Kế hoạch làm việc và kiểm soát thiếu chuyên nghiệp

Nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch thực hiện. Khi triển khai, luôn xảy ra hiện tượng: “Hoàn thành lô hàng chậm trễ, thời gian hoàn thành dài hơn thời gian dự kiến trong kế hoạch rất nhiều.

Công việc giao hàng luôn trong tình trạng “khẩn và quan trọng”, làm việc theo kiểu “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”. Phát sinh nhiều chi phí không tạo nên giá trị gia tăng, và chất lượng sản phẩm đôi khi không đạt yêu cầu của khách hàng do không đủ thời gian thực hiện và kiểm soát”.

Tình trạng trên xuất phát từ việc lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch chưa chuyên nghiệp, chưa đồng bộ. Nguồn lực (đặc biệt là nhân lực) của doanh nghiệp thiếu về số lượng lẫn chất lượng, nhân viên ỷ lại và thụ động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chưa đặt yêu cầu chất lượng cao cho từng công việc.

Để giải quyết thực trạng này, trước nhất, doanh nghiệp cần phải triển khai việc lập kế hoạch một cách chuyên nghiệp, đồng bộ. Bắt đầu bằng việc đào tạo cán bộ, nhân viên lập kế hoạch chuyên nghiệp.

Không nên chỉ giao việc lập kế hoạch cho phòng kế hoạch, mà nên mời các bộ phận, những người liên quan tham gia. Đối với những đơn đặt hàng lớn, doanh nghiệp nên xem mỗi đơn đặt hàng là một dự án và lập kế hoạch theo dự án. Trong kế hoạch cần có những nội dung sau:

- Mục tiêu cần đạt được; các công việc cần phải làm (tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng, quan hệ nhân quả, thứ tự ưu tiên); tại sao phải làm - lợi ích của mỗi công việc; bộ phận (người nào) thực hiện, bộ phận nào hỗ trợ (trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng); phương pháp thực hiện (cách tiếp cận vấn đề, qui trình thực hiện, phương pháp dự phòng, ràng buộc của phương pháp).

- Thời gian thực hiện (bắt đầu, kết thúc, chậm trễ cho phép, những thiệt hại và ảnh hưởng do chậm trễ gây ra); nơi thực hiện công việc; phương tiện cần sử dụng để hoàn thành công việc; ngân sách cho việc thực hiện. Doanh nghiệp cần cụ thể hóa kế hoạch theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.

Đi đôi với việc lập kế hoạch, doanh nghiệp phải xây dựng việc kiểm soát hiệu quả (quy trình kiểm soát, hệ thống kiểm soát, cơ cấu trách nhiệm). Doanh nghiệp cần khuyến khích việc kiểm soát việc tự kiểm soát.

Tăng cường phương pháp kiểm soát trực tiếp để xác định trách nhiệm mỗi người rõ ràng, để mỗi người tiến hành chấn chỉnh một cách tự nguyện, để giảm nhẹ gánh nặng gây ra bởi kiểm soát gián tiếp, và để tạo sự tin tưởng của cấp dưới đối với cấp trên. Bên cạnh đó, cần nâng cao năng lực của nhà quản lý cấp trung để chất lượng công việc của họ mỗi ngày tốt hơn. Như vậy, việc kiểm soát sẽ được giảm bớt mỗi ngày.