản lý, giám sát và chia sẻ tốt hơn. Tài liệu được lưu trữ tập trung với việc quản lý phiên bản giúp các văn bản và quy trình được cập nhật và đồng bộ.

“Nhờ đó, chúng tôi tiết kiệm được thời gian của nhân viên tối thiểu 30 phút mỗi ngày cho công việc tìm kiếm và xử lý báo cáo. Các quy trình tự động giúp tài liệu được gửi đến đúng người, và phải xử lý trong khung thời gian yêu cầu, giải quyết được bài toán rủi ro quá hạn với các loại báo cáo tuân thủ”- ông Dũng cho biết.

Bộ máy vận hành SSI nhỏ gọn và hiệu quả hơn, nhờ đó trực tiếp làm giảm chi phí vận hành khoảng 10% về tài nguyên lao động.

Nền tảng CNTT linh hoạt giúp SSI có thể tái cơ cấu mềm dẻo khi cần thiết mà không chịu nhiều rào cản của việc chia sẻ thông tin cũng như vị trí địa lý.

Không dừng lại ở đó, hệ thống thông tin báo cáo tập trung và thống nhất giúp SSI đẩy nhanh được xử lý thông tin phục vụ khách hàng và xử lý thông tin hỗ trợ để ra quyết định kinh doanh kịp thời, làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

“Tất cả những lợi thế này đáp ứng được yêu cầu gia tăng lợi thế cạnh tranh của SSI và đạt chuẩn của một định chế tài chính tầm cỡ quốc tế”- đại diện ban lạnh đạo SSI thừa nhận.