Làm việc từ xa hiệu quả hơn ở công sở?

Với sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp (DN) và cả người lao động (NLĐ) đang hướng đến cách thức làm việc thoáng hơn, cởi mở hơn nhưng hiệu quả hơn ở bên ngoài văn phòng. 

Đọc E-paper

Làm việc bên ngoài văn phòng là xu hướng của những NLĐ trẻ, đặc biệt trong các lĩnh vực cần sự sáng tạo. Một nghiên cứu về cách thức làm việc mới được thực hiện năm 2015 của Microsoft tại 13 nước khu vực châu Á - Thái Bình Dương, trong đó có 400 người Việt Nam, cho thấy, DN và cả NLĐ đang hướng đến một cách thức làm việc mới - mở rộng không gian làm việc ra ngoài văn phòng với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ.

Theo kết quả nghiên cứu này, chỉ có 20% NLĐ sử dụng hoàn toàn thời gian 8 tiếng một ngày để làm việc tại văn phòng. Có đến 35% số người được hỏi thừa nhận công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn nếu làm việc bên ngoài văn phòng. Có nhiều lý do để DN và NLĐ hướng đến phương thức làm việc mới này. Trong đó, làm việc từ xa (không phải đến văn phòng) sẽ giúp NLĐ tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Và thông qua công nghệ, việc chia sẻ thông tin, tài liệu sẽ được thực hiện mọi lúc, mọi nơi trong những không gian không giới hạn. Với những công việc đòi hỏi phân tích sâu thì việc ngồi ở những nơi phù hợp sẽ giúp NLĐ tập trung và mang đến hiệu quả cao hơn.

Nghiên cứu của Microsoft cho thấy, có 5 dịch vụ hỗ trợ hiệu suất làm việc của những người theo xu hướng này là: thư điện tử (email), công cụ phối hợp văn bản, chia sẻ tập tin, trò chuyện trực tuyến và mạng xã hội. Trong đó có đến hơn 80% NLĐ Việt Nam đang sử dụng từ 4 dịch vụ trở lên. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là hầu hết NLĐ chủ yếu xử lý công việc bằng các thiết bị cá nhân, nhiều nhất là điện thoại di động.

>>Bí quyết đào tạo nhân viên qua thiết bị di động

Ông Vũ Minh Trí - TGĐ Công ty Microsoft Việt Nam cho rằng, sở dĩ có xu hướng này vì hiện nay đã có những thiết bị như smartphone tích hợp tất cả các tính năng như một chiếc laptop. Vì vậy, thay vì mang vác đủ thứ thiết bị phục vụ cho công việc, NLĐ hay chủ DN chỉ cần một chiếc smartphone tích hợp nhiều tính năng của các thiết bị văn phòng.

Kết quả thăm dò của Công ty PwC năm 2014 với 44.000 lao động sinh từ năm 1980 đến năm 1995 (thế hệ Y) cho thấy, các doanh nhân thế hệ Y có nhiều nguồn cảm hứng khi làm việc ngoài văn phòng. Điều này cũng đúng đối với phụ nữ, đặc biệt là phụ nữ có con nhỏ.

Trên Tạp chí Financial Times, bà Ruby McGregor-Smith - Giám đốc điều hành của Công ty Mitie cho rằng, môi trường làm việc linh hoạt có thể khuyến khích phụ nữ gia nhập lực lượng lao động và có thể đóng góp thêm 10% thu nhập bình quân đầu người tại Anh, tính đến năm 2030.

Bởi trên thực tế, phụ nữ thường có khuynh hướng khó quay lại nơi làm việc sau khi sinh con vì bận bịu với thiên chức làm mẹ. Vì thế, muốn khuyến khích phụ nữ làm việc, cần tập trung vào kết quả cuối cùng mà họ có thể cống hiến thay vì để ý công việc đó sẽ làm được ở đâu và khi nào.

>>8 ưu thế của phụ nữ trong công việc

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, với sự phát triển của công nghệ, dường như không có sự khác nhau rõ rệt giữa làm việc tại nhà hay ngồi trong văn phòng. Bởi những cuộc hội thoại qua video, chia sẻ tập tin qua mạng, qua email khiến công việc luôn diễn ra suôn sẻ ngay cả khi NLĐ không ngồi tại văn phòng làm việc.

Với các công nghệ mới, việc giao tiếp từ xa đã trở nên hoàn thiện hơn, sáng tạo hơn và đạt được sự tương tác mạnh mẽ hơn. Trên thực tế, hiện nay, nhiều công ty tại Việt Nam, đặc biệt là các công ty trong lĩnh vực quảng cáo, các công ty cần sự sáng tạo, dường như không áp dụng chính sách "làm việc ngày 8 tiếng" đối với nhân viên.

NLĐ ở những công ty này có thể đến muộn, về sớm hoặc thậm chí "có mặt để cho biết mình vẫn khỏe", miễn sao có những tác phẩm sáng tạo nộp cho cấp trên.

Tương tự, trong lĩnh vực báo chí, nhiều đơn vị không yêu cầu phóng viên phải đến văn phòng hằng ngày. Họ có thể làm việc ở nhà, quán cà phê hay bất cứ nơi nào, miễn sao vẫn giữ liên lạc với tòa soạn thông qua smartphone, email, chat..., và có tác phẩm báo chí chuyển về cơ quan đúng hẹn. Đã có rất nhiều nhà báo chọn các quán cà phê làm "đại bản doanh" sau khi thực hiện các khâu như phỏng vấn, thu thập tư liệu thực tế.

Một yếu tố nữa, theo các chuyên gia, là làm việc ở bên ngoài văn phòng sẽ mang lại năng suất cao hơn. Trước đây, nhiều người cho rằng, khi không có sự theo dõi sát sao của cấp trên, hiệu quả làm việc của NLĐ sẽ thấp. Thế nhưng, theo nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận WorldatWork, các công ty cho phép nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt sẽ giảm thiểu nguy cơ đổi người liên tục và gia tăng mức hài lòng cũng như sự gắn kết của nhân viên với công ty.

Vấn đề là làm sao để huấn luyện cho cấp quản lý cũng như nhân viên cách làm việc ngoài văn phòng phù hợp để có thể thúc đẩy mạnh năng suất làm việc bên ngoài văn phòng cao hơn tại công sở.

>>Làm gì khi nhân viên "xa lánh" công sở?