Bài học lớn cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quan niệm chỉ các doanh nghiệp (DN) lớn mới cần tới sự hỗ trợ của công nghệ thông tin (CNTT) vào quản trị DN là sai lầm. Thực tế đã chứng minh, chính nhờ sự hỗ trợ đắc lực của CNTT mà rất nhiều DN vừa và nhỏ ngày càng lớn mạnh về quy mô và uy tín trên thương trường.

Trở về sau một tuần đi công tác nước ngoài, ông Trần Anh Dũng - giám đốc chuỗi nhà hàng nổi tiếng tại TP.HCM đã khá vất vả mới có thể có được những thông tin về tình hình hoạt động cũng như thu chi của công ty vì cô kế toán trưởng xin nghỉ ốm đột xuất. Chuỗi nhà hàng của ông nằm rải rác trên các tuyến đường của thành phố, do đó, để có thể quản lý và kiểm soát được tình hình kinh doanh cũng như tài chính của toàn bộ hệ thống, ông phải chờ cửa hàng trưởng và bộ phận kế toán báo cáo.

Thậm chí, muốn kiểm tra đột xuất một mặt hàng nào đó, như rượu được bán ra trong tuần, tháng hoặc quý của một cửa hàng cụ thể, ông phải chờ kế toán tổng kết; hoặc muốn so sánh sức tiêu thụ của mặt hàng này với thức uống khác, thì những con số cụ thể đã không ít lần làm ông bối rối khi muốn đưa ra quyết định kịp thời.

Còn ông Nguyễn Văn Hòa, chủ một DN chuyên sản xuất và kinh doanh hải sản, đã phải đối mặt với rủi ro chung của các DN trong ngành là bị kiện bán phá giá tại các thị trường châu Âu và Mỹ, do hệ thống hạch toán chưa phù hợp và tình hình kinh doanh không được cập nhật kịp thời. Với số nhân viên phụ trách địa bàn mấy chục người, nên mỗi khi cần tìm hiểu thông tin về một địa bàn nào đó, ông Hòa phải chờ bản báo cáo từ nhân viên khu vực đó. Ông rất khó kiểm soát được tình hình thực tế cũng như mức độ tiêu thụ hàng hóa cụ thể của từng địa bàn.

Cùng với sự phân tích của các nhà quản trị, những vị giám đốc này đã nhận ra nhiều yếu tố dẫn tới tình trạng trên. Nguyên nhân chung là hệ thống thông tin bất cập, tuy đã ứng dụng CNTT nhưng dữ liệu của nhân viên và lãnh đạo thiếu kết nối, theo kiểu trên chờ dưới, dưới chờ trên chứ chưa theo phương cách quản lý tự động nhiều chiều.

Nhờ hệ thống giải pháp quản trị DN Lạc Việt isme dựa trên nền phần mềm quản lý tài chính AccNet9, lãnh đạo DN có thể chủ động trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn do nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính kế toán của DN mình ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, chỉ cần ở đó có internet. Từ khi sử dụng hệ thống quản trị DN isme, ông Trần Anh Dũng không còn phụ thuộc vào bất cứ nhân viên dưới quyền nào, từ kế toán trưởng cho tới các quản lý nhà hàng, cũng không còn rối bời với hàng mớ con số nữa, mà thay vào đó là những bảng biểu được thể hiện rất chi tiết, dễ hiểu và có thể so sánh với bất cứ chỉ tiêu nào mà ông muốn.

Với hệ thống isme, ông Hòa không chỉ chủ động trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh của từng vùng, mà còn biết rất rõ và chi tiết hiện khu vực này đang tiêu thụ mặt hàng nào tốt, mặt hàng nào không tốt để có những điều chỉnh kịp thời. Ông cũng biết được năng lực của nhân viên dưới quyền nhờ vào doanh số được báo cáo hằng tuần, hằng tháng, hằng quý để đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp.

Cổng thông tin BIO Portal trong isme còn giúp nhân viên chia sẻ công văn, tài liệu sản xuất - kinh doanh, kỹ thuật hoặc đăng tải thông báo về những hoạt động trong công ty. Lãnh đạo và nhân viên còn có thể theo dõi, kiểm soát công việc được phân công cho đến quá trình kiểm tra thực hiện. Kết quả xử lý công việc có thể được thống kê để góp phần cải tiến sau này.

Hệ thống quản trị DN vừa và nhỏ isme của Công ty cổ phần Lạc Việt còn đảm bảo hạ tầng phần cứng, mạng, phần mềm hết sức vững chắc, an toàn, bảo mật, nhanh chóng, sao lưu dữ liệu tự động trên bộ nhớ tại chỗ cũng như di động. Đặc biệt, việc chuyển giao công nghệ được thực hiện rất nhanh chóng, thuận tiện, giúp DN có thể lấy lại vốn nhanh khi áp dụng hệ thống này. u Lạc Việt - isme giải pháp quản trị doanh nghiệp đã được giải thưởng Công nghệ thông tin TP.HCM năm 2008.