Khai thác sử dụng công nghệ thông tin

Hỏi: Làm sao để những hoá đơn của chúng tôi không bị gửi vào thư mục mail quảng cáo (Bulk) trong hộp mail của khách hàng? Chúng tôi gửi hoá đơn cho khách hàng mỗi tháng một lần. Hoá đơn thường bị gửi vào thư mục mail quảng cáo của họ. Chúng tôi có thể thay đổi gì hoặc cài lại hộp mail để không bị vậy nữa không?

Lena West trả lời

Thư mục mail quảng cáo (Bulk) và “số lượng xác thực sai lầm” để spam là rất quan trọng đối với sự tồn tại của một công ty thực. Làm như vậy để email khó có thể bị gửi đến cho người khác.

Cách tốt nhất để làm việc này là yêu cầu các khách hàng của bạn “lựa chọn” địa chỉ email sẽ gửi hoá đơn tới. Họ có thể làm việc này với sự giúp đỡ của phòng công nghệ thông tin, hoặc, đối với những công ty nhỏ hơn, công ty tạo trang web sẽ có thể giúp họ tạo ra những quy tắc trong phần mềm email của họ để chấm dứt vấn đề này.

Có thể bạn cũng muốn nghiên cứu kỹ một hệ thống gửi hoá đơn trực tuyến, tại đó hoá đơn thật sẽ không được gửi đi mà có một đường liên kết đến một hoá đơn trực tuyến.

Hy vọng những điều nói trên sẽ giúp được bạn.

Hỏi: Đâu là địa điểm thích hợp để mở chi nhánh văn phòng công nghệ thông tin?

Ramon Ray trả lời:

Nếu ý bạn là bạn muốn mở một văn phòng bán những dịch vụ công nghệ thông tin và khu vực nào là thích hợp hoặc tăng trưởng tốt, tôi sẽ không thể đưa ra câu trả lời hoàn hảo.

Các cửa hàng nhỏ đang tăng trưởng trong cả nước và bạn có thể kiểm tra tại Entrepreneur.com để tìm ra những nơi mà các cửa hàng nhỏ đang tăng trưởng tốt nhất. Tất cả các cửa hàng này đều có nhu cầu về công nghệ thông tin.

Best Buy’s Geek Squad, giải pháp CMIT và những công ty khác là nơi có thể cung cấp cho bạn biết khu vực nào đang là khu vực “nóng” nhất - họ trả tiền để biết việc này. Giống như nhiều đối thủ của McDonald làm, chỉ cần làm theo nhịp.

Chìa khoá dẫn đến thành công, ngoài “địa điểm, vị trí, địa điểm” là cung cấp các dịch vụ đặc biệt, đạt đến mục đích là các khách hàng của bạn sẽ giới thiệu bạn với những người khác. Hãy làm việc với phòng thương mại và những người có ảnh hưởng đến các cửa hàng nhỏ khác ở địa phương và có được sự chú ý của truyền thông đại chúng địa phương.

Tôi hy vọng điều này có thể hữu ích,

Hỏi: Bạn sẽ giới thiệu cho công ty của tôi phần mềm dự báo cơ bản nào? Ngày nay, dự báo được làm trong Excel nhưng tôi không thể nhập dữ liệu vào theo mùa, có tác động đến các sản phẩm mới, v.v. Tôi muốn khi nhập các biến số đó có thể tác động đến dự báo của tôi với độ chính xác hơn so với Excel. Bạn sẽ giới thiệu cho tôi phần mềm nào?

Ramon Ray trả lời:

Có nhiều lựa chọn cho bạn và nó thật sự phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách riêng của bạn. Phần mềm kế toán cơ bản như Quickbooks, Peachtree và Microsoft có lượng hàng hoá bán được cơ bản và / hoặc các công cụ dự báo.

Đương nhiên, Salesforce.com và Saleslogix - hai dụng cụ bán hàng nổi tiếng - được xây dựng và chế tạo riêng dành cho công việc bán hàng.

Tất cả các dụng cụ này chỉ làm việc cũng như giữ những dữ liệu được nhập vào.

Phần mềm HÀNH ĐỘNG! và Goldmine là những nhà dẫn đầu trong phần mềm quản lý liên lạc với các bộ phận cấu thành công việc kinh doanh.

Công nghệ rất quan trọng đối với một công ty - nó giúp bạn làm nhiều việc hơn với ít hoặc tiết kiệm thời gian hơn, có hiệu quả hơn và đạt được nhiều tin tức hơn trong việc thống kê và tiến hành công việc kinh doanh chính.

Hỏi: Công nghệ thông tin giúp tiếp thị các công ty sản xuất và dịch vụ như thế nào? Đâu là mặt trái của nó trong việc kinh doanh hiện đại ngày nay? Công nghệ thông tin giúp ích thế nào trong việc tiếp thị cho các công ty sản xuất và dịch vụ? Mặt trái của nó là gì và làm sao một cơ sở kinh doanh tìm được một giải pháp lâu dài cho những vấn đề này? Công nghệ thông tin đã giúp một người chủ kinh doanh gia đình nhỏ mở thêm một cửa hàng khác. Câu hỏi của tôi xoay quanh vấn đề làm thế nào mà công nghệ thông tin có thể giúp ông ta và ông ta đã được bảo vệ khỏi thất bại, phấn đấu vươn lên và mở rộng như thế nào.

Ramon Ray trả lời:

Chà! Đây là những câu hỏi rất sâu sắc và ấn tượng.

Nhìn chung, công nghệ rất quan trọng đối với một công ty - nó giúp bạn làm nhiều việc hơn với ít hoặc tiết kiệm thời gian hơn, có hiệu quả hơn và đạt được nhiều tin tức hơn trong việc thống kê và tiến hành công việc kinh doanh chính. Đối với các nhà sản xuất nói riêng, bạn cần phải xoay sở và có được số liệu về tồn kho, vận chuyển, đơn hàng, hậu cần, hàng hoá gửi trả lại và một số thông tin khác liên quan đến “sản phẩm”.

Công nghệ có thể giúp bạn xử lý việc này tốt hơn khi bạn không sử dụng một hệ thống công nghệ thích hợp. Nếu bạn có những phương pháp kinh doanh hạt nhân, chỉ thêm công nghệ vào là không đủ. Trên thực tế, nó có thể cản trở nhiều thứ. Hãy giữ chúng lại trong đầu bạn. Nếu bạn cần phải kiếm từng xu từ các phương pháp kinh doanh khác, một hệ thống công nghệ tốt có thể giúp bạn giám sát những giá cả đó và biết đầu tư ở đâu và giảm đầu tư ở đâu.

Hãy làm theo tấm gương của Wal-Mart và Dell. Những doanh nghiệp bán lẻ này đã phát triển lớn mạnh bằng cách cắt giảm càng nhiều lãng phí mà họ có thể từ quá trình sản xuất và thực hiện. Các sản phẩm của Enterprise Resource Planning (ERP) từ SAP, Everest, Oracle, IBM và những nơi khác có thể giúp bạn.

Hỏi: Có hệ thống điện thoại kinh doanh nào chuyên nghiệp nhưng giá cả phải chăng hơn không? Tôi đang tìm kiếm những hệ thống điện thoại chuyên nghiệp với quy mô nhỏ (chỉ một số), nhưng tôi chỉ tìm thấy những hệ thống rất đắt tiền. Có giải pháp nào vẫn giúp tôi mở rộng việc liên lạc chuyên nghiệp nhưng giá cả phải chăng không?

Ramon Ray trả lời:

Ở đây có hai ý kiến để bạn xem xét:

1. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể xem xét một giải pháp như gotvmail hoặc virtualpbx. Họ cung cấp cho bạn một số điện thoại chính có thể được lập trình và mở rộng chuyển đến điện thoại di động hoặc số điện thoại khác.

2. Một ý kiến khác là bạn lắp đặt hệ thống điện thoại của bạn vào một công ty như M5 của Fonality trong đó cung cấp cho bạn dịch vụ điện thoại với tốc độ truyên Internet cao. Họ cung cấp cho các số điện thoại và tất cả mọi thứ bạn cần, và quản lý hoàn toàn hệ thống của bạn.
Bạn cũng có thể mua PBX và tự quản lý nó, nhưng tôi không khuyến khích điều này. Ngoài ra còn có thể xem xét giải pháp từ Talkswitch and Bizfon, những tổng đài nhỏ và làm việc với hệ thống điện thoại hiện có.

Hỏi: Microsoft Access có phù hợp để lưu trữ và lấy các thông tin về giá cả trong danh sách bằng văn bản trong Excel? Danh sách giá cả đã được phân loại. Việc kinh doanh là phần cứng buôn bán. Nếu bạn có bất cứ lời đề nghị liên quan đến phần mềm mà bao gồm cả quản lý hàng tồn kho và các điểm mua bán các ứng dụng điểm xin vui lòng chỉ dẫn.

Ramon Ray trả lời:

Microsoft Access là một công cụ tốt để lưu trữ thông tin. Các cơ sở dữ liệu bạn có thể xem xét ở các tệp phần mềm Maker Pro và Alpha. Nếu bạn muốn dữ liệu của mình được kết nối trực tuyến bạn có thể sử dụng QuickBase, eunify.db, Trackvia, Caspio hoặc Expresso (đặt các bảng tính trực tuyến).

Phần mềm kế toán của bạn (Quickbooks, Peachtree) này cũng có phần mềm hàng tồn kho rất tiện cho việc sử dụng của bạn.

Hỏi: Thế nào là giá trị của việc sử dụng người cung cấp dịch vụ thư điện tử trên máy chủ và loại khách hàng nào mà bạn gửi gắm?
Thế nào là giá trị của việc sử dụng người cung cấp dịch vụ thư điện tử trên máy chủ và loại khách hàng nào mà bạn gửi gắm?

Ramon Ray trả lời:

Việc sử dụng dịch vụ thư điện tử máy chủ có nghĩa là gánh nặng về việc duy trì và bảo vệ dịch vụ thư điện tử không thuộc về bạn mà thuộc về nhà cung cấp. Bạn có thể tập trung vào việc kinh doanh trong khi các chuyên gia thư điện tử máy chủ tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.
Nhà cung cấp dịch vụ có thể kể đến là Microsoft OfficeLive (their premium offering), Google Apps, BlueTie, MI8 webmail.us và nhiều nhà cung cấp khác nữa.